Automatisierung deiner Arbeitsschritte in Evernote Gastartikel by Pascal Held

Automatisierung deiner Arbeitsschritte in Evernote Gastartikel by Pascal Held

In der heutigen Welt fallen immer mehr Daten und Dokumente an, auch bei dir. Dokumente, die du irgendwo ablegen musst und Dokumente, die du schnell und einfach wiederfinden können musst, wenn du sie brauchst. Viele Paperless Pioneers setzen dabei auf Evernote als Ablagesystem. Besonders die Suchfunktion hilft dir einmal abgelegtes wiederzufinden. Dabei ist ein großer Vorteil von Evernote, dass es auch alle Texte in Bilddateien durchsuchbar macht. So kannst du auch Informationen von Flipcharts, aus gescannten Dokumenten oder anderen Fotos wiederfinden.

Evernote ist ein sehr einfaches Tool, das es dir erlaubt eine eigene Struktur zu definieren, ähnlich wie du es auch auf Papier mit Ordnern und Post-Its machen kannst. Das führt jedoch dazu, dass du dir nicht nur ein System überlegen musst, sonders dieses auch konsequent umsetzen musst. Gerade in den stressigen Situationen fehlt jedoch häufig die Zeit und die Motivation eine ordentliche Ablage zu pflegen. Also fängt man erst einmal an alle Dokumente unsortiert zu sammeln, mit dem festen Vorsatz sie später zu sortieren. Sobald sich aber die ersten unsortierten Dokumente angehäuft haben, kommen schnell immer mehr hinzu und die Motivation sie zu sortieren sinkt und sinkt. Im Endeffekt findet man die wichtigen Dokumente eben nicht mehr wieder und investiert immer mehr Zeit in die Suche nach ihnen.

Machst du immer wieder das gleiche?

Gerade wenn du eine einheitliche und strukturierte Ablage hast, gibt es häufig Arbeitsschritte, die du immer wieder erledigen musst. Beispielsweise müssen alle Rechnungen in das Notizbuch Finanzen verschoben werden, alle steuerlich relevanten Dokumente brauchen ein entsprechendes Schlagwort, damit du sie zur Steuererklärung wiederfindest. Du kennzeichnet vielleicht auch Aufgaben und Termine speziell oder musst Dokumente, die du per Email bekommst in das Ablagesystem übertragen. Es gibt tausende solcher kleinen Aufgaben, aber sie kosten dich zum einen immens viel Zeit, weil du sie immer wieder erledigen musst und zum anderen machen sie keinen Spaß, denn sie sind langweilig und stupide. Die Gute Nachricht ist, sie lassen sich prima automatisieren!

Mit zunehmender Digitalisierung wird auch das Thema Automatisierung immer wichtiger. Automatisierung ermöglicht es dir wiederkehrende Aufgaben an einen Computer oder Roboter zu delegieren. Der erledigt dann die Aufgaben schnell und zuverlässig, denn ein Computer macht keine Flüchtigkeitsfehler. Dadurch wird dir viel Arbeit abgenommen, du kannst dich auf dein Kerngeschäft fokussieren und wirst produktiver.

Wie kannst du Arbeitsschritte mit Evernote automatisieren?

Natürlich ist Automatisierung auch für Evernote Nutzer keine verschlossene Welt. Es gibt verschiedene Dienste die Automatisierungen für Evernote anbieten. Die bekanntesten sind wohl IFTTT (if this than that), Zapier und Filterize. Während IFTTT und Zapier Evernote mit vielen anderen Anwendungen verknüpfen, indem sie eine automatische Schnittstelle zwischen verschiedenen Cloud-Anwendungen herstellen, ermöglicht Filterize Automatisierungen innerhalb von Evernote.

IFTTT bietet dir eine sehr einfache Möglichkeit in einer Cloud-Anwendung wie Evernote, eine Aktion ausführen zu lassen, wenn in einer anderen Anwendungen etwas passiert. Du kannst beispielsweise deinen Kalender mit Evernote verbinden. Wenn du dann einen Termin ‘Meeting’ darin einträgst, wird automatisch in Evernote eine neue Meetingnotiz erzeugt. Oder du arbeitest mit mehreren Personen zusammen, dann kannst du eine Notiz via Slack oder Telegram einfach teilen, wenn du das Schlagwort Team an die Notiz vergibst. Auch zum Sammeln von Notizen eignet sich dieses Tool ausgezeichnet. Alle deine Instagram Fotos oder alle Twitter Erwähnungen kannst du automatisch in deinem Evernote archivieren lassen. Um IFTTT Automatisierungen zu nutzen kannst du entweder auf fertige Applets zurückgreifen oder dir eigene überlegen. Durch die vielen verbundenen Dienste kann man selbst die verrücktesten Sachen bauen. Beispielsweise, immer wenn ich eine Notiz mit einem Schlagwort versehe schaltet meine Lampe automatisch grünes Licht an.

Zapier ist sehr ähnlich zu IFTTT, nur das es dir erlaubt zusätzlich komplexe Automatisierungen zu bauen, wie beispielsweise mehrstufige Prozesse und zum Teil andere Dienste mit einzubinden. Wenn du mit Zapier richtig durchstarten willst ist aber ein kostenpflichtiger Tarif notwendig, um z. Bsp. die mehrstufigen Prozesse bauen zu können. Anders sieht es bei IFTTT aus. Bei diesem Dienst zahlen die Dienste dafür, dass du sie automatisieren kannst.

… und Arbeitsschritte innerhalb von Evernote?

Sowohl IFTTT als auch Zapier haben aber eine Grenze, sie Verarbeiten keine Notizen innerhalb von Evernote und können daher keine Automatisierungen in Evernote selbst durchführen. Genau dafür gibt es Filterize. Filterize ist ein Tool, dass individuelle Automatisierung in Evernote möglich macht und dir all die kleinen nervigen und zeitfressenden Aufgaben abnimmt mit denen du es in Evernote zutun hast.

Die Kernfunktion von Filterize sind die Filter. Filter sind Regeln, die dir all die kleinen Arbeiten abnehmen. Zum Beispiel, dass alle Notizen mit dem Schlagwort ‘Rechnung’ in das Finanzen Notizbuch verschoben werden und eine Erinnerung bekommen, damit du weißt, dass diese Rechnung noch bezahlt oder gebucht werden muss. Es ist auch möglich basierend auf dem Notizinhalt direkt den Titel der Notiz anzupassen, Schlagworte zu vergeben, Erinnerungen zu konfigurieren oder die Notiz in ein anderes Notizbuch zu verschieben.

Zwei Aktionen sind besonders bemerkenswert. Zum einen revolutioniert Filterize die Anwendung von Vorlagen in Evernote. Gerade im geschäftlichen Kontext gibt es häufig Notizen wie z. B. Gesprächsnotizen oder Kundenanfragen und -angebote, für die man Vorlagen verwendet. Das Verwenden einer Vorlage ist in Evernote aber ziemlich umständlich. Deswegen macht Filterize es einfach, vor allem aber können Vorlagen so auch problemlos auf bestehende Notizen angewendet werden. Dazu brauchst du nur einen Filter, der auf Basis z. B. eines Schlagwortes automatisch die Vorlage in deine Notiz kopiert.

Zum anderen hat Filterize die Inhaltsverzeichnisnotiz perfektioniert. Wenn du Evernote fest in dein Leben integriert hast, kennst du vermutlich das Gefühl manchmal von einer Flut von Notizen überwältigt zu sein und den Überblick zu verlieren. Das muss nicht sein, denn mit Filterize kannst du Notizen selektieren und zu Überblicksnotizen zusammenfassen. Der absolute Clou ist, sie aktualisieren sich automatisch, damit du immer auf dem neusten Stand bist. Du kannst beispielsweise eine Notiz haben in der alle Aufträge dokumentiert sind, geordnet nach aktuellem Status wie Angebotsanfrage, aktives Projekt oder Projekte in Abrechnung.

Filterize hat aber noch mehr zu bieten: die automatisierte Schlagworthierarchie, die Kalender- und die Mail-In Funktion.

Wenn du in Evernote häufig Schlagworte benutzt weißt du sicherlich, dass du sie hierarchisch anordnen kannst. Vielleicht bist du dabei sogar schon in die gleiche Falle getappt, wie viele andere vor dir. Stell dir vor, du hast eine Hierarchie für Rezept-Schlagworte gebaut und machst an eine Notiz jetzt das Schlagwort ‘Braten’ dran. Dann wirst du das Rezept leider nicht wiederfinden, wenn du nach dem übergeordneten Schlagwort ‘Hauptspeise’ suchst. Hier hilft Filterize dir, indem es automatisch übergeordnete Schlagworte hinzufügt, z. B. ‘Hauptgericht’ und ‘Rezept’. Das hat zwei große Vorteile für dich. Erstens findest du deine Notizen besser wieder und zweitens werden deine Schlagworte konsequent und konsistent vergeben.

Die Kalenderfunktion exportiert dir Erinnerungen automatisch in deinen Kalender, sodass du keinen wichtige Notiz oder Aufgabe mehr vergisst. Der Kalendereintrag enthält einen kurzen Notizausschnitt und einen Link zur Notiz.

Damit du all deine Emails ohne Aufwand und sofort richtig sortiert in deinem Evernote ablegen kannst, gibt es in Filterize außerdem noch die Mail-In Funktion. Mit ihr bekommst du für jedes beliebige Notizbuch eine eigene Mail-In Adresse, so dass du Emails in Zukunft direkt ins richtige Notizbuch weiterleiten kannst.

Wenn du also papierlos werden möchtest und somit all deine Dokumente digital verwaltest, dann wirst du von Automatisierungen profitieren. Für Evernote hast du  mit IFTTT und Zapier kraftvolle Werkzeuge, um Evernote mit der Umwelt verbinden. Mit Filterize lassen sich individuell alle Dokumente, die innerhalb von Evernote verarbeitet werden, automatisieren. Das hilft dir Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und den Überblick zu behalten, so dass du dich ganz auf das fokussieren kannst, was wirklich wichtig ist.

PS:

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