Unterwegs in die Zukunft, die schon heute ist. Showcase DHW StbG mbH

Unterwegs in die Zukunft, die schon heute ist. Showcase DHW StbG mbH

Viele Menschen wissen, wie es ist, mit einer Steuerberatungskanzlei zusammenzuarbeiten. Dokumente werden in Papierform oder schon in Teilen digital ausgetauscht. Wenn man eine Frage hat, so schreibt man eine eMail und hofft auf eine schnelle Antwort.

In einem Beratungsprojekt für die DHW Steuerberatungsgesellschaft mbH lernte unser Team, nun die Prozesse hinter den Kulissen kennen. Was also passiert nun mit einer eingehenden eMail, die eine Frage enthält? Kann der Mitarbeiter diese umgehend beantworten, ist es leicht. Doch oft erfordert die Bearbeitung der eMail interne Rückfragen und genau hier wird es spannend. Wie lässt man nun einem Kollegen im Nachbarzimmer eine Anfrage zukommen? Per eMail? Oder doch lieber einen Post-It-Klebezettel vorbeibringen? Bei der DHW gab es beide Methoden, je nach Frage, Mitarbeiter und den Umständen.


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Schreibtisch einer Steuerfachangestellten vor unserer Beratung.

Beide Methoden haben so ihre Nachteile. Klebezettel können verloren gehen und mit ihnen dann die Informationen. Der Kunde erhält dann nicht die gewünschte Antwort und wenn dies häufiger vorkommt, dann sucht er sich einen anderen Steuerberater.

Interne eMails gehen nicht so leicht verloren. Sie gehen aber unter in der Flut von eMails. Dieses interne Kommunikations-Pingpong, welches in unzähligen Unternehmen in Deutschland gespielt wird, hat so seine Nachteile: Zunächst einmal kostet es viel Zeit, die man dem Mandanten schwerlich in Rechnung stellen kann. Da die Mitarbeiter in dieser Zeit nicht produktiv tätig sind, entstehen durch den Umsatzausfall sogenannte “Opportunitätskosten”. Am Ende dieses Prozesses steht die Antwort auf die Frage des Kunden. Und damit auch die Frage, wer genau diese dem Kunden wann übermittelt.


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Die Aufbewahrung von analogen Papierakten gestaltet sich nicht immer einfach. Solche Ordner haben kein Suchfeld und nehmen viel Platz weg.

Alles ist denkbar: Niemand informiert den Kunden, weil ein jeder denkt, der Kollege würde es tun. Oder zwei Kollegen informieren den Kunden parallel und geben dann hoffentlich die gleiche Auskunft. Wenn Sie eine Frage an Ihren Steuerberater mailen, wann würden Sie eine Reaktion erwarten? Binnen einer Stunde? Binnen eines Tages? Binnen einer Woche? Die Erwartungen der Mandanten sind sehr unterschiedlich. Je schneller, umso besser, so viel scheint sicher. Wenn die vom Kunden tolerierte Zeit überschritten wird, so wird dieser irgendwann verärgert. Bis zur Beratung gab es bei der DHW eine grobe Vorgabe, wie schnell eMails beantwortet sein mussten.

Während der alte Prozess in den meisten Fällen noch recht brauchbar funktionierte, kam er bei Urlaubsvertretungen regelmäßig an seine Grenzen: Eine Urlaubsvertretung musste sich in die Post-It-Klebezettel der letzten 4 Wochen einarbeiten (sofern diese noch am Monitor klebten) und auch den eMail-Verkehr mit dem Kunden aus den vergangenen Wochen durcharbeiten. Das kostete regelmäßig zu viel Zeit.

Vereinfachung der Kommunikation

Im Rahmen der Beratung der DHW wurde nun ein Ticketsystem eingeführt, welches die Bearbeitung der Kundenanfragen wesentlich transparenter und schneller macht. Jedes Ticket wird nun eindeutig einem Mitarbeiter zugeordnet, der maximal 48 Stunden Zeit für die Bearbeitung hat. Die klare Struktur erhöht nicht nur die Zufriedenheit der Mandanten, sondern auch die der Mitarbeiter. 


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Ein Dashboard zeigt  nicht nur die aktuelle eMail-Flut, sondern auch wichtige Informationen für das gesamte Team. Hier kann von Führungskräften ggf. direkt nachjustiert werden, welche eMail vorrangig beantwortet werden sollte.


usta meldungDurch ein solches System wird eine hohe interne Transparenz geschaffen, was eine einfache Urlaubsvertretung ermöglicht, denn jeder Mitarbeiter hat alle Informationen an einem Ort im vollen Umfang zugänglich.

Digital verschlüsselte Post'its

Für das Aufgabenmanagement empfahl die Paperless GmbH die Nutzung einer verschlüsselten Aufgabenmanagement Software . Alle Aufgaben werden nun mit einer eindeutigen Frist einem Mitarbeiter zugeordnet. Vertretungslösungen im Falle von Urlaub oder Krankheit sind nun deutlich vereinfacht.


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Die Kanban-Struktur bietet eine direkt Übersicht zur aktuellen Auslastung des Teams. Zur Veranschaulichung und Datenschutz, haben wir hier ein Bild aus unserem Stackfield Account.


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Die Kommunikation findet direkt im Kontext zu der jeweilige Aufgabe statt, anstatt wie früher in den eMails und Post-It's zu suchen. Zur Veranschaulichung und Datenschutz, haben wir hier ein Bild aus unserem Stackfield Account.

Termine einfach und direkt Online buchen

Zudem wurde noch ein der vorhandene digitaler Kalender, an ein Buchungssystem angeschlossen. So können Interessierte Mandate direkt Online einen Termin mit Herrn Deák vereinbaren.


cbeartung termin dhwVon überall können sich Mandanten und Neumandate, direkt einen Termin aussuchen und diesen mit dem eigenen Kalender abgleichen. So sparen sich alle Parteien das übliche eMail-PingPong.



termin dhw 2Über das Buchungssystem ist es zudem möglich direkt Zahlungen entgegenzunehmen. Dieser automatisierte Prozess vereinfacht nicht nur die Terminfindung, sondern auch alles was davor passiert.

Die neuen Systeme sind implementiert, doch es sind die Mitarbeiter, die alles nun mit Leben füllen. Sicherlich ist es nicht immer leicht, sich von den Prozesse zu verabschieden, die man jahrelang bearbeitet hat. Doch die Motivation der Mitarbeiter ist groß. Denn die Nutzung dieser digitalen Systeme ist eine wichtige Voraussetzung für die Einführung von Homeoffice-Arbeitsplätzen. Und die wünscht sich so mancher Mitarbeiter seit langem.


dhw nacherSchreibtisch einer Steuerfachangestellten nach unserer Beratung.

Die rasante Entwicklung der Technik macht vor fast keiner Branche halt. Sie ist wie eine riesige Welle, die sich immer weiter aufbaut. Doch während viele Steuerberatungskanzleien in Deutschland Sorge haben, von dieser Welle verschlungen zu werden, hat die DHW Steuerberatungsgesellschaft mbH einfach das Surfbrett herausgeholt und nutzt die Welle nun für sich.

Warum die DHW anders ist

Christian Deák ist nicht nur mit Leidenschaft Steuerberater, sondern auch jemand der sich mit einem "Wir machen das immer so!" nicht zufrieden gibt. Für seine Mandanten rennt er regelmässig die Türen der DATEV und anderer Institutionen ein, um die Prozesse bestmöglich zu vereinfachen und vom "alten Standard" dem Papier soweit wie nur irgend möglich wegzukommen.

Die Zukunft ist igital und nicht nur so ein "Ding", was vorbei geht. Deswegen hat Herr Deák durch wahnsinnig viel Engagement und Pionierarbeit seine Steuerkanzlei schon angefangen auf die Zukunft vorzubereiten. Das Paperless - Team hat ihm nur beratend zur Seite gestanden und bedankt sich auf diesem Wege für die spannende und mehr als erfolgreiche Zusammenarbeit.


christian deakChristian Deák ist der Harvey Specter der Steuerberater.

Niemand weiß, was die Zukunft bringt, aber die DHW Steuerberatungsgesellschaft ist vorbereitet

Durch viel Kaffe, gemeinsame Pionierarbeit, sowie ein starkes Team konnten die papierbasierten Prozesse der DHW ins Digitale übertragen werden. Damit bietet die DHW zusätzlich einen starken Anreitz für Arbeitnehmer, die auch im HomeOffice vollumfänglich arbeiten können.


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Sie möchten mehr über die DHW erfahren? Klicken Sie einfach oben auf das Bild.

Warum ich meinen Babyurlaub, durch die Digitalisierung genießen konnte...

Hier spricht Christian Deák über seinen Weg zur digitalen Steuerkanzlei und warum er nach unserem Beratungsprojekt seinen Babyurlaub genießen konnte.

Wir wünschen viel Spaß dabei!

Sie möchten Ihr Unternehmen auch, auf die Zukunft vorbereiten? 

Quellen:

Bild von Free-Photos auf Pixabay

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