Digitale Buchhaltung

Die monatliche Schlepperei von Aktenordnern zum Steuerberater ist vorbei! Die stille digitale Revolution hat schon längst begonnen, denn immer mehr Belege werden digital ausgetauscht.

Buchhaltung - ein notwendiges Übel?

Buchhaltung und Papier, das war früher noch untrennbar miteinander verbunden. Briefumschläge öffnen, Tacker-Klammern entfernen, Lochen und Abheften, Kontoauszüge ordnen, Belege sortieren, Rechnungen erstellen, Drucken, Kuvertieren, Freistempeln und per Post versenden. Wenn der Ordner nach der Durchsicht vollständig war, dann ging dieses Schwergewicht an den Steuerberater. Durch die modernisierten Prozesse gab es gerade in diesem Bereich eine digitale Revolution: Mehr Platz in den Büros, weniger Aktenregale, weniger Archive, mehr Freiheit und Flexibilität. Keine große Suchaktion eines falsch abgehefteten Belegs. Immer mehr Unternehmen haben ihre Prozesse digitalisiert und arbeiten papierlos. Eingangspost wird gescannt und auch Ausgangspost, sofern die Papierform noch notwendig ist, liegt digital vor. Sogar der Alltag in den Finanzbehörden hat sich verändert und wird von Jahr zu Jahr papierloser. Um wettbewerbsfähig zu sein, gestalten immer mehr Unternehmen ihre internen Prozesse papierlos. Dafür gibt es einen guten Grund: Laut der IHK Koblenz lassen sich mit digitaler Buchhaltung bis zu 11,60€ pro Rechnung einsparen!

Vor- und Nachteile einer digitalen Buchhaltung

Pro digitale Buchhaltung

In einem Satz: Durch Übersicht, Sicherheit, Zeitersparnis und Kostenreduktion arbeiten Sie effizienter.

  • Alle Belege und Dokumente sind direkt und überall verfügbar durch Speicherung in der Cloud/DMS
  • Ihre Buchhaltungssoftware lässt sich direkt mit dem Online-Banking abgleichen
  • Dadurch: automatischer Abgleich von Geldeingängen mit der Buchhaltung (je nach Programm)
  • Schneller finden und Zeit sparen durch Volltextsuche im Belegarchiv
  • Sie sparen Zeit und Platz und Administration für Zusatzkosten für Papier, Ordner, Drucker und Lagerflächen sowie Personal dafür.
  • Kein Ordnertransport von A nach B
  • Datenweitergabe ohne Porto oder Transportkosten
  • Das Sortieren von Papierbelegen hat ein Ende!
  • Die Prozesse mit Kunden, Lieferanten und Partnern sind schnell, transparent, übersichtlich und effizient.
  • Schneller Zugriff auf die Daten bei Anfragen der Kunden und Lieferanten.
  • Sichere Archivierung zur Umsetzung der Aufbewahrungspflicht
  • Die Daten sind sicher vor Feuer und Diebstahl.
  • Der Datenzugriff ist überall und jederzeit möglich
  • Steuerberaterwahl auch außerhalb der Region möglich und dadurch Preisvorteile.
  • Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird ebenfalls transparenter.

Contra, der Preis der Digitalisierung

  • Kosten für neue Software und ggf. auch neue Hardware. Anschaffungskosten und monatliche Lizenz-/Nutzungskosten, zB. Für Cloud Speicher
  • Formulare und Dokumente müssen digitalisiert werden
  • Die Pflichten, der papierlosen Rechnungslegung müssen eingehalten werden
  • Neue Tätigkeit im Prozess: Das Scannen der per Papier zugehenden Belege.
  • Installations- und Schulungsaufwand bei der Umstellung auf die digitale Buchhaltung
  • Die Mitarbeiter müssen sich an neue digitale Prozesse gewöhnen (Unterstützung durch uns)

Digitale Buchhaltung vereinfacht den Unternehmens-Alltag

Es kann so einfach sein: Digital suchen statt fluchen

Die Verzweiflung macht sich breit, wenn unter Zeitdruck ein falsch abgehefteter Papierbeleg gefunden werden muss. Das ist bei der digitalen Buchführung anders. Sie sparen Zeit und Energie bei der Recherche. Die Mitarbeiter arbeiten effizienter und zufriedener. Den Chef freut es auch, denn das bedeutet auch eine Kostenersparnis. Diese ergibt sich insbesondere auch durch die automatisierte Verarbeitung von Belegen durch die Texterkennung. Auch auf Dienstreisen oder an Heimarbeitsplätzen, sind diese Daten für die Mitarbeiter einsehbar. Der Digitale Workflow kann bis hin zu Lieferanten, Kunden und zum Steuerberatungsbüro erweitert werden.

Es gibt kein Schleppen von Akten mehr von A nach B, keine Fahrradboten zum Steuerberater oder Portokosten. Sie fühlen sich von einer Last befreit und haben mehr Platz in den Büros zum Atmen.

Einsparpotenziale und Kostenvorteile einer digitalen Buchhaltung

Natürlich gehen wir von der Paperless GmbH als gutes Beispiel voran um Ihnen mit echten Daten und Werten zu zeigen, das es garnicht so schwer ist etwas in der eigenen Buchhaltung zu ändern. Weiter unten können Sie gut sehen, das wir gegenüber der Klassischen Finanzbuchhaltung jeden Monat 606,20 € an Kosten und 4 Stunden Arbeitszeit pro Monat sparen. Die gewonnen 48 Stunden im Jahr nutzen wir bereits für wichtigere Dinge im Leben, wie Familie und Freizeit.
Diese Kunden haben sich schon von unseren Leistungen überzeugt:

Niemand weiß, was die Zukunft bringt.

Aber wir wissen, wie man sich darauf vorbereitet.

Wann dürfen wir Ihnen helfen?

Fangen wir doch am besten mit unserem QuickCheck an. Dieser ist speziell für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert, die genau wissen, was sie wollen. Im Rahmen einer einzelnen Bereichs- oder Themenanalyse: Digitale Buchhaltung haben Sie hier die Möglichkeit, mit einem überschaubaren Einsatz konkrete Handlungs- und Optimierungsempfehlungen zu erhalten.

#quickcheck

197€

exkl. MwSt.
Online & Telefon
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Steuerberater Check
System Check
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Pragmatisch und fokussiert
Kostenfplichtig bestellen

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2-5 Mitarbeiter
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VorOrt bei Ihnen zzgl. *Reisekosten
*QuickCheck wird angerechnet
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6-15 Mitarbeiter
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Steuerberater Check
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Pragmatisch und fokussiert
Persönliche Betreuung
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Vor Ort bei Ihnen zzgl. *Reisekosten
Qualitätssicherung durch Nachbetreuung
*QuickCheck wird angerechnet
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Welche potenziellen Lösungen gibt es für Ihre papierlose und digitale Buchhaltung?

Noch nicht überzeugt?

Doch deswegen möchte ich mit dem Team sprechen

Dann geben wir Ihnen gerne mal ein Beispiel

Hier sehen sein einen Ausschnitt aus unserem eigenen Dashboard. Hier können Sie sehr gut erkennen, das wir im April / Mai viel Geld in neues Personal und den damit verbundenen Wachstum investiert haben. Je nach Tarif können Sie auch sogenannte "ForeCast" erstellen und feste Budgets planen sowie überwachen.
Besonders gefällt uns die Übersicht der offenen Posten, sowie Trennung der Einnahmen und Ausgaben auf der linken Seite.          

Papierbelege "ToGo" einscannen und an LexOffice überführen

Hier hat André Nünninghoff unser Geschäftsführer für Sie ein Video erstellt, wie einfach die digitale Buchhaltung sogar "ToGo" funktioniert.

Rechnung aus einer eMail zu LexOffice überführen

Heutzutage kommen schon viele Belege einfach per eMail, aber was passiert dann? Ausdrucken und abheften ist natürlich keine Option. Deswegen haben wir auch hier ein Video für Sie erstellt.

Was unsere Kunden denken...

Lassen Sie sich unterstützen

Um im Wettbewerb bestehen zu können, müssen Unternehmen heutzutage dauerhaft die Prozesse optimieren, die Mitarbeiter weiterqualifizieren und dabei noch die Kosten im Blick behalten. Doch im Alltag geht dies bei vielen Unternehmen unter. Solange die Auftragslage gut ist, fehlt es an zeitlichen, fachlichen und personellen Ressourcen. In der Krise bleibt dann die Erkenntnis, dass man mit vielen Dingen besser früher begonnen hätte.

Starten Sie besser JETZT! Wir unterstützen Sie gerne!

Kostenersparnis durch Fördermittel

Viele Bundesländer unterstützen Unternehmen bei Projekten zur Digitalisierung. 

Ein Beispiel: 

In NRW wird eine Digitalisierungsberatung mit bis zu 50% gefördert. Im Rahmen des Digitalisierungsgutscheins erhalten Sie sogar 80% Förderung nach den RWP-Bestimmungen des Bundeslandes NRW.

Gerne beraten wir Sie kostenlos dazu, wie ein Digitalisierungsprojekt bei Ihnen konkret aussehen könnte, welche Kosten dadurch entstehen und welche Förderung Sie dafür erwarten können. So haben Sie volle Kostentransparenz und Sicherheit noch vor Projektstart! 

Abrechnungsmodell für Projektarbeiten

Projekte werden auf der Basis von Stunden- und Tagessätzen abgerechnet. Welche konkreten Sätze in Ihrem Fall möglich wären, hängt vom Inhalt und vom Volumen des Projektes ab. Lassen Sie uns ein Gespräch führen, damit wir konkrete Zahlen für Sie nennen können!

Unser Ziel ist es, auf höchstem Niveau effizient zu arbeiten. Vor dem Hintergrund der hohen Produktivität relativiert sich Ihre Investition. Kurzum: Unser Ziel ist es, dass unsere Leistungen Ihnen deutlich mehr bringen, als Sie für diese aufwenden.

Ihr Nutzen

Auf zwei Dinge können Sie sich verlassen:

  • Die Paperless GmbH ist unabhängig. Und das ist gut so, denn nur so können wir Sie ehrlich und neutral beraten!
  • Ein Digitalisierungsprojekt bringt Ihnen eine satte Rendite und macht Ihr Unternehmen fit für den Wettbewerb in der Zukunft!

Lassen Sie uns doch einmal telefonieren, kostenlos und unverbindlich, damit Sie eine erste Einschätzung erhalten können. Weiter unten können Sie selbst einen Wunschtermin auswählen. Wir freuen uns auf Sie!

Hinweise:

  • Reisekosten: An- und Abfahrt werden mit einer Kilometerpauschale von  0,50 EUR pro KM berechnet. 
  • Neutraler Dritter: keine Abhängigkeit zu anderen Dienstleistern, Herstellern und Anbietern
  • Schnelle und einfache Terminabstimmung: Wunschtermine direkt im Onlinekalender buchbar
  • Unkomplizierter Buchungsprozess: per Paypal, Kreditkarte oder Abbuchung, natürlich inklusive Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer

"Es ist besser unvollkommen anzupacken, als perfekt zu zögern."

- Thomas A. Addison

Bleiben Sie auf dem laufenden

Paperless GmbH, Landgutweg 2, 28355 Bremen, Deutschland
| fon: +49 800 / 24 222 22 | email: team@paperless.gmbh