Meetings: kurz, interessant, einfach und papierlos Gastartikel by Thomas Mangold

Meetings: kurz, interessant, einfach und papierlos Gastartikel by Thomas Mangold

Meetings sind einer der größten Zeitkiller in Unternehmen und deshalb nicht nur bei Firmen-Chefs gehasst. Aber ganz ohne Meetings geht es leider auch nicht. Daher möchte ich dir in diesem Gastartikel eine Möglichkeit aufzeigen, wie du deine Meetings schnell, interessant, einfach und vor allem papierlos über die Bühne bekommst.

Das Meeting planen

Der erste logische Schritt ist natürlich das Meeting zu organisieren. Dazu müssen ein bis zwei Personen bestimmt werden, die sich um die folgenden Punkte kümmern:

  • Zeit, Dauer, Pausen und Ort festlegen
  • Teilnehmern eine Termineinlagen senden
  • Eine Evernote-Notiz oder ein Evernote-Notizbuch zum entsprechenden Meeting erstellen.
  • Mit allen Teilnehmern diese Notiz oder dieses Notizbuch teilen

Da wir nur mit Evernote und E-Mails arbeiten funktioniert das alles, ohne das ein einziges Blatt Papier verschwendet wird.

Hier ein Beispiel der Evernote-Notiz eines Trainermeetings in einem Fitnessstudio:

Damit sind die Vorbereitungsarbeiten aber noch nicht ganz abgeschlossen. Schließlich gilt es noch das nötige Equipment zu organisieren und sich zu den einzelnen Programmpunkten Wissen anzueignen. 

Kümmern wir uns zunächst um das Equipment, bzw. um die Frage wer kümmert sich um was? Je eher geklärt ist wer, was, bis wann vorzubereiten hat, umso besser ist das natürlich.

So weit, so gut. Nun haben wir aber noch einen wichtigen Punkt in der Vorbereitung des Meetings vor uns, der entscheidend dafür ist, wie schnell das Meeting über die Bühne gehen kann.

Und dieser Punkt lautet: alle Mitarbeiter sollten wissen worum es im Meeting geht und sich entsprechend darauf vorbereiten können. Daher brauchen wir noch eine weitere Notiz (ich nenne sie „Vorbereitungsarbeiten“).

Nehmen wir nun den ersten Punkt der Agenda unseres Trainer-Meetings als Beispiel her:

Du siehst hier den Ausschnitt zum ersten Punkt der Agenda aus der Notiz „Vorbereitungsarbeiten“.

Was passiert in herkömmlichen Meetings unter den Punkten „Dienstplan Dezember“ und „Urlaube Trainer 2018“?

Ich verrate es dir:

Die Trainer nehmen ihren Kalender zur Hand, vergleichen den Dienstplan mit ihren privaten Terminen und dann beginnt das große Tauschen.

Ähnlich wird es wohl unter dem Punkt „Urlaube 2018“ laufen. Der eine oder andere wird vielleicht schon genau wissen, wann er auf Urlaub gehen will. Der andere hat vielleicht noch gar keinen Plan und beginnt sich erst im Meeting damit auseinanderzusetzen.

Mit dem Ergebnis: Diese beiden Themen werden wohl schon das Zeitguthaben für den ersten Punkt des Meetings aufbrauchen.

Wie sieht das selbe Meeting mit Evernote aus?

Die Teilnehmer bekommen diese Vorbereitungs-Notiz, indem der Organisator sie mit jedem Teilnehmer teilt.

Alle sehen nicht nur die Themen um die es gehen wird, sondern können schon im Vorfeld ihre Urlaubswünsche in diese Liste eintragen.

So braucht im Meeting nur noch eine Lösung für Problemfälle gefunden werden.

Schwubs – fertig. Danke!

Wenn du jeden Programmpunkt vom jeweiligen Vortragenden ein wenig näher vorgestellt wird, können sich die restlichen Teilnehmer auch schon Fragen überlegen.

Alles in allem trägt diese Vorbereitungsnotiz also unheimlich dazu bei, die Zeit im Meeting zu verringern.

Die Meeting-Regeln

Natürlich macht es Sinn, dass alle Meeting-Teilnehmer die Regeln kennen. Denn nur wenn es Regeln für ein Meeting gibt, wird es auch flott über die Bühne gehen.

Sinnvoll ist es da natürlich, die Meeting-Regeln ebenfalls in eine Evernote-Notiz zu schreiben, auf die jeder Zugriff hat.

Das Meeting durchführen

Nachdem nun alles bestens vorbereitet ist, können wir in die Durchführung des Meetings gehen. Anhand der Agenda und der Vorbereitungs-Notiz gibt es ja einen klaren roten Faden, anhand dessen man durch das Meeting geht.

Das Meeting protokollieren

Im Normalfall schreibt sich irgendjemand im Meeting die Finger wund, um das Ganze dann in die Form eines Meeting-Portokolls bringen zu können, das dann wiederum an alle Teilnehmer gesendet wird.

Ich halte das für eine blöde und zeitraubende Idee. Die bessere Variante ist es doch, aus der Agenda-Notiz gleich das Protokoll zu machen.

Alles was du dazu tun musst ist, unterhalb der Teilnehmer noch eine Liste für die Aufgaben hinzufügen, sowie Platz für diverse Dateien und Präsentationen, für Bildmaterial und ein kurzes schriftliches Protokoll zu lassen.

Aus jedem Meeting ergeben sich in der Regel Aufgaben. Diese werden im Laufe des Meetings in der Aufgabenliste (wer macht was bis wann?) eingetragen. Somit ist ganz klar, wer nach dem Meeting welche Handlungsschritte zu setzen hat.

Alle Teilnehmer die mit Powerpoint- oder Keynote-Präsentationen gearbeitet haben, fügen diese nach dem Meeting in die Notiz ein.

Sollte mit Flipchart oder Whiteboard gearbeitet worden sein, kann das einfach abfotografiert werden und die Fotos landen ebenfalls in dieser Notiz.

Diverse Fragen und weitere Infos die während des Meeting beantwortet wurden, können dann in schriftlicher Form nochmals „Protokoll“ dazu getippt werden.

Bumm! Protokoll fertig. Versenden fällt übrigens weg, denn es hat ja jeder Teilnehmer Zugriff auf diese Notiz. Im Idealfall ist dein Protokoll also in Echtzeit geschrieben und noch während des Meetings fertiggestellt.

Herrlich oder?

Alles was du jetzt noch tun musst ist, das Protokoll an einem vorher bestimmten Ort in Evernote zu archivieren.

Das Fazit

Wenn du Meetings in dieser Art und Weise vorbereitest, durchfuhrst, protokollierst und archivierst, sparst du den Meetingteilnehmern und dem Unternehmen nicht nur sehr viel Zeit, sondern du benötigst im ganzen Ablauf auch kein einziges Blatt Papier.

Herrlich oder?

Viel Erfolg bei der Umsetzung.

Liebe Grüße aus Wien,

Thomas

 

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