13 Fakten über DevonThink – Mehr als nur ein DMS Gastartikel by Stefanie Niemann

13 Fakten über DevonThink – Mehr als nur ein DMS Gastartikel by Stefanie Niemann

Auf Wunsch von André gebe ich Dir heute ein paar Tipps zum Einsteigen in DevonThink Pro Office (DTPO) und DevonThinkToGo (DTTG).

Also weg mit dem Papier! Scanne und Verwalte Deine Daten und alle Deine Dateien in DevonThink

DevonThinkProOffice ist die Software von DevonTechnologies, welche die meisten Funktionen bietet unter anderem auch die gleichzeitige Anbindung mit dem ScanSnap, OCR, Websharing und E-Mail-Archivierung.

Einen Überblick über alle Funktionen der verschiedenen Versionen kannst Du hier erhalten: DTPO.

Die Fakten

Wie Du bereits weißt kannst Du in DTPO alle Dateiarten verwalten, welche Du ständig benötigst. Alles kein Problem! Manchmal meckert es einige Dateitypen an aber das war es auch schon. Das Gemeckere kommt daher, dass DTPO diesen oder jenen Dateitypen innerhalb der Anwendung nicht Anzeigen kann, was nicht heißt das es synchronisiert und aktualisiert wird.

Datenbanken vs Sync-Stores

Datenbanken liegen auf Deinem iPhone oder auf Deinem MAC in einem Ordner Deiner Wahl (zum Beispiel Eigene Dateien). Dort werden Deine Daten und Dokumenten nach dem DT-Prinzip eingelesen und gespeichert.

Du kannst eine Datenbank an ihrer Endung .dtBase2 leicht erkennen.

Hier wirst Du keine Ordnerstruktur finden, sondern die Sortierung geht über Dateitypen und einige Parameter, welche DTPO nutzt um Dir Suchergebnisse rasant schnell anzeigen zu können.

Aber innerhalb von DTPO kannst Du natürlich Deine gewohnte „Finder“-Struktur erstellen und auch Exportieren wenn Du dieses wünschst.

Innerhalb der Datenbank werden auch die Metadaten gespeichert, welche besonders bei IOS eine große Rolle spielen. Denn Du musst auf einem IOS – Gerät nicht gleich alle Daten herunterladen, sondern nur diese Metadaten. Damit kannst Du suchen und wenn Du Deine Datei oder Dokument gefunden hast mit einem Klick downloaden – dies spart gerade unter IOS richtig viel Platz.

Sync-Stores

Befinden sich auf Deinem Server oder NAS und verbinden die Datenbanken mit dem NAS. Alle Daten werden auch hier abgespeichert und der Zugriff erfolgt nur innerhalb Deiner Eigenen Cloud oder Drittcloud, wenn Du diese nutzt.

Der Vorteil ist, dass solch ein Sync-Store bis zu 16 Verbindungen gleichzeitig verarbeiten kann, was eine rasante Synchronisierung Deiner Daten bedeutet.

Die Dateiendung lautet dtCloud und zeigt, dass dies ein Sync-Store ist.

Warum jetzt zweimal?

Dies hat praktische Gründe, denn Du hast gleichzeitig auf Deinem MAC eine Version Deiner Daten komprimiert, sowie auf Deinen NAS. Mit einem Backup mit TimeMachine, kannst Du diese Datenbanken leicht wiederherstellen und auf dem NAS gibt es Deine Daten, welche bereit zum Synchronisieren sind, nochmal.

Doppelte Sicherheit also – Damit Deine Daten nicht verloren gehen!

Webserver

DTPO kannst Du auch leicht über Deinen Browser steuern und Dokumente suchen. Das macht vor allem einen Sinn, wenn Du einen älteren MAC hast und dieser in der Ecke sein Leben fristet.

Nutzt diesen doch auch in Deiner Eigenen Cloud und aktiviere den Webserver innerhalb Deines Netzwerkes. Somit kannst und Dein Team auf die Daten zugreifen. Optionen welche Datenbank freigegeben werden gibt es auch.

Papierlos werden und bleiben

Wie bereits in meinen vorhergehenden Artikeln erwähnt, nutze ich ScanSnap welcher einer der besten Scanner überhaupt ist.

Die Anbindung zu DTPO ist kinderleicht und Du scannst alles weg und danach öffnet sich eine Vorschau mit Abfragen zum Titel, Stichwörtern, Tags und auch wohin das Dokument gespeichert wird.

Auch unter IOS kannst Du Deine Dokumente leicht Scannen und Verwalten. Eine Anbindung zu ScannerPro von Readdle ist bereits vorhanden – nur warten wir jetzt auf die neue Version von ScannerPro. Aber auch die normale Kamera taugt zum Aufnehmen Deiner Dokumente völlig aus.

Speicherung Deiner Daten

DTPO verfügt über drei Modi wie Du eine Abfrage beim Scannen oder beim „Clip to DTPO“ von Webseiten und ähnliches erhältst:

  • Globaler Eingang wie in einer GTD – Inbox fungiert der Globale Eingang, welcher auch „nur“ eine Datenbank ist und auch synchronisiert werden kann.
  • Gewählte Datenbank Importiert Deine Scans und Daten in die letzte genutzte Datenbank
  • Abfrage der Datenbank Diese Option ist mein Favorit da ich dann bestimmen kann wohin ein Dokument abgelegt wird und in welchem Ordner sein neues zu Hause findet.

Zusätzliche Module

Beinhalten bereits erstellte Skripts, welche Du einfach importieren kannst um Deine Produktivität zu steigern. Dies geht von Finden von Duplikaten bis hin zum Löschen ungewollter Daten, sowie Einbindung von OmniFocus, The Hitliste, Things et cetera. Auch die Formatierung von Texten, Feeds, Änderung von Daten und Erzeugen von Tabellen ist möglich.

Importiere Deine Daten

Ob von Evernote, Yojimbo oder Finder, Email, Kontakte, Lesezeichen Deiner Browser oder ab auch von Webseiten. Ganz einfach ohne großes Tara.

Exportiere Deine Daten

In der Struktur, wie Du sie in DTPO siehst mit Dateien und Ordnern, nur als Text, als OPML oder als Webseite, welche Du auf einen anderen Server hast um Informationen für Deine Kunden oder Teammitglieder bereitzustellen.

Vorlagen

Erstelle Deine eigene persönlichen Vorlagen – ob als Ordnerstruktur oder Dateien welche Du ständig benötigst. Egal was Du vorhast Du kannst dies mit DTPO bewerkstelligen.

Suche Deine Daten – und finde sie

Die Suche von DTPO ist hervorragend; Du kannst diese sogar mit Bolean eingrenzen um zum Beispiel Wortteile schneller zu finden.

Zum Beispiel Paperless NEAR Pioneers – das Suchergebnis findet jetzt alles was mit Paperless und Pioneers als nächstes Wort zu tun hat.

Suche innerhalb von Dokumenten, die Titel oder nur innerhalb einer gewünschten Datenbank.

Setze Deine Arbeitsumgebung wie Du sie brauchst!

Unterschiedliche Tätigkeiten verlangen nach unterschiedlichen Mitteln und Du kannst entscheiden was Dir DTPO anzeigen wird oder auch nicht.

Zum Beispiel nutze ich privat alle meine Datenbanken; jedoch für Workshops und Webinars nutze ich nur meine Testumgebung. Diese stelle ich ganz einfach ein: Gehe zu – Arbeitsumgebung. Ein Klick und ich erhalte genau die Ansichten, Datenbanken welche ich wirklich benötige.

Siehe auch

DTPO lernt mit Dir ! Umso mehr Informationen nach DTPO kommen um so schlauer wird es und kann Dir sogar mit dem kleinen Hut zeigen, wo eine Datei gespeichert werden soll.

Die Abspeicherung kann nach einiger Zeit auch automatisch erfolgen.

Nicht zu verachten ist auch die Konkordanz – Funktion welche Dir Informationen über alle Wörter innerhalb einer Datenbank und deren Gewichtung, Vorkommen und vielem mehr gibt.

Skripte

Das wirklich coole Feature ist, dass Du Deine eigenen Skripte nutze kannst – ob mit Automator oder Skript erzeugt – alles kann eingebunden werden um Deine Produktivität zu steigern.

Ich hoffe, das gibt Dir einen kleinen Einblick in die große und weite Welt von DevonThinkProOffice, welches sich Deinen Workflow anpasst!

x-Callback-Funktionen

Nutze die verschwendeten x-callback-Funktionen um Deinen Workflow zu optimieren und noch produktiver zu werden.

Diese Funktion ist eine Zeichenkette welche DTPO und DTTG Anweisungen gibt, welche entweder ein neues Dokument/Struktur erzeugen oder aber auch Informationen zurück an eine andere Anwendung geben.

Hier ein kleines Beispiel:

x-devonthink://createtext?title=Mein erstes Dokument&comment=Das ist fantastisch&text=Hallo, ich wurde automatisch eingerichtet

Dies erzeugt eine Textdatei mit dem Titel „Mein erstes Dokument“ mit dem Kommentar „Dies ist fantastisch“ und dem Inhalt „Hallo, ich wurde automatisch eingerichtet“.

Somit ist es möglich das:

  • Erzeugen von Dokumenten
  • Suchen und Finden von Dokumenten
  • Übergabe von Dokumenten oder Informationen an andere Apps und Programme
  • Platzsparend arbeiten und dazu produktiv mit nur einem Link – habe Deine Dokumente sofort in Meetings oder zu Terminen parat.

15% Rabatt für Dich

Für alle Pioniere habe ich noch einen Gutschein mit 15% auf alle DevonThink-Produkte. Ganz gleich ob Du ein DMS oder eine Suchmaschine (DevonSphere oder DevonAgent) benötigst.

Bitte nutze diesen Link und den Gutschein: F08D308940 welcher bis zum 17. Nov. 2017 gültig ist.

Vielen Dank

Ich hoffe, dass Dir meine Artikelserie über die Eigene Cloud gefallen hat und das auch ein kleiner Funken meiner Leidenschaft übergesprungen ist. Ich freue mich Dich auf Steffi’s Cloud und Steffi’s Business Cloud begrüßen zu dürfen, aber auch hier in der Community der Paperless Pioneers stehe ich Dir gern mit Rat zur Verfügung.

Vielen Dank noch einmal an André für die Gelegenheit hier bei den Pionieren eine Artikelserie über die Eigene Cloud zu publizieren.

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