Die Archiv-Struktur: Wie du mit der richtigen Struktur zu mehr Ordnung, Zeit und Freiheit gelangst

Die Archiv-Struktur: Wie du mit der richtigen Struktur zu mehr Ordnung, Zeit und Freiheit gelangst

Was verbindest du mit dem Begriff „Archiv“? Nicht wenigen fällt sofort der Staub ein, den man hier gut und gerne finden kann. Das ist aber nicht der Punkt auf den ich eingehen möchte. Viel wichtiger finde ich in einem Archiv die Ordnung. Immerhin ist dort meist eine sehr große Datenmengen unterschiedlicher Dokumente vorzufinden, die in irgendeiner Weise strukturiert und wieder auffindbar abgelegt werden müssen.

Mehr Ordnung im Archiv ist eine Kunst

Jeder kennt es vermutlich selbst wenn es „nochmal eben“ auf den Dachboden oder in den Keller geht um etwas zu holen. Meist verbringt man dort dann einige Zeit bevor man die gesuchte Sache gefunden hat, wenn man sie überhaupt findet. So solltest du deine Dokumente natürlich nicht ablegen. Weder privat noch geschäftlich wird dir irgendjemand die Verlängerung einer Frist einräumen wenn du ihm oder ihr erklärst wie chaotisch dein Archiv aussieht.

Das papierlose Büro ist eine großartige Sache, aber so großartig sie ist so viel Potential birgt sie auch, das Chaos außerhalb der Sichtweite zu verursachen. Insofern solltest du von Anfang an eine klare Struktur haben, nach der du Dokumente und Unterlagen in deinem digitalen Archiv ablegst. Üblicherweise lassen alle großen Cloudspeicher-Dienste eine sehr freie Wahl bei der Ordnerstruktur zu, so dass du dich dort entsprechend frei entfalten kannst.

Mehr Zeit ist der Lohn

Ich habe bei mir und bei vielen meiner Kunden die Erfahrung gemacht, dass es sehr viel Zeit spart, wenn du dir VOR der Einrichtung deines digitalen Archivs Gedanken um die Struktur machst. Dabei ist es nicht immer einfach die richtige Struktur zu finden. Ein guter Anhaltspunkt ist hierbei aber immer wieder das Unternehmen. Das gilt auch für dich, wenn du dir privat eine Cloud als Archiv einrichtest. Ein Unternehmen hat immer bestimmte Bereiche. Es gibt den Einkauf, die Herstellung, den Verkauf, das Personal, die Immobilien und je nach Ausrichtung noch weitere, unterschiedliche Bereiche.

Als Privatperson oder Unternehmer hast du in deinem Leben auch immer diese Bereiche. Dort kannst entsprechend einen Ordner in der Struktur für vorsehen. Mietverträge, Makler-Rechnungen sowie Instandhaltungs-Arbeiten kannst du doch perfekt in dem Ordner Immobilien ablegen. Der Einkauf muss nicht der Einkauf von Maschinen sein. Er kann genau das sein, was du halt gerade für dich oder dein Unternehmen einkaufst.

Unterhalb dieser ersten groben Struktur kannst du dann beispielsweise mit Firmennamen auf der Ebene der Ordner arbeiten und die Unterlagen dort grob zu sortieren. So sparst du dir viel Zeit ständig eine Struktur anzupassen, zu erweitern oder komplett neu aufzusetzen. Du hast einmal eine Struktur und diese ist für die Ewigkeit belastbar mit deinen Eingaben. Hier zwei Beispiele für dich:

Paginierstempel für Evergreen Dokumente

Für Dokumente die ich nicht nur digital sondern auch im Original aufbewahre nutze ich einen Paginierstempel und hefte diese Dokumente einfach fortlaufend ab. Benötige ich nun den Kassenzettel, weil z.B. mein Ersatzakku defekt ist. schaue ich digital nach und hole den Beleg anschließend aus meinem Evergreen Ordner heraus:

Abgewandeltes ISO 8601 Format für Dateien ohne Original in Papierform

Das ISO 8601 Format schreibt eigentlich folgendes Format vor: 2018-10-01

Ich habe mir die 20 am Anfang, sowie die Bindestriche einfach gespart. So wird für mich aus dem Datum 01.10.2018 das Dateidatum 181001.  Der Vorteil, ich sehe nun in chronologischer Reihenfolge meine Dateien und erkenne am Anfang direkt, ob es sich um ein Evergreen Dokument handelt, was ich in Papierform aufhebe, oder nur um eine digital archivierte Datei:

 

 

Mehr Freiheit für dich bei der Gestaltung und Nutzung des Archivs

Im Ordner mit dem Firmennamen oder einem anderen Begriff kannst du nun die einzelnen Geschäftsvorfälle, Monate oder eine andere von dir gewünschte Einheit als Ordnergröße wählen. In diese legst du dann die entsprechenden Dokumente ab.

Natürlich solltest du bei der Benennung der Dokumente sprechende Begriffe verwenden, nach denen später einerseits suchen kannst. Andererseits sollten diese auch so sein, das sie für jemanden verständlich sind, der deine Archivstruktur nicht kennt. Hier sollte das Datum des Belegs, die Belegnummer und der Aussteller des Beleges mindestens genannt werden. Suchst du eine Baumarkt-Rechnung für eine Maschine, gibt es zwei Wege. Du kannst entweder über die Zeitachse suchen, wenn du diese noch kennst oder über den Namen des Baumarkts. Solltest du einen Maschinen-Verleih betreiben wer hier eine weitere Komponenten für die bessere Zuordnung sicherlich noch passend.

Halte dir bei der Gestaltung immer vor Augen, dass es um deine eigene Freiheit geht. Du bist frei in dem wie du die Dinge beschreibst und ablegst. Das bestimmt aber auch darüber wie viel Zeit du später dafür investieren musst, sie wieder zu finden. Und hier beginnt die echte Freiheit für mich: Mit einer gut gewählten Archivstruktur, die ich heute mit meinem Zeiteinsatz erstelle, kann ich später viel Zeit bei der Suche sparen.

So passiert es heute nicht mehr, dass ich mich auf der Suche nach einem Beleg in meinem digitalen Archiv durch die Dokumente wühle, wie auf der Suche nach dem Schwimmflügeln meiner Kinder auf dem Dachboden.

Wenn du mehr erfahren möchtest, empfehle ich dir meinen Online-Kurs. Dort zeige ich dir wie ich mein digitales Archiv aufgesetzt habe. Außerdem gebe ich dir viele Tipps, die du zu deinem Vorteil nutzen kannst. Insgesamt umfasst der Kurs rund 12 Stunden Video-Material. In diesen lernst du wie du dein papierloses Büro von Beginn an aufsetzt ohne strukturelle Fehler dabei zu machen.

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