Automatisierung von Arbeitsprozessen für eine schnellere Einarbeitung von neuen Mitarbeitern

Automatisierung von Arbeitsprozessen für eine schnellere Einarbeitung von neuen Mitarbeitern

Nicht nur Großkonzerne, selbst kleine Unternehmen können sparen, wenn sie ihre Arbeitsprozesse automatisieren. Dies wird sich auf viele Bereiche positiv auswirken, auch auf die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern, denn sie ist bekannterweise mit großem Zeit- und Geldaufwand verbunden. Werden die Arbeitsprozesse automatisiert, können die neuen Mitarbeiter schneller eingearbeitet werden, weil die Prozesse für sie leichter nachvollziehbar sind. Dabei gilt der folgende Grundsatz:

Je einfacher die Abläufe sind, desto schneller wird Umsatz erzielt.

Je einfacher die Abläufe in dem Unternehmen gestaltet werden, desto länger können die Mitarbeiter konzentriert arbeiten, je länger sie konzentriert arbeiten, desto besser ist ihre Arbeitsperformance, und was damit einhergeht: Umso besser werden die Umsätze und umso größer wird die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Von Bedeutung ist auch, dass die Effektivität der Arbeit nicht nur wegen der richtigen Motivation gesteigert werden kann, sondern auch wegen geringerem Arbeitsaufwand für Mitarbeiter. Das ist gerade durch die Vorgabe von Abläufen erreichbar, also durch ihre Automatisierung.

Dokumentation von Abläufen

Als erster Schritt erfolgt bei der Automatisierung von Arbeitsprozessen die Dokumentation der Aufgaben eines jeden Arbeitsplatzes. Es sollte alles schriftlich dokumentiert werden, und am besten noch zusätzlich in einer Video-Reihe, in der jedes Video nur ein ausgewähltes Thema behandelt.

Wenn mehrere Mitarbeiter Fragen zu bestimmten Aufgaben haben, dann sollten die Antworten in die schriftliche und Video-Dokumentation aufgenommen werden. So wird die Dokumentation mit der Zeit fast alle möglichen in dem Unternehmen auftretenden Probleme behandeln, sodass ein neuer Mitarbeiter während der Arbeit andere Kollegen nicht stört, wenn er nach Lösungen suchen muss, die bereits wirksam eingesetzt wurden. Hat ein neuer Mitarbeiter Fragen, arbeiten mindestens zwei Mitarbeiter nicht, weil ein erfahrener Mitarbeiter die Fragen beantworten muss und in der Zeit selbst keinen Umsatz erzielt.

Die Dokumentation wird nur dann ihre Aufgabe erfüllen, wenn den neuen Mitarbeitern mitgeteilt wird, dass sie nur dann anderen Mitarbeitern Fragen stellen dürfen, wenn die Antworten nicht bereits in der Dokumentation stehen.

Die Dokumentation muss in regelmäßigen Zeitabständen aktualisiert werden. Am besten macht das ein neuer Mitarbeiter zusammen mit einem erfahrenen Mitarbeiter, damit Erfahrungen aus beiden Sichtweisen an potenzielle Nachfolger weitergegeben werden können. Dadurch können auch einzelne Mitarbeiter einfach ersetzt werden.

E-Mail-Vorlagen

Fragen, die von Kunden immer wieder gestellt werden, können mit E-Mail-Vorlagen beantwortet werden. Die Vorlagen müssen nur einmal erstellt werden und sollten immer wieder von allen Mitarbeitern genutzt werden. Dies spart unheimlich viel Zeit, zumal man dann nicht die ganze E-Mail zunächst schreiben und dann Korrektur lesen muss, auch im Mail-Verlauf sind die Vorlagen schnell zu erkennen, so dass diese Vorgehensweise viel Zeit auch bei Nachbearbeitung spart. Die E-Mail-Vorlagen können dabei nicht nur für externen (Kunden-)Kontakt, sondern auch für die interne Kommunikation genutzt werden.

Die Vorlagen kann man schnell erstellen, egal wie kurz oder unbedeutend sie erscheinen mögen: Je mehr Mitarbeiter sie nutzen, umso mehr Zeit sparen sie für andere Aufgaben.

Dienstleistungen

Im Dienstleistungsbereich sollte dem neuen Mitarbeiter einen neues Mindset beigebracht werden, welches er vielleicht von seinem früheren Arbeitgeber nicht kennt.

Nutzen die Mitarbeiter wiederholt bestimmte Elemente (Texte, Grafiken, Programmierungen), sind sie als Vorlagen zu speichern, damit sie nicht jedes Mal neu vorbereitet werden müssen.

Auch wenn nur geringe Anpassungen vorgenommen werden müssten, sind vor allem bei Texten separate Vorlagen angebracht, denn sie sparen am Ende sehr viel Zeit. Übrigens: Sie sparen nicht nur Zeit, sondern verringern auch die Fehlerquote.

Nutzt z. B. ein Mitarbeiter ein Tool bei seiner Arbeit, dann muss sich dieses auf dem Desktop befinden oder als Lesezeichen gespeichert sein (Je öfter es genutzt wird, desto höher die Positionen bei den Lesezeichen). Das mag zwar banal klingen, aber die Suche nach dem entsprechenden Tool kostet aufs Jahr gerechnet viel Zeit.

Bestimmte Fragen des Kunden wiederholen sich auch. Viele Kunden lesen ungern FAQs, allerdings gibt es auch hier eine passende Lösung. Die Frage muss der neue Mitarbeiter nicht immer wieder bei jedem Neukunden beantworten, sondern kann dem Kunden die bereits gespeicherte Antwort z. B. als Video freischalten und anschließend nur die offenen Fragen beantworten, die der Kunde noch hat.

Fazit

Die Automatisierung von Prozessen kann man nicht nur für den neunen Mitarbeiter, sondern auch für alle Mitarbeiter und Kunden optimal nutzen.

Die Automatisierung erfüllt auch eine wichtige Funktion: Sie gibt neuen Mitarbeitern viel Sicherheit und Orientierung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben.

Sie hilft auch, der Monotonie am Arbeitsplatz entgegenzuwirken: Durch die Automatisierung fühlen sich die Mitarbeiter nicht demotiviert, immer wieder die gleichen Fragen beantworten zu müssen.

Als Vorteil gilt auch, dass die Effektivität der Mitarbeiter den Gewinn beeinflusst. Die Automatisierung ist ein „Tool“, das den Mitarbeiter bei seiner Arbeitseffektivität unterstützt. Nicht nur das Unternehmen, sondern auch der Mitarbeiter profitiert von Automatisierungen. Dies hat wiederum zur Folge, dass effektivere Mitarbeiter besser bezahlt werden können und das Unternehmen auch bessere Mitarbeiter anziehen kann.

Zusätzlich bedeutet die Automatisierung nicht nur Geldersparnis, sondern sie senkt auch erheblich die Fehlerquote. Die Automatisierung bietet schließlich auch branchenfremden Mitarbeitern eine Möglichkeit, in der Branche Fuß zu fassen.

Es gilt aber zu bedenken: Die Automatisierung ist ein fortschreitender Prozess, der nie endet.

Noch keine Kommentare vorhanden.

Was denkst du?

PPC04 | Köln

Ticket sichern!

ON AIR

Wir empfehlen

FastBill



Bewertungen

Erfahrungen & Bewertungen zu André Nünninghoff
Paperless GmbH, Landgutweg 2, 28355 Bremen, Deutschland
| fon: +49 800 / 24 222 22 | email: team@paperless.gmbh