Fileee im Test – Die Software & fileeeBox

Fileee im Test – Die Software & fileeeBox

Ein DMS, welches aus Deutschland stammt und somit meine Daten auch hierzulande speichert? Klingt super! Darüber hinaus werden die Dokumente anonym gescannt um automatisch Dokumententitel zu erstellen oder andere Infos wie Rechnungsbeträge oder Kundennummern aus dem Scan zu filtern.

Ich möchte in diesem Erfahrungsbericht fileee durchleuchten.

Als Community Partner haben wir natürlich bereits Unterstützung und Rabatte von fileee erhalten. Dieser Erfahrungsbericht unterliegt allerdings einem objektiven Urteil welches ich mir als Blogger gemacht habe.

Ich habe diesen Test in 2 Bereiche Unterteilt. Der erste (dieser hier) beschäftigt sich mit der Software und der dazugehörigen fileeeBox. Im zweiten Teil gehe ich auf den von fileee zur Verfügung gestellten Scanaufsatz ein und die damit mitgelieferten Möglichkeiten.

Die Software von fileee

Fileee bietet mobile Apps für den Zugriff auf die eigene Software an. Es gibt darüber hinaus auch eine Web-Oberfläche, sodass man jederzeit und von jedem Computer auf die eigenen Daten zugreifen kann.

Die Startansicht von fileee ist im Unternehmsgrün gehalten und kommt sehr schlicht daher.

Neben dem Zugriff auf den eigenen Account und die hinterlegten Daten hat man darunter direkten Zugriff auf gesetzte Erinnerungen, den Scanmodus und die Dokumentensuche.

Auf der rechten Seite öffnet sich standardmäßig immer das Dashboard, indem deine nicht archivierten Unterlagen zu sehen sind. Dir werden dort ebenfalls gescannte Dokumente angezeigt die aktuell auf die Analyse warten.

Sobald die Dokumente analysiert sind kannst du die Datei öffnen und überprüfen ob der Server alle Daten richtig aus dem Dokument gelesen hat, ansonsten kannst du etwaige Passagen anpassen und ändern.

Zu den analysierten Daten gehört beispielsweise die Art des Dokuments. (Rechnung, Vertrag, Brief …) Wenn vorhanden, werden oft die Kundennummern erkannt und sofort ergänzt. Wenn du eine Rechnung gescannt oder in fileee importiert hast wird ebenfalls der Rechnungsbetrag erkannt.

Kontakte in fileee

Sehr praktisch ist auch die Kontaktfunktion von fileee. Aus den Dokumenten werden automatisch die Absender erkannt und in einer Kontaktdatenbank gespeichert.

Du kannst einen Kontakt auswählen um dir sämtliche Dokumente anzeigen zu lassen die du von diesem Kontakt erhalten hast. Darüberhinaus hast du diverse Möglichkeiten mit dem Absender in Kontakt zu treten. Dir werden auch Informationen wie Telefonnummer, Website oder Social Media Kanäle angezeigt, sobald diese öffentlich bekannt sind.

Woher kommen die Dokumente?

Wie bereits oben beschrieben kannst du Dokumente natürlich scannen. Dafür bietet dir fileee einen eingebauten Scanner, welcher die Dokumente zuverlässig und schnell erkennt.

Vielleicht bist du aber auch schon papierlos lebend und hast daher in einem Cloudspeicher deine Daten hinterlegt. Du kannst mit deinem fileee-Konto verschiedene Dienste koppeln um Dokumente direkt aus dem entsprechendem Dienst in dein fileee Konto zu importieren.

Unterstützte Cloudspeicher sind unter anderem: Dropbox, Google Drive, OneDrive, box oder dein eigener WebDAV.

Natürlich kannst du Dokumente, die du per E-Mail bekommst, ebenfalls importieren. Dafür werden dir zwei Möglichkeiten geboten. Du kannst das erhaltene Dokument in deiner Mail-App öffnen und über die „Teilen“ Funktion nach fileee exportieren. Andererseits kannst du die Email einfach weiterleiten. in deinem fileee Account wird dir dafür eine persönliche E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt.

Was wenn ich mal dringend etwas benötige?

Ein papierloses Büro zu führen heißt nicht nur alles digital zu archivieren und damit mehr Platz zur Verfügung zu haben, sondern ebenfalls das bisherige Suchen durch simples finden zu ersetzen.

Dafür hat fileee eine ausgezeichnete Suchfunktion, welche du ebenfalls über die linke Spalte mit einem Tap erreichst. Ein Beispiel einer Suche siehst du hier.

Manchmal benötigt man auch einfach mal das Original-Dokument für Korrespondenzen oder aufgrund von Beweislasten.

Wenn du ein gesuchtes Dokument auswählst, wird dir auf der linken Seite diese Leiste angezeigt.

Du kannst dort anhand eines Beispiels einer Rechnung von Vodafone von mir anschauen welche Daten erkannt und in fileee hinterlegt werden. Aufgrund des Original-Dokuments kannst du im oberen Bereich auf fileeeBox klicken, damit dir die App genau aufzeigt wo das Dokument archiviert ist. Dabei wird dir die Bezeichnung der fileeeBox als auch die Stelle innerhalb der fileeeBox angezeigt.

Du hast desweiteren auch hier nochmal die Möglichkeit in Kontakt zu treten mit dem Absender des Dokuments.

Wenn du deine Dokumente ebenfalls mit Tags archiviert hast, kannst du auf diesem Wege gesuchte Dokumente ebenfalls schnell wiederfinden.

Erzähl mir mehr über diese fileeeBox!

Du hast im Menü auf der linken Seite ebenfalls den Punkt fileeeBox. Wenn du diesen auswählst werden dir alle deine fileeeBoxen angezeigt. Du kannst dort eine auswählen um folglich alle Dokumente innerhalb der fileeeBox sehen zu können.

Du kannst dir auf diesem Wege einen schnellen und intensiven Überblick darüber schaffen welche Unterlagen du in welcher Box hast ohne diese zu öffnen. Sehr praktisch wenn du deine fileeeBoxen irgendwo archivierst und dadurch nicht jederzeit darauf Zugriff hast.

Etwas mehr zur fileeeBox

Die Box besteht aus festem und hochwertigem Karton und ist damit sehr strapazierfähig. Jede Box hat einen Sticker mit einem QR-Code und der Möglichkeit auf Beschriftung daneben. Im Lieferumfang sind noch weitere Ersatzaufkleber dabei, damit du bei Bedarf deine fileeeBox umbenennen und neu in der App registrieren kannst.

Ansonsten findet sich auf dem Deckel oben ein Strichcode, der beim Scannen der Dokumente mit dem Scanaufsatz benötigt wird um das Dokument entsprechend zu archivieren und mit den passenden Informationen in der App zu hinterlegen.

Auf der Linken Seite, wo ebenfalls der Strichcode zu finden ist, kann die Box seitlich aufgeklappt werden um Dokumente hinzuzufügen oder zu entnehmen.

Im inneren Teil des Deckels der Box sind kleine Magneten an den Ecken angebracht um den, ebenfalls mit Magneten ausgestatteten, Scanaufsatz passgenau auf die Box zu clippen.

Was kann fileee für Unternehmen tun?

Ok, ganz ehrlich ich kann dir die Frage nur teilweise beantworten. Ich habe bei meinem Test und meiner Recherche gesehen, dass es auch noch fileee for Business gibt. Welche Vorteile dir dort geboten werden weiß ich nicht, weil ich es mir nicht angeguckt habe. (Asche auf mein Haupt, Sorry)

Auch bei einem privaten Konto kann man allerdings auf das neue Feature fileeespaces zugreifen.

Du kannst dort einen separaten Bereich erstellen, den du mit anderen teilst. Besonders praktisch in der Familie oder in kleinen Unternehmen bzw digitalen Teams. Es können dort alle wichtigen Unterlagen hinterlegt werden auf die jeder Zugriff haben sollte. Zeitgleich können eher privatere Unterlagen im separaten privaten Bereich archiviert werden.

Leider war mir ein Test des fileeespaces bisher nicht möglich. Sobald ich das mit André ausführlich testen konnte werde ich diesen Absatz hier ergänzen.

Fazit

Das waren meine Erfahrungen mit fileee als Software und der fileeeBox. Ich bin positiv überrascht von dem Anbieter und seinem Service und kann ihn jedem der nicht gerade Bock auf Evernote hat ans Herz legen. Zudem ist es gut zu Wissen, dass die eigenen Daten auf deutschem Boden bleiben, wodurch fileee in gewissermaßen interessanter ist als beispielsweise Evernote. just my thougts

Im nächsten Artikel möchte ich mich dem Scanaufsatz von fileee widmen. Mit diesem Teil hat fileee bei total den Vogel abgeschossen. So begeistert war ich schon lange nicht mehr von einem Gadget. Sei gespannt!

Ich hoffe du konntest einen guten Einblick gewinnen. Hast du bereits selbst Erfahrungen mit fileee gemacht? Wenn ja teile uns deine Erfahrung doch in den Kommentaren mit.

Ansonsten wünschen wir dir viel Erfolg auf deinem Weg.

Dein Paperless Pioneers Team

 

PS: Ich habe eine wichtige Sache fast vergessen. Solltest du dich mal dafür entscheiden fileee den Rücken zu kehren und möchtest all deine Dokumente in einen anderen Dienst exportieren, bietet dir fileee in der Web-App folgenden Punkt bei deinen Accountdetails.

Ich persönlich finde, simpler kannst du deine Daten nicht aus einem Dienst exportieren dem du den Rücken kehren willst. Respekt dafür!

Noch keine Kommentare vorhanden.

Was denkst du?

PPC04 | Köln

Ticket sichern!

ON AIR

Wir empfehlen

FastBill



Bewertungen

Erfahrungen & Bewertungen zu André Nünninghoff
Paperless GmbH, Landgutweg 2, 28355 Bremen, Deutschland
| fon: +49 800 / 24 222 22 | email: team@paperless.gmbh