Im Test: Brother ADS-2800W Scanner

Im Test: Brother ADS-2800W Scanner

Darf ein Paperless Pioneer eigentlich einen Scanner haben? Natürlich, denn noch haben wir nicht alle Menschen auf der Welt vom papierlosen Büro überzeugt. Und bis dahin wird es natürlich auch Papier geben, was gescannt werden möchte. Zusätzlich, und das müssen wir an der Stelle eingestehen, gibt es einige Dinge im Leben die auch einfach auf Papier gehören. Zeit also, sich mit dem Thema Scanner zu beschäftigen.

Wir freuen uns an der Stelle sehr, dass wir für die Paperless Pioneers Conference 03 in Berlin den Hersteller Brother gewinnen konnten. Hier hat man schon vor einiger Zeit, wie anderenorts auch, verstanden, worauf es bei einem Business-Scanner ankommt. Für diesen Beitrag wurde uns von Brother der Scanner ADS-2800W aus dem Portfolio zum Testen zur Verfügung gestellt. Hierfür möchten wir uns vorab bedanken. Außerdem sei an der Stelle erwähnt, dass es sich hierbei um einen Test und eine Beschreibung aus unserer Sicht handelt und keinen bezahlten Werbebeitrag.

Worauf kommt es bei einem Scanner an?

Die Frage ist so schwierig zu beantworten, dass wir darauf nur mit unseren Bedürfnissen antworten können. Wir Paperless Pioneers brauchen vor allem einen guten Scanner, der schnell und qualitativ hochwertig arbeitet. Unsere Anforderung ist nicht nur ein Einzelscanner, sondern eine teamfähige Lösung, die am besten auch wireless funktioniert. Noch was? Natürlich, hohe Scanqualität bei gleichzeitig geringen Kosten. So, und wo ist die Wollmilchsau nun?

Der Brother ADS-2800W in der Vorstellung

Heute möchten wir euch das Modell ADS-2800W vorstellen. Erstmals ging der Dokumentenscanner Anfang 2016 an den Markt und hat somit schon eine entsprechende Marktreife, die Kinderkrankheiten in der Technik sowie der Software ausschließt. Das klingt für den Einstieg schon mal sehr gut und wir sind gespannt auf das, was uns in der Verpackung erwartet.

Der Scanner ist im Wesentlichen funktional und unauffällig. Als Designerstück ist er mit Sicherheit nicht geeignet, aber mir sind wenige Büros bekannt, wo dies die Anforderung ist. Wir möchten uns auch vielmehr mit der Technik und der Leistung beschäftigen, so dass wir das Design und Aussehen mit „ok und passt“ abtun wollen. Ein funktionales Design hat aus unserer Sicht immer den Vorteil, dass es keine Gadgets gibt, die einen bei der Arbeit damit oder daran stören könnten.

LAN- und WLAN-fähig sowie lernfähig

Der Dokumentenscanner kann sowohl per Kabel in ein Netzwerk integriert werden, als auch per WLAN. Das hilft den Kabelsalat am Techniktisch einzuschränken und für Ordnung zu sorgen. Die davon potentiell ausgehende Gefahr ist gleichermaßen gebannt, so dass der Stellplatz des Scanners sehr ordentlich aussieht. Wer mit mehreren Mitarbeitern agiert oder in einer Bürogemeinschaft arbeitet kann einen oder mehrere Scanner im Netzwerk beziehungsweise (W)LAN anmelden.
Wer mit einem LDAP-Server arbeitet kann so von verschiedenen Scannern aus auf das Adressbuch zugreifen. Das macht natürlich dann besonders viel Sinn und generiert einen Vorteil, wenn das Modell innerhalb einer Firma an verschiedenen Stellen genutzt wird, die den gleichen Datenbestand benötigen.

Touch-Screen und die Anbindung an Cloud-Dienste

Wir sind von der Leistung schon etwas beeindruckt, denn laut Hersteller kann der Scanner nämlich 40 Seiten pro Minute scannen (bei einer Auflösung von bis zu 300 dpi in Farbe). Er ist damit schneller als unser ix500 mit 25 Seiten die Minuten. Maßgeblich für die Geschwindigkeit ist hier natürlich die Auflösung. 300 dpi ist eine Auflösung, die für uns vollkommen in Ordnung ist. Der ADS-2800W scannt natürlich auch bis zu einer Auflösung von 600 dpi, die in der Regel nicht genutzt wird, wegen der anschließenden Dateigröße. Wir bekommen selten Post mit mehr als 50 Seiten, was glaube ich auch der Standard beim Einzug in dieser Klasse ist. Mit der mitgelieferten Software scannt er Seiten direkt mit Texterkennung, so dass die PDF später auch entsprechend durchsuchbar ist.

Es gibt zwei tolle Features, die uns besonders beeindrucken, die Befehle erhält der Scanner über einen 9,3-cm-Touch-Screen. Es bedarf ein wenig Übung hier entsprechend zu agieren, da die Bedingung eines Touch-Feldes immer von der Oberfläche abhängig ist. Nebenbei Chips oder ein Nutella-Brot zu essen ist also nicht die beste Idee. Dennoch sind die Menüführung und die Bedienung soweit okay. Wer integrierte Apps und Web-Anwendungen kennt wird vom Funktionsumfang und der Führung enttäuscht sein, aber letztlich setzt sich hier das funktionale Design bei der Bedienung weiter fort. Es ist funktional in der Menüführung und funktioniert.

Kommen wir zum zweiten tollen Vorteil. Der Scanner kann das Dokument in PDF direkt an eine hinterlegte Emailadresse versenden oder aber in eine Verzeichnisstruktur einer Cloud. Werksseitig unterstützt wird dabei die Anbindung an Evernote, Dropbox, OneDrive, OneNote und Google Drive.

Einrichtung des Brother ADS-2800W

Werksseitig wird der Dokumentenscanner mit Treibern für Windows, Mac und auch für Linux ausgeliefert. Damit ist sehr schnell deutlich, dass das Gerät besonders für Büros mit einer Netzwerkstruktur entwickelt wurde. Wir haben das Gerät an zwei verschiedenen Standort ausprobiert und angeschlossen. Einmal war es ein Macbook und das andere Mal ein Sony Vaio.

Aber fangen wir vorne an. Das Gerät ist nicht besonders groß mit den Abmessungen 30,6 x 25,8 x 25 cm. Das Gewicht beträgt knapp 4,5 Kilogramm im aufgebauten Zustand. Geliefert wird der Brother ADS-2800W mit folgenden Zusätzen:
• Netzkabel
• Brother Control Center 4 und dem Nachfolger Brother iPrint & Scan Desktop, Nuance PaperPort 14SE, ABBYY FineReader Sprint V12 (alles für Windows)
o Windows-Treiber: TWAIN, WIA, geeignet für Windows 7 und neuer
• ABBYY FineReader, Sprint; Brother iPrint & Scan Desktop (MacOS)
o MacOS-Treiber: TWAIN, ICA; geeignet für MacOS 10.8 und neuer
Sowohl am Mac als auch am Vaio konnten wir den Scanner mit dem LAN-Anschluss ohne weiteres anmelden und scannen. Natürlich mussten wir es versuchen den Scanner im WLAN anzumelden. Mit dem üblichen Empfänger und ein wenig Geschick im Menü ist es uns aber gelungen. Wir haben jedoch jeweils nur mit einem Gerät getestet, so dass wir die Funktion, mit mehreren Arbeitsplätzen auf das Gerät zuzugreifen, nicht testen konnten.

Besonders interessante Funktionen für die Pioneers

Ich kann mir an der Stelle nicht verkneifen dich auf einige Funktionen aufmerksam zu machen, die technisch schon „olalá“ sind und für dich einen deutlichen Vorteil bieten. Ich erwähnte bereits, dass der Scan direkt per Email verschickt auch in einer Cloud abgelegt werden kann. Doch auch in diverse Anwendungen wie Text- und/oder Bildbearbeitungsprogramme kannst du den Scan direkt hinein „schicken“. So haben wir als Test eine Gesprächsnotiz direkt als Bild gescannt und konnten darauf direkt weitere Notizen vornehmen. Anbei einmal die Übersicht der Möglichkeiten, die vom Hersteller beschrieben wurden:
• Scan-to-SMB
• Scan-to-FTP/SFTP
• Scan-to-USB (-Speicher)
• Scan-to-Email (mit mitgelieferter Software)
• Scan-to-Email-Server
• Scan-to-File (mit mitgelieferter Software)
• Scan-to-Image (mit mitgelieferter Software)
• Scan-to-Cloud
• Scan-to-OCR-PDF (mit mitgelieferter Software)
• Scan-to-Sharepoint
Damit kannst du fast jedes Dokument bereits im Scanner so voreingestellt scannen, dass es das richtige Format für die weitere Verwendung hat. Während des Scannens kannst du leere Seite überspringen und diverse Filter arbeiten lassen. Aus unserer Sicht ist der Brother hier ein echter Kumpel in der Zusammenarbeit am Posteingang. Speziell mit dem Scan-to-Mail kannst du deine Dienstleister für beispielsweise die Buchhaltung direkt erreichen. Der Brother ADS-2800W unterstützt die gängigen Dateiformate JPEG, TIFF und PDF – damit ist er bestens für die Arbeit im Büro aufgestellt.

 

DSGVO-Konformität und Leistung

Im Mai dieses Jahrs tritt die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. Derzeit wirbelt sie einiges auf und viele Unternehmer sorgen sich um die Ausmaße. Laut Hersteller können die Geräte so betrieben werden, dass sie DSGVO-konform sind. Zahlreiche Schutz- und Hilfsmaßnahmen helfen dabei die Kundendaten entsprechend den Vorgaben zu schützen. Bei Interesse oder Fragen bietet Brother einen entsprechenden FAQ-Sheet an (https://www.Brother.de/-/media/pdf/de/dsgvo/faqs20182202.pdf?la=de-de&hash=2F8D1E2709892CCDFED6E91412D886DFE23778C0)
Eine wichtige Kennzahl beim Vergleich von verschiedenen Geräten ist immer die Anzahl der Einzüge pro Minute sowie die Anzahl der Scans. Der Brother-Scanner wartet hier sofort mit der Duplex-Funktion auf. Dieses funktioniert ohne Wenden des Papiers durch den Einsatz von zwei Scannleisten. Ferner verfügt der Scanner im Einzug über einen Sensor, der den Scanvorgang umgehend stoppt, sobald mehrere Seiten gleichzeitig eingezogen werden, so dass beim Scan kein Dokument verloren geht oder vergessen wird.
Die Hersteller-Leistung wird angegeben mit folgenden Werten:
• Papiereinzug: bis zu 50 Blatt (bei 80 g/m²)
• Scanleistung: bis zu 40 Blatt pro Minute oder 80 Bilder pro Minute beim Duplex-Verfahren
• Scanauflösung: 600 x 600 dpi (optisch)
• Empfohlenes Tagesmax: 2.500 Blatt
Man kann sich an der Stelle nun streiten, ob die Werte gut oder schlecht sind. Es gibt immer mindestens ein Modell, was mehr scannen kann oder eine höhere Farbauflösung hat. Uns war jedoch nicht unbedingt wichtig, dass die Leistung besonders herausragt, sondern vielmehr, dass das Gerät zu unseren Anforderungen passt. Und da müssen wir den Hut ziehen und sagen: Die Leistung ist beeindruckend und durchaus markttauglich. Vergleichsmodelle in unserer Anforderungsklasse können die Werte aus unserer heutigen Sicht nicht besonders übertreffen, so dass wir feststellen, dass dieses Gerät sehr gut zu uns passen könnte.

Ein abschließendes Fazit zum Brother ADS-2800W

Der Dokumentenscanner ist aus unserer Sicht absolut brauchbar sowohl für den Einzelunternehmer als auch besonders für Bürogemeinschaften. Die wichtigste Frage ist hier vor allem: Wie viel musst du scannen? Wenn du lediglich 10-20 Seiten pro Woche erhältst, ist das Gerät sicherlich geeignet, aber genauso sicher auch überdimensioniert. Kleinere und mittlere Firmen jedoch mit einem umfangreichen Posteingang oder anderweitig vielen Dokumente, die es zu scannen gilt, haben mit dem Brother-Dokumentenscanner einen verlässlichen Partner.

Uns hat im Test vor allem die Technik begeistert. So ist es mit der Verwendung des Gerätes möglich das Dokument sofort einer digitalen Lösung zuzuführen. Besonders die Anbindung an die Cloud-Dienste ist natürlich perfekt für unsere Belange. Gleichzeitig bietet das Scan-to-Mail natürlich massive Vorteile bei der Bearbeitung, da die Unterlagen sofort demjenigen zur Verfügung gestellt werden können, der sie bearbeitet oder archivieren muss.

Hätten wir einen Daumen, würde dieser bei dem Gerät nach oben zeigen. Es vereint viele Funktionen, die dir in deinem Büro einen Vorteil bieten und dir Zeit sparen. Ob sich das Modell allerdings für dich lohnt im Sinne von „rechnet“ hängt ganz davon ab, welche Bedürfnisse du hast und wie diese mit der Technik gelöst werden.

Wer auf Funktionen wie WLAN, Scan to E-Mail und Scan-to-Cloud-Dienste verzichten kann und wem 3 programmierbare Favoriten ausreichen, der kann alternativ auch zur günstigeren Variante, dem ADS-2400N, greifen.

Wir sagen Danke!

An der Stelle möchten wir uns noch einmal ganz herzlich beim Hersteller Brother für die Bereitstellung des Testgeräts bedanken. Wir waren begeistert einem Gerät mal so „auf den Leim gehen zu können“ und schicken dieses nun mit ein wenig Wehmut wieder zurück. Vielleicht, vielleicht löst es eines Tages ja den vorhandenen Dokumentenscanner bei uns im Büro ab.

Zudem unterstützt uns Brother bei der diesjährigen 03. Paperless Pioneers Conference als Sponsor, so habt auch ihr die Möglichkeit einige Geräte im „Hands On“ zu testen und die geschätzten Kollegen von Brother mit euren Fragen zu löchern 🙂

 

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