Es lebe der Workflow – Die Macher-Challenge 2018 für dich

Es lebe der Workflow – Die Macher-Challenge 2018 für dich

Workflow hin – Workflow her ! Am Ende geht es immer darum, dass dieser möglichst effizient designed ist und du am besten nichts mehr damit zu tun hast. Wie du sicherlich schon mitbekommen hast, bin ich ein großer Verfechter effizienter Abläufe in einer Unternehmung. Egal wie groß dein Unternehmen ist – ob Freelancer oder Aktiengesellschaft – Produktivität kann niemals schaden. Und besonders weit vorne sind immer diejenigen, die den produktivsten Workflow gestaltet haben.

2018 soll dein Jahr werden? Dein papierloses Büro soll im nächsten Jahr Wirklichkeit werden? Dann solltest du jetzt anfangen es zu planen.

Sowohl in meinem Podcast von Freitag „PPP081 Es nützt doch alles nichts“ als auch in der gestrigen Piratenfolge von Enrico zum dritten Advent haben wir das Thema „Planung“ aufgegriffen. Warum Planung das A und O ist und wie du dein papierloses Büro im nächsten Jahr umgesetzt bekommst, kann ich dir heute nicht in einem Beitrag beschreiben, aber einen Kickoff dazu geben.

Was ist überhaupt ein Workflow in meiner Definition?

Der Anglizismus steht übersetzt für nichts anderes als den „Arbeitsfluss“. Gemeint ist damit vor allem die Aneinanderreihung oder auch Verkettung von verschiedenen Prozessen die von einem Startpunkt ausgehend zu einem Zielszenario benötigt werden. Beispielsweise ist es ein Workflow, wenn du als Unternehmer eine Rechnung schreibst. Anstoß dazu ist immer ein bestimmtes Ereignis, beispielsweise der Abschluss der vereinbarten Arbeiten oder das Monatsende.

Hier ist immer der Startpunkt. Von hier aus ist der nächste Arbeitsschritt, dass du dein Rechnungsprogramm oder deine Excel-Vorlage öffnest. Schritt drei ist dann die Eingabe der Empfängerdaten und des Datum. Im nächsten Schritt muss dann die Leistungsbeschreibung sowie der Abrechnungssatz eingetragen werden. Danach wird das Dokument versandfähig gemacht, entweder durch einen Ausdruck in Papierform (böse) oder als digitales Dokument (lieb). Die Prozesskette findet nun ihren Abschluss im Versand der Rechnung an den Empfänger.

Das „Rechnung schreiben“ ist für sich selbst ein Workflow, gehört aber auch gleichzeitig in die nächstgrößere Workflow-Kategorie der Unternehmensprozesse. Hier wird klassischer Weise von der ganz großen Sicht auf die einzelnen kleineren Arbeitsschritte herunter gebrochen. Und genau in diesen kleineren Prozessen ist es sinnvoll den Weg ins papierlose Büro zu suchen. Nur weil der CEO eines Unternehmens sagt: „Wir machen jetzt das papierlose Büro“ passiert erst mal noch gar nichts. Die wirkliche Arbeit beginnt dann, wenn die kleineren Teilschritte eines Workflows beschrieben und geplant werden.

Und da ist es schon wieder: Planung

In meinem Podcast von Freitag habe ich ja sehr intensiv über das Thema „Gewohnheiten“ gesprochen. In der Studie, die ich dort angeführt habe, dauerte es rund 66 Tage beziehungsweise Wiederholungen, bis ein Arbeitsschritt zu einer Gewohnheit wurde. An der Stelle möchte ich dich motivieren NICHT alles in Gewohnheiten zu gießen.

„Nünninghoff, hast du noch alle beisammen?“

Ja, mir ist bewusst, dass ich sowohl im Podcast als auch gerade schriftlich gesagt habe, dass du mit Gewohnheiten produktiver bist. Aber um einmal beim Beispiel „Rechnung schreiben“ zu bleiben: ist der Prozess wirklich produktiv? Ein Zeitmanagement Experte wie Ivan Blatter würde vermutlich schreiend in den Wald laufen, wenn er den Prozess so sieht. Was aber ist dann ein effizienter Workflow?

Es kommt darauf an 🙂 Worauf? Vor allem geht es darum wie häufig du diesen Arbeitsschritt anwenden musst. Jemand der zehn Rechnungen im Monat stellt, benötigt den Workflow weitaus weniger häufig, als ein Unternehmer mit einem Online-Shop der tausend Rechnungen pro Monat an seinen Kunden stellt. Gehen wir einfach mal hypothetisch davon aus, dass beide Unternehmer den gleichen Prozess haben und 2 Minuten für die Erstellung der Rechnung benötigen. Dann verbringt Unternehmer A mit seinen 10 Rechnungen pro Monat rund 20 Minuten damit. Hingegen braucht der Unternehmer B mit tausend Rechnungen 2.000 Minuten dafür, was umgerechnet 33,34 Stunden sind. Das sind etwas über 4 Arbeitstage, die er theoretisch mit dem Rechnungen schreiben verbringt.

Kommen wir einmal zur Workflow-Macher-Challenge

In habe sowohl privat als auch vor allem in meinem beruflichen Leben sehr gute Erfahrungen mit sogenannten Challenges gemacht. Darunter verstehe ich speziell die Herausforderung etwas Neues zu tun. Etwas, das ich bis dato so nicht gemacht habe und was meinen täglichen Ablauf ein wenig durcheinander bringen darf. Am Ende ist jedoch immer wichtig, dass hierbei ein zählbares Ergebnis erreicht wird beziehungsweise werden kann. Meine letzte Challenge mit Jens und Enrico kennst du vielleicht noch, als es für uns darum ging die unternehmerischen und privaten Belege möglichst digital zu erhalten.

Aus der Community weiß ich von dem ein oder anderen, dass er diese Challenge für sich mit gemacht hat. Dabei sind streckenweise wichtige Erkenntnisse für mich zum Vorschein getreten, die mir bis dato nicht bekannt waren. Gleiches berichten Jens und Enrico und auch das ein oder andere Community-Mitglied. Vor allem aber war die Challenge „anfassbar“ für jeden von uns und am Ende ein voller Erfolg.

Eine Challenge zum Mitmachen mit einem konkreten Beispiel

Wie du aus dem Podcast vielleicht weißt veranstalte ich am 19.01.2018 in Düsseldorf einen Workshop für diejenigen, die bereits auf dem Weg zum papierlosen Büro sind. Grundvoraussetzung für die Teilnahme ist vor allem der ein oder andere schiefe Workflow, den wir dann im Workshop selbst gerade biegen wollen.

Was ist aber mit denjenigen, für die der erste Januar 2018 der Startzeitpunkt für ihr papierloses Büro sein soll? Genau für euch möchte ich gemeinsam mit Tobias die ersten Wochen in 2018 nutzen, um das papierlose Büro in 2018 umzusetzen. Warum Tobias? Aus seinen diversen Artikeln hier im Blog weißt du ja bereits, das er mit dem Thema „Papierloses Büro“ selbst noch in den Kinderschuhen steckt. Ein bisschen hier, ein wenig da, einiges gemacht, aber nicht zu Ende gebracht. Der Wunsch von seiner Seite ist es sein papierloses Büro nun endlich einzurichten und dir mit Hilfe von Anleitungen aufzuzeigen, wie er es gemacht hat. Für Rückfragen dazu steht er dir und der Community dann zur Verfügung und gemeinsam wollen wir denjenigen helfen, die mit der Umsetzung ein wenig in Rückstand geraten sind.

Effiziente Workflows definieren

„Der frühe Vogel fängt der Wurm“ oder auch alternativ „Der frühe Vogel kann mich mal“ – Ich glaube fest an den frühe Vogel. Effizienz und Produktivität solltest du nicht erst dann in deiner Unternehmung Einlass gewähren, wenn du ein Problem hast. Wer schon früh anfängt effiziente Workflows zu gestalten, wird sich damit im Zweifel nie wieder beschäftigen müssen. Insofern sollte es dein Bestreben sein deine Arbeitsschritte so detailreich wie möglich zu verstehen, damit du auf dieser Kenntnis aufbauend Automationen für dein papierloses Büro aufbauen kannst.

Das mag im ersten Moment ein wenig überheblich klingen und vielleicht ist es das auch. Die meisten von uns beabsichtigen aber mit ihrem Unternehmen zu wachsen. Mit jedem Prozentpunkt Zuwachs werden aber auch die Prozesse immer weiter belastet. Und lass es mich salopp formulieren: „Wenn ein Prozess scheiße ist, wird er durch mehr Umsatz oder einen häufigeren Gebrauch nicht besser“. Insofern kannst du doch auch direkt vorne weg einmal Zeit investieren, den Workflow gestalten und weißt, dass dieser belastungsfähig ist. (Hinweis: „Wer schnell macht, macht schnell doppelt!?„)

Natürlich ist es irgendwann einmal wieder notwendig diesen anzupassen. Aber du kannst ja Anfang 2018 einen Workflow gestalten, der mindestens deine Jahresziele für 2018 und 2019 „aushält“. Um zurück zu kommen auf das „Rechnung schreiben“-Beispiel. Wenn du heute 10 Rechnungen im Monat schreibst, aber massiv wachsen willst, solltest du dir hochrechnen, wie viele Rechnungen du Ende 2019 schreiben willst. Sind es 20, 100 oder gar 1.000? Je mehr, desto effektiver muss der Prozess sein.

Hast du Lust auf eine Challenge?

Wie du weißt stehe ich auf Herausforderungen. Meine Challenges laufen zwar meist nur 30 Tage, was bei dieser Challenge nicht der Fall sein wird. So wie ich keinem Kunden genau sagen kann, wie lange sein papierloses Büro braucht in der Umsetzung ist es auch bei diesem „Projekt“ noch nicht absehbar.

An der Stelle möchte ich dich einladen, uns zu begleiten. Wenn du noch keinen Vorsatz für das kommende Jahr hast oder deinen Workflow überprüfen möchtest, freue ich mich sehr auf regen Austausch. Ich bin sehr gespannt darauf und hoffe, dass ich und wir mit diesem Beispiel möglichst vielen Community-Mitgliedern und natürlich auch Interessierten von außerhalb auf ihrem Weg in die Papierlosigkeit helfen kann.

Damit wir uns optimal vorbereiten können beziehungsweise deine Fragen direkt bestmöglich beantworten können, würde ich mich freuen, wenn du uns hier kommentierst, was du machst, wo du stehst und vor allem wo du hin willst? Gerne nehmen wir die eine oder andere Idee noch auf oder versuchen mit Hilfe von realitätsnahen Beispielen die Themen darzustellen.

3 Kommentare

  • Keine Sorge, ich renne überhaupt nicht schreiend durch den Wald. :-D
    Ich halte Checkliste, Standardisierungen, SOP bzw. Workflows für hoch-effizient und effektiv! Schließlich muss man sich so nicht jedes mal den Kopf zerbrechen, was als nächstes folgt.
  • Workflows sind genau mein Ding! Natürlich bin ich bei dieser Challenge auch wieder mit am Start. Ich freue mich schon jetzt auf den Austausch mit euch und auf rege Beteiligung seitens der Community!

    Los geht es!

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