Papierlos Arbeiten als Challenge – Ein Fazit

Papierlos Arbeiten als Challenge – Ein Fazit

Das Beste kommt zum Schluss, aber am Ende bin ich noch lange nicht. Zum Ende kommt aber auf jeden Fall die Macher-Challenge, derer ich mich im ersten Quartal 2018 gestellt habe. Ich wollte papierlos arbeiten können – das war die Aufgabe! Als ich mit André darüber Ende vergangenen Jahres gesprochen habe, kam es mir ehrlich gesagt vor wie ein riesiger Berg Arbeit der vor mir liegt. Heute, mit der Erfahrung der letzten drei Monate, vermag ich wohl zu bewerten, dass es gar nicht so schlimm war. Das hat einige Gründe, die ich im Verlauf nochmal kurz anschneiden werden. Vor allem ist für dich wichtig zu sehen und zu lesen, dass papierlos zu werden keine Raketenwissenschaft ist, sondern vergleichsweise einfach realisierbar ist.

Einfacher Start und schnell vom Fleck gekommen

Damit meine ich nicht Sebastian Vettel beim letzten Rennen in Australien, aber so viel Glück wie er dort hatte, hatte ich auch in meiner Challenge. Ich habe mich doch sehr früh in meinem Unternehmer-Dasein dazu entschieden papierlos arbeiten zu wollen. Das war aus heutiger Sicht betrachtet eine gute Entscheidung, denn es gab nur wenige Dinge, die ich umstellen musste. Andere Unternehmen, die bereits ein weitaus größeres Geschäft haben als ich, werden es hier vermutlich schwerer haben. Die bis dato vorliegenden Strukturen müssen komplett neugestaltet werden, was bei mir jedoch genau der Vorteil ist. Ich hatte sie zum damaligen Zeitpunkt nicht und auch heute sind sie nicht bedeutend größer.

Grundsätzlich hatte André vorgeschlagen, dass ich mich an über die drei Stationen Eingang, tägliches Arbeiten und Ausgang durcharbeite. Input, Put-Put, Output. Das bin ich dann auch direkt im Januar angegangen und dann kam lange erst einmal nichts. Der Grund dafür war einfach das Leben! Sehr wohl habe ich aber in der Zwischenzeit recherchiert und herausgefunden, dass es für mich bei der Buchhaltung eine sehr gute Lösung gibt. Glücklicherweise konnte diese mir dann auch direkt eine Möglichkeit anbieten meine gefühlt 10 Belege pro Monat abzulegen. Und das Ganze noch nach deutschem Datenschutz und mit Zertifizierung nach GoBD. Erst einmal mein Jackpot – und machte das ganze Vorhaben um einiges einfacher. Zuletzt ging es dann noch um den Postausgang, wo ich auf eine Lösung von André zurückgreifen konnte. Wenn ich einmal eine verschlüsselte Mail schreiben muss, so kommt diese ähnlich wie bei André aus der Schweiz.

Mein Setup im Posteingang

Aus meinen vergangenen Artikeln weißt du ja bereits, dass ich hier schon einmal mit Dropscan gearbeitet habe. Das hat soweit auch ganz gut funktioniert, allerdings bedarf es hier eines PC oder Laptops. Dieser war erforderlich um den Posteingang digital über die Web-Anwendung zu verwalten. Caya bietet hier aus meiner Sicht einen deutlichen Vorteil, da die Verwaltung gleichermaßen über eine App funktioniert. Die ist zwar schlicht, funktional und gewinnt keinen Schönheitspreis, aber den Anspruch habe ich auch gar nicht. Zumal Design immer sehr individuell ist.

Kurz um, ich habe mich nach reiflicher Überlegung und eigentlich nur aufgrund der App-Verfügbarkeit für Caya entschieden. Ehrlich gesagt habe ich gar nicht so viel Post, als dass ich das Thema in naher Zukunft nochmals irgendwie anfassen muss. Was hier nach wie vor liegt sind alte Unterlagen. Die schlummern noch in ihrem Körbchen im Keller.
Da wir jedoch Mitte des Jahres umziehen werden, habe ich damit begonnen diese auszusortieren. Was weg kann, wandert in den Papiermüll und alle anderen Unterlagen werde ich dann einscannen und digitalisieren lassen. Das Angebot haben ja sowohl Caya als auch Dropscan zu einem sehr geringen Kurs, so dass ich gar nicht auf die Idee käme das selbst einscannen.

Ansonsten besteht mein Posteingang nur aus einem digitalen Postkasten für meine Mails. Die Verbindung von physischer Post als digitaler Scan und dem Mailpostkasten klingt sehr simpel, bildet aber alles ab.

Tägliches papierloses Arbeiten am digitalen Arbeitsplatz

Ich glaube hier besteht noch das größte Entwicklungspotential. Anders als André und Enrico bin ich hier total simpel aufgestellt. Ich arbeite für meine Arbeitsplanung mit folgenden Tools:

An Todoist und Konsorten habe ich mich versucht, allerdings ergibt sich zumindest derzeit noch kein Mehrwert aus der Nutzung. Das liegt vermutlich daran, dass meine offenen Aufgabe insofern überschaubar sind, als dass ich das Ganze nur nebenberuflich mache. Wäre es ein Hauptjob wie beispielsweise bei André und ich müsste mehr Kunden „verwalten“ würde vermutlich ein solches Tool zum Einsatz kommen.

Wochenplanung & Kommunikation

Meine Woche plane ich grundlegend am Wochenende davor. Generell habe ich eine „Leistung“, die ich wöchentlich erbringen kann und verplane diese dann anhand der Aufträge. Mein Arbeitsplan steht also für die kommenden 3-4 Wochen immer im Voraus. Störungen wie Emails, Telefonate, etc. sind bei mir äußerst selten. Je nach Anfrage kann ich dann darauf reagieren, versuche aber weitestgehend meinem Credo treu zu bleiben.

Die Kommunikation findet über verschiedene Kanäle statt. Einige schicke ihre Aufträge per Mail, andere per Slack oder Facebook Messenger. Hinzu kommt dann natürlich meine Aufgabe hier, bei der wir im Team ob den Workchat kommunizieren. Komischerweise spielt Whatsapp bei mir geschäftlich gesehen keine wirkliche Rolle. Das hätte ich grundsätzlich anders erwartet, soll mir aber nur recht sein. Folgende Tools verwende ich bei der Kommunikation:

  • Slack
  • Facebook Messenger & Workchat
  • Google Mail

Mit diesen Tools bin ich eigentlich soweit zufrieden. Es bietet mir alles was ich brauche und dennoch simpel genug um einen guten Überblick zu behalten.

Ablage und Geschäftskonto

Meine gesamte Buchhaltung ist papierlos. Das war für mich bis dato unvorstellbar, geht aber sehr wohl. Aus einer alten unternehmerischen Geschichte habe ich noch rund 50 Papierordner im Keller stehen, die ich allesamt noch einige Jahre behalten darf. Nun mit meinem neuen Beschäftigungsfeld daneben zu sitzen und keinen einzigen Ordner mehr zu benötigen, ist irgendwie kurios und luxuriös gleichzeitig.

Mein Buchhaltungssetup sieht wie folgt aus:

  • sevDesk – als Anwendung für Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen
  • Kontist & Holvi als Geschäftskonten
  • Google Drive & Google Docs

Mit Hilfe dieser Anwendungen kann ich meine (simple) Buchhaltung weitestgehend selbst machen. Sowohl bei Kontist als auch bei Holvi kann ich die steuerlichen Rückstellungen fiktiv angeben und sehe, was das Finanzamt von mir kalkulatorisch haben möchte. Bis heute sind die Abweichungen marginal.

Über sevDesk mache ich mein komplettes Dokumentenmanagement, was die Buchhaltung betrifft. Aus der Anwendung heraus kann ich Rechnungen verschicken und Eingangsrechnungen buchen. So habe ich jederzeit einen Überblick. Außerdem habe ich die erforderlichen Daten für das Finanzamt sofort aufbereitet als Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Auf Google Drive beziehungsweise in Google Docs lege ich jeweils die Dokumente ab, die nicht buchhalterisch sind. Mit dem Postfach zusammen habe ich dort 15 GB freien Speicherplatz wovon aktuell 2 GB belegt sind. Käme ich hier jemals in die Bedrängnis, konnte ich diesen noch erweitern, allerdings ist das auf die nächsten Monate und Jahre nicht absehbar.

Postausgang in die Welt

Hauptsächlich kommuniziere ich mit meinen Kunden über die oben genannten Tools. Mails sind echte Mangelware bei mir, denn vielfach arbeite ich direkt auf dem Cloud-Server beim Kunden oder pflege die Dokumente im Backend der Seiten ein. Lästiges hin- und herschicken von Dokumenten entfällt weitestgehend.

Wenn dann doch einmal etwas wichtiges dabei ist wie beispielsweise Vertragsunterlagen zu einer Verschwiegenheitserklärung, verschicke ich diese über Protonmail. Auf das freie Kontingent komme ich aber weitem nicht. Vielfach werden die Vereinbarungen auf unbestimmte Zeit geschlossen, so dass es nur einmal notwendig ist.

Ausdrucke gibt es von mir grundsätzlich nicht. Ich habe nicht mal mehr einen Drucker zu Hause, auf dem ich etwas drucken könnte. Wenn einer meiner Kunden unbedingt etwas ausgedruckt haben möchte, kann er sich die zugesandte PDF-File drucken. Ich habe zusätzlich eine Aversion gegen Briefumschläge und das Abschlecken des Kleberandes, weshalb es so etwas bei mir auch nicht gibt.

Papierlos arbeiten tut nicht weh – eigentlich bietet es unglaublich viele Vorteile!

André hatte damals im Podcast recht, dass die Zeit vollkommen ausreichen müsste für mich um papierlos zu werden. So richtig vorstellen konnte ich es mir nicht aber mir mangelte es auch an der Erfahrung. Insofern möchte ich mich an der Stelle ganz herzlich bei André und Enrico für die Hilfestellungen bedanken. Denn heute, Anfang April, darf ich frei in die Welt hinausposaunen:

Ich arbeite papierlos!

Meine Beweggründe dafür kennt ich ja hinreichend. Jetzt wo es aber wirklich mal so weit ist, vermisse ich doch an der einen oder anderen Stelle die Gewohnheiten. Eigentlich vermisse ich sie nicht, aber Gewohnheiten müssen halt nicht nur antrainiert, sondern auch wieder abtrainiert werden. Und was ich jahrelang gemacht habe wird nicht in wenigen Tagen oder Wochen weg sein.

Ich freue mich sehr auf meine unternehmerische Zukunft und werde strikt papierlos bleiben. Denn wenn ich eines aus den letzten drei Monaten mehr als alles andere mitnehme, dann den Umstand, dass dauerhaftes und konsequentes Handeln der Schlüssel zum Erfolg ist. Gemeinhin nennt man es auch Disziplin, aber das Wort mag ich nicht besonders gerne.

Also, wer Lust hat einfach nachmachen. Und wer Frage dazu hat, darf mich gerne in der Facebook Community ansprechen. Ich vermute, dass mein Weg für Unternehmer mit einem größeren Geschäft nicht unbedingt gangbar ist, aber auf jeden Fall für die Neuanfänger und Gründer. Sofort papierlos zu starten und arbeiten zu können befreit einen davon den Ballast erst gar nicht aufzunehmen. Denn papierlos arbeitet es sich einfacher, ordentlicher und vor allem überall wo ich gerade möchte!

Die Einstiegshürde mag einem mächtig vorkommen, aber hat man den Kopf einmal besiegt fällt es einfacher. Und dann solltest du „papierlos“ nicht als Status verstehen, sondern als fließenden Prozess. Ich glaube nämlich stark daran, dass ich in einem Jahr einige Tools ausgetauscht haben werde. Insofern habe ich einen Termin je Quartal gesetzt, wo ich einmal meine Tools gegen andere prüfen möchte. Papierlos arbeiten ist also vermutlich ein sich entwickelnder Prozess, der sich selbst weiterentwickelt – aber auch ich werde mich weiter entwickeln und vielleicht neue Anforderungen haben. Also, einfach dran bleiben 🙂

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