Change Management als Treiber deines papierlosen Büros

Change Management als Treiber deines papierlosen Büros

„Change Management? Herr Nünningshoff, ich bitte Sie. Was sollen wir denn damit? Wir sind so flexibel aufgestellt, dass wir dafür nicht extra noch ein Projekt brauchen“ So habe ich es mehrfach von meinen Kunden gehört. Mit dem Wort Change Management verbinden leider sehr viele Menschen etwas Schlechtes. Das mag vielleicht damit zu tun haben, dass mit einem Change, also mit einer Veränderung von etwas, immer der Verlust von bekannten und gewohnten Dingen oder Umständen.

Was versteht man unter Change Management eigentlich?

Man könnte den Trendbegriff „Change Management“ auch sehr gut mit „Management der Veränderung“ oder „Veränderungswesen“ übersetzen. Wie auch immer man es nennen mag, geht es um Veränderung von Umständen und Rahmenbedingungen. Die Wissenschaftler Roethlisberger und Mayo sowie später ergänzt durch Lewin und Kotter entwickelten in den Dreißigern das Management der Veränderung.

Vor der Entwicklung jedoch untersuchten sie die Umstände sehr intensiv und machten dabei eine überaus interessante Entdeckung: Die Leistungsfähigkeit eines Menschen wird stärker durch die für ihn aufgebrachte Aufmerksamkeit beeinflusst, als durch die ihm gesetzten Rahmenbedingungen. Sehr salopp könnte man an der Stelle sagen, dass Lob und Anerkennung eine größere Auswirkung auf deine Leistungsfähigkeit haben als beispielsweise eine Gehaltserhöhung im Job. Interessant ist neben der Tatsache an sich im Change Management natürlich vor allem der Prozess hin in diesen Zustand.

Wegabschnitte im Change Management

Kurt Lewin hat also Folge aus den Erkenntnissen der Forschung ein eigenes Modell entwickelt. Dabei unterscheidet er im Change Management folgende drei Abschnitte:

  • Unfreezing – Auftauphase und Abwendung vom alten Prozess
  • Moving – Bewegungsphase mit dem Drang hin zur neuen Eigenschaft
  • Refreezing – Einfrierphase des Prozesses

Während diese drei Phasen sehr global formuliert sind, verfeinerte John P. Kotter diese Basis in ein 8-Phasen-Modell. Hierbei bezieht er seine Auffassung des Change Management schon sehr konkret auf die unternehmerischen Aspekte und formuliert diese auch entsprechend:

  • Gefühl der Dringlichkeit vermitteln
  • Führungskoalition aufbauen
  • Vision und Strategie entwickeln
  • Vision kommunizieren
  • Hindernisse aus dem Weg räumen
  • Kurzfristige Erfolge sichtbar machen
  • Veränderung weiter antreiben, nicht nachlassen
  • Veränderungen in der (Unternehmens-)Kultur verankern

Kotter beschreibt hier aus meiner Sicht sehr schön die einzelnen Stadien, die wir als Mensch durchlaufen. Dabei ist es eigentlich ziemlich egal, ob wir das als Privatperson, Mitarbeiter oder Unternehmer erleben. Die Überschriften der Phasen lassen sich entsprechend anpassen und sind damit universell einsetzbar.

Change Management vs. Komfort-Zone

Es gibt etwas in unserem Leben, was sich Komfort-Zone nennt. Das sind jeweils die Bereiche, in denen wir uns wohl fühlen. Das kann sowohl geographisch ein Ort, ein Land oder eine Landschaft sein aber auch ein Personenkreis, eine Beschäftigung oder irgendetwas anderes. Ich wohne zum Beispiel in Duisburg. Hier wohne ich schon seit einiger Zeit, renoviere gerade ein Haus, meine Kinder gehen hier in den Kindergarten und mein Büro habe ich auch hier. Freunde und Bekannte leben um die Ecke und man sich schnell mal auf einen Freitagabend treffen.

Gäbe es nun irgendeinen Grund dass ich nach Berlin, München oder Zürich umziehen müsste, wäre das für mich ein Schritt aus meiner Komfort-Zone heraus. Weder renoviere ich dort ein Haus für meine Familie noch sind Freunde oder Bekannte dort. Ich habe dort kein Lieblingsrestaurant, keine Lieblingsbar und einfach alles ist neu für mich. Würde ich diesen Schritt gehen, verließe ich mein gewohntes Umfeld und würde es gegen eine unsichere, vage und vollkommen neue Situation einlösen. Wer sich das einfach mal vorstellt, wird eine gewisse innere Panik irgendwo versteckt verspüren. Das Herausgehen aus der Komfort-Zone ist überhaupt nichts schlimmes, aber in jedem löst es kurz ein flaues Gefühl aus.

Das Change Management ist der Weg aus der Komfort-Zone

Und hier beginnt die erste Phase des Change Management. Der Grund warum du oder ich unsere Komfort-Zone verlassen, muss mit einem dringenden Grund zu tun haben. Wie dringend der Grund ist hängt am Ende davon ab, wie dringend du ihn machst. Nehmen wir mal ein total blödes Beispiel, was das Ganze aber sehr deutlich macht.

Du bestellst ein paar Schuhe im Internet und bekommst diese auf Rechnung geliefert. Die Schuhe nutzt du, aber die Rechnung zahlst du nicht. Was passiert? Nach ein bis zwei Wochen bekommst du eine Mail vom Schuhladen mit der Bitte die Rechnung zu bezahlen. Aber da reagierst du einfach nicht drauf. Es folgt das zweite und dritte Schreiben, was immer konkreter in der Konsequenz wird. Bei der dritten Mail wird dir dann vermutlich damit gedroht, dass das Mahnverfahren eröffnet wird. Machst du weiterhin nichts, bekommst du Post von einem Anwalt eines Inkasso-Büros und wenn du dann weiter nichts tust gibt es einen gelben Brief mit dem gerichtlichen Mahnverfahren.

Was ist jetzt passiert? Du warst bis zum Ende die ganze Zeit in deiner Komfort-Zone. Der Schuhverkäufer jedoch möchte gerne sein Geld haben. Also setzt er dir immer mehr zu und wird mit den Konsequenzen immer konkreter. Und wie es in einem Rechtsstaat wie unserem ist, landet die Nummer am Ende vor Gericht. Während man in dem Beispiel die erste Rechnung ignorieren konnte mit der Konsequenz, dass eine Aufforderung kommt, geht das bei einem Verfahren nicht mehr. Hier gibt es am Ende ein Urteil, ein paar Kosten und wenn du weiter nicht zahlst am Ende eine Pfändung. Dann ist allerhöchste Dringlichkeit geboten.

Mach die Dinge wichtig

Das papierlose Büro wird nicht einfach an deiner Tür klingeln und um Einlass bitten. Arbeitest du heute mit Papier ort- und zeitgebunden an einem Schreibtisch und hast den innigen Wunsch das in Zukunft flexibler gestalten zu können, bist du derjenige Treiber, der es in Gang setzen muss. Je nachdem wie hoch dein Grad der Überzeugung ist (Stichwort: Achtsamkeit und Beachtung einer Sache) wirst du das Thema umsetzen oder nicht.

Warum funktionieren denn Umstrukturierungs-Maßnahmen in Unternehmen nicht? Wieso finden neue Kollegen keinen Anschluss? Oder weshalb funktionieren Diäten angeblich nicht?

Wir Menschen sind es, die die Dinge für uns selbst so wichtig und dringend machen müssen, dass sie die entsprechende Beachtung in uns selbst finden. Ich kann vom Sixpack träumen und mich an jedem zweiten Januar des Jahres wieder aufregen, dass ich es nicht geschafft habe. Es liegt aber niemals an anderen, sondern ausschließlich an uns selbst. Ich und du sind die Taktgeber unseres eigenen Change Managements. Wir bestimmen für uns selbst, wann wir in welche Phase eintreten und ob wir das überhaupt tun. Das wiederum entscheidet am Ende darüber, ob wir die Veränderung, den Change, dann auch wirklich machen.

Übrigens: es ist nicht schlimm und schon gar nicht verwerflich etwas nicht zu tun.

Nur weil alle nach dem papierlosen Büro, dem Sixpack oder dem neusten Smartphone schreien muss das für dich nicht richtig sein. Wenn es für dich nicht die Dringlichkeit hat um zu einem Change zu führen, ist das kein Nachteil deiner Person oder deiner Persönlichkeit. Es ist deine eigene Meinung und die darfst du natürlich gegen alle anderen haben.

Wichtig ist nur: mach die Dinge in deinem Leben so wichtig und dringend, wie du sie haben willst!

Plane in Schritten und nicht mit dem Big Bang

Wenn du an einem Donnerstag über das papierlose Büro liest, dir Freitag einen Plan machst und ab Montag nur noch papierlos arbeiten willst, wird das Vorhaben nur unter größtmöglichem Einsatz und unter der Verwendung von viel Energie funktionieren. Natürlich gibt es immer wieder Dinge im Leben, die wir in einem Zug machen müssen. Ich kann nicht über mehrere Monate und Jahre umziehen, Zimmer für Zimmer. Das muss in einem Rutsch passieren. Das papierlose Büro jedoch kannst du in mehrere Teilbereiche unterscheiden und diese nacheinander umstellen.

Klappt etwas in deinem Office nicht so wie du es dir wünscht, liegt es immer daran, dass du das Thema nicht ausreichend wichtig und dringend machst. Mach dich dabei nicht verrückt mit Dingen, die dir nichts bedeuten. Ignoriere diese halt einfach und entferne sie. Ist dir aber etwas wirklich wichtig und du möchtest es umsetzen (oder musst, weil ein externer Faktor dies bedingt), bist du gut damit beraten die Change-Phasen nach Kotter zu durchlaufen. So stellst du am Ende sicher, dass die Veränderung von dir vollständig getragen und unterstützt wird.

Veränderung bedeutet immer Entwicklung. Selbst wenn wir etwas angehen und daran scheitern, haben wir etwas verändert und festgestellt, dass speziell dieser Weg nicht dazu beigetragen hat unser Ziel zu erreichen. In der Podcast-Folge 18 habe ich das Thema schon einmal aufgegriffen Für die Zukunft wissen wir also, dass wir diesen Weg nicht erneut gehen müssen, sondern unsere Konzentration auf andere Optionen legen müssen. Dennoch erweitern und entwickeln wir in diesen Momente unseren Erfahrungsschatz und wachsen an der Sache. Und das finde ich eine extreme wichtige Erkenntnis zum Abschluss des heutigen Beitrags:

Wir scheitern nicht, sondern wir entwickeln uns!

1 Kommentar

  • Vielen Dank für diesen super Artikel !

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