Buchhaltung kostenlos gestalten – geht das wirklich?

Buchhaltung kostenlos gestalten – geht das wirklich?

Besonders am Anfang einer unternehmerischen Karriere, stellt sich oft die Frage, wie mit der Buchhaltung zu verfahren ist. Das Schreckensgespenst eines teuren Steuerberaters geistert umher. Aber geht Buchhaltung kostenlos?
Ich persönlich glaube auch, dass viele davon verschreckt werden und dann doch nicht gründen. Leider gilt das Deutschland nicht gerade als Gründungsland oder gründungsfreundliches Land, was auch die Zahlen des Instituts für Mittelstandsforschung IfM Bonn beweisen. Demnach sind die Zahlen der Neugründungen von 2012 mit 428.000 Gründungen zu 2016 mit 378.000 Gründungen stark rückläufig. Fast 11% weniger.

Die Buchhaltung darf dich nicht von deinem Gründungswillen abbringen

Auch wenn nicht alles toll ist, aber das Gründen solltest du dir nicht nehmen lassen. Oder anders formuliert: Wenn deine Gründung wegen der Buchhaltung scheitert, lag der Fehler vielleicht woanders. Die Kosten für die Buchhaltung müssen immer und unbedingt bedacht werden. Liegt es aber an ihnen, dass du die Gründung nicht vollziehst, wirft dein Geschäftsmodell nicht genug ab.

Grundsätzlich solltest du dich bei einer Gründung immer nach dem Unternehmenszweck und vor allem dem Zukunftsszenario ausrichten. Es muss ja nicht immer sofort die Weltherrschaft sein, auch wenn wir grundsätzlich auf Wachstum gepolt sind. Wer aber nebenbei in kleinem Rahmen vielleicht ein Produkt verkaufen möchte oder Bücher schreibt, der muss die Komplexität der Buchhaltung nicht fürchten.

Geht die Buchhaltung kostenlos? Ja, wenn du die Möglichkeiten nutzt

Besonders dann, wenn dein Gewerbe oder dein Unternehmen klein ist und absehbar auch klein bleiben soll, kannst du die Buchhaltung auch selbst machen. Wichtig dafür ist natürlich, dass du eine saubere Prozesskette installierst, die den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung gerecht wird.

In Deutschland gibt es das vereinfachte Unternehmertum als Kleinunternehmer. Hier bist du bis zu einer Umsatz-Grenze von 17.500 Euro im ersten Jahr und ab dem zweiten bis zu 50.000 Euro von vielen Vorschriften befreit. So spielt die Umsatzsteuer keine Rolle und auch in der Buchhaltung reicht eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus.

Unterstellt, dass sich dein Gewerbe im Ausmaß auf wenige Leistungen, wenige Kunden und wenig Umsatz beschränken lässt, findest du online eine ganze Reihe interessanter Tools. Mit diesen kannst du die Buchhaltung kostenlos gestalten und selbst vornehmen. Je weniger Komplexität, desto weniger Bearbeitungsaufwand.

Sobald du Unternehmer bist, solltest du die Buchhaltung auslagern

Ob du das am Ende auch machst, musst du bitte selbst bewerten. Ich bin jedoch der Meinung, dass man mit der Relevanz der Umsatzsteuer für dein Unternehmen auch die Buchhaltung auslagern sollte. Das ist die Buchhaltung zwar nicht mehr kostenlos, aber du kannst auch weiterhin viel vorbereiten und damit Kosten einsparen. Ein Steuerberater wird ja vor allem für seine Stunden bezahlt. Hat er weniger zu tun, zahlst du auch weniger.

Insofern ist es sicherlich sinnvoll die Prozesskette so zu gestalten, dass möglichst viel automatisch passiert und der Steuerberater nicht mehr viel tun muss, außer der Buchung selbst. Hierbei solltest du dann auch darauf achten, wonach sich der Steuerberater bezahlen lässt. Oftmals spielt die Anzahl der Belege und Buchungen eine Rolle. Wenn du es also schaffst oder selbst organisierst die Anzahl der Belege gering zu halten, bleiben auch die Kosten minimal.

Buchhaltung kann Spaß machen

Als Unternehmer wirst du niemals um die Buchhaltung rum kommen. Insofern bist du gut damit beraten mit ihr Frieden und Freundschaft zu schließen. Betrachte sie als notwendig, aber gleichzeitig informativ. Hab keine Angst davor, sondern installier deine Buchhaltung so, dass du jederzeit einen Überblick über deine Einnahmen hast.

Mit einer automatisierten Abfolge des Belegflusses kannst du dir beispielsweise täglich aus den Zahlen deiner Buchhaltung anzeigen lassen, was du verdient hast. Am Tag, im Monat, oder aufgelaufen im Jahr – wenn du diese Daten generieren kannst, ist deine Buchhaltung gut. Wichtig ist, dass du nicht den Umsatz sondern den Gewinn nach Kosten und der Einkommenssteuer betrachtest. Das ist das, was dir am Ende wirklich überbleibt und deins ist.

Kostenlose Buchhaltung für Personengesellschaften, aber nicht für Kapitalgesellschaften

Eine Kapitalgesellschaft kann aufgrund der anders geregelten Haftung durchaus interessant sein. Sprechen wir vom kleinen Rahmen wäre das beispielsweise die Unternehmergesellschaft, auch als UG (haftungsbeschränkt) oder Mini-GmbH bekannt. Diese ist jedoch dazu verpflichtet nach dem Handelsgesetzbuch wie eine GmbH zu bilanzieren, was ohne Vorkenntnisse weitaus komplexer ist.

Insofern empfehle ich dir gerade am Anfang eher als Personengesellschaft in der Form des Einzelunternehmers oder der Gemeinschaft bürgerlichen Rechts (GbR) zu starten und die Vorteile der vereinfachten Buchhaltung zu nutzen. So kannst du die Buchhaltung kostenlos oder mindestens zu deutlich geringeren Kosten realisieren.

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