Mein smartes Ziel 2018: papierlos arbeiten!

Mein smartes Ziel 2018: papierlos arbeiten!

Im gestrigen Artikel von André hat er ja schon alles verraten, was mich Anfang 2018 beschäftigen wird. Die Idee ist uns relativ spontan gekommen und ehrlich gesagt war ich vor allem der Grund dazu. Wie du in dem einen oder anderen Artikel hier auf dem Blog ja bereits von mir lesen konntest, befinde ich mich auch im Umstellungsprozess auf ein papierloses Büro. Vor allem aber möchte ich papierlos arbeiten können. Das ist allerdings nicht ganz so einfach, wie ich mir das wünschen würde. Vor allem liegt es daran, dass ich meine Arbeitsprozesse bei der Planung nicht ganz zu Ende gedacht habe. Somit endet auch der papierlose Prozess genau dort und geht danach in Papierform weiter. Wie gewonnen, so zerronnen.

Was ist eigentlich mein Business und warum papierlos?

Ich tue mir ehrlich gesagt schwer damit besonders selbstdarstellerisch mein Geschäftsmodell zu erklären. Erst einmal bin „nur“ nebenselbstständig und mein persönliches finanzielles Glück hängt nicht zwingend von diesem Nebengewerbe ab. Ich habe einen Vollzeit-Job den ich gerne und voller Elan mache und eine Familie, der ich ohne jegliche Einschränkungen gerecht werden möchte. Insofern habe ich relativ wenige Verpflichtungen aus meinem Nebengewerbe, die sein „müssen“.

Mein Angebot und mein Service besteht vor allem darin Bücher zu schreiben. Ich habe in verschiedenen Konstellationen Ratgeber geschrieben beziehungsweise mitgeschrieben zu Themen, die mich begeistern. So findest du beispielsweise bei Amazon einige Titel aus dem Finanz-Bereich, die unter anderem meinen Namen tragen. Daneben betreue ich noch eine Hand voll Kunden mit ihren Online-Shops und Online-Präsenzen. Hier geht es besonders darum die Sichtbarkeit der Beiträge zu erhöhen und organischen Traffic für die Seite des Kunden darüber zu erhalten.

Jeden Monat wieder schreibe ich einige Rechnungen für Auftragsarbeiten oder Umsatzbeteiligungen. Abhängig vom Monat sind das mal nur 3-4 Rechnungen, können aber speziell am Ende eines Quartals auch mal 10 Rechnungen zum Monatsabschluss sein. Alles in allem doch sehr überschaubar. Und das ist auch der Grund weshalb ich heute schon unbedingt damit beginnen möchte meine Buchhaltung und auch alles andere papierlos zu gestalten.

Papierlos Arbeiten bedeutet ortsunabhängig zu sein

Bei aller Arbeit gefällt mir vor allem der Gedanke ortsunabhängig zu arbeiten. Darunter verstehe ich nicht, dass ich ständig in den neusten Coworking-Spaces sitzen muss, sondern einfach nur, dass ich arbeiten kann wo ich will. Warum? Weil alle das gerade wollen? Ja und nein. Ich will es nicht, weil alle es gerade wollen – ich will es weil es für mein Lebensmodell sehr passend ist. Ähnlich wie André bin ich ein absoluter Produktivitäts-Junkie. Dazu gehört unter anderem, dass ich die Zeiten nutzen, die „tot“ sind. Bahnreisen, Flüge oder auch einfach nur Wartezeiten – tote Zeit, die nur die wenigsten zum Arbeiten nutzen

Mit einer Familie im Hintergrund und einem Job, der jederzeit Vorrang hat, bin ich aber nun mal darauf angewiesen mein Business in diesen „toten“ Zeiten zu organisieren. Und in diesen Zeiten bin ich nur selten an meinem heimischen Arbeitsplatz. Insofern ergibt sich daraus zwingend die Notwendigkeit, dass ich mein ganzes Büro online abrufen kann. So erhöhe ich maßgeblich meine Produktivität, nutze die Zeit sinnvoll und kann papierlos arbeiten. Zumindest ist das der theoretische Gedanke.

Papierlos Arbeiten heute – oder der kostengünstige Versuch das Büro online zu gestalten

Ich vermute, dass ich gestartet bin, wie der typische Klein-Unternehmer: preiswert und billig. Man weiß ja nicht, was auf einen zukommt. Von daher habe ich erst einmal alle größeren Investitionen gescheut und mich darauf geerdet mit kostenlosen Tools zu arbeiten. Und so sieht dann mein Setup aus:

Posteingang von Firmenpost

Ich hatte dir ja damals eine Anleitung geschrieben, wie du eine Scanbox bei Dropscan einrichten kannst. Und so habe ich es auch genau gemacht. Auf die Art und Weise wird meine Eingangspost digitalisiert. Das ist echt super angenehm und ich schätze den Service sehr, aber den Prozess habe ich noch nicht zu Ende gestaltet.

Er stoppt nämlich dann auch hier bei mir und geht nicht weiter auf einen Online-Cloudspeicher. Das ist etwas, das ich nächstes Jahr unbedingt noch als Workflow gestalten und umsetzen muss. Gleiches gilt beispielsweise für Schreiben, Vereinbarungen oder Rechnungen, die ich per Mail oder anderweitig digital erhalte. Hier bin ich auch noch sehr schlecht unterwegs, auch wenn es eigentlich so einfach erscheint das umzusetzen.

Das Bearbeiten und Verarbeiten von Text-Dokumenten

Wie schon erwähnt schreibe und bearbeite ich sehr viel. Dazu nutze ich vor allem die Google Instrumente wie Google Docs oder Google Tabellen. Mein Emailfach habe ich ebenfalls bei Google Mails und bin somit vollkommen abhängig davon. Ob das klug ist? Keine Ahnung, aber damit ich mir die Gedanken nicht machen muss speichere ich mir die Daten auch immer noch einmal zusätzlich in der Dropbox und auf meinem Rechner.

Papierlos arbeiten mit Google Tools

Ja genau, auf meinem Rechner. Eigentlich vollkommen dämlich, da ich hier unbedingt in Konzept umsetzen muss, dass sich nach Möglichkeit automatisch so aufstellt, dass die Daten an mehreren Orten digital einseh- und abrufbar sind. Ich habe mich hier noch nicht dazu durchgerungen einen Service zu buchen beziehungsweise etwas anderes als Google-Tools zu verwenden, da es bis dato auch wunderbar so funktioniert.

Kommunikationsmittel sind bei mir hauptsächlich Slack und Skype, sowie natürlich Emails. Für kurzfristige Abstimmungen dann aber ansonsten gerne auch Sprachnachrichten oder alternativ dazu verschiedene Messenger-Dienst wie Whatsapp oder ähnliches.

Das Schönste: Rechnungen und der Postausgang

Offen gestanden gibt es bei mir nur Rechnungen, die in diesem Bereich zu nennen sind. Die Kommunikation gehört für mich in den Bereich der täglichen Arbeit vorher, auch wenn natürlich eine versandte Mail im Postausgang liegt. Gerade Rechnungen, Nutzungsvereinbarungen oder Verschwiegensregelungen sind natürlich von enormer Bedeutung für mein Geschäft. Bei einigen Kunden arbeite ich direkt im Backend der Online-Präsenzen und habe bedingt dadurch Zugriff auf verschiedenen Daten wie beispielsweise Umsätze in einem Online-Shop. Würde mir ein solches Dokument abhanden kommen, wäre ich komplett „nackig“ bei einer Auseinandersetzung.

Insofern bin ich auch hier so unterwegs, dass ich versuche diese Dinge an verschiedenen Orten zu speichern. Aber auch hier glaube ich, dass es etwas Besseres gibt, als den Ausdruck im Ordner unterm Bürotisch.

Evernote, Todoist und Konsorten sind für mich noch ein rotes Tuch

Vermutlich wirst du nun denken „Der steht ja wirklich noch am Anfang“ – und es ist auch wirklich so. Natürlich habe ich in alle Tools schon mal reingeschaut und auch grundlegend den Vorteil eines jeden verstanden, ABER als Gesamtkonstrukt haben sie sich bei mir noch nicht durchgesetzt. Nun muss man an der Stelle aber auch unterscheiden zwischen beispielsweise André, der seinen Job als Paperless Coach hauptberuflich macht und mir, der das nebenberuflich führt. Der Druck ist bei André ein vollkommen anderer, als es bei mir der Fall ist und so fallen Unproduktivitäten auch nicht wirklich ins Gewicht. Vor allem nicht bei den kleinen Mengen, die ich täglich oder vielmehr wöchentlich überhaupt benötige.

Außerdem muss ich offen gestehen, dass ich bei der technischen Umsetzung an mir selbst zweifele. Ich kann dir als Logistiker zwar einen Workflow aus dem chinesischen Bergdorf über Shanghai nach Hamburg und in jedes deutsche Lager aufzeigen und umsetzen, aber wenn es darum geht Evernote mit irgendetwas anderem zu verbinden komm ich mit der weißen Flagge. Hier sehe ich ehrlich gesagt den größten Hebel bei mir und Business, da ich vermute das der Einsatz von Tools maßgeblich zum Erfolg meines Projekts „Papierlos Arbeiten“ beiträgt.

Was ist meine Vision und mein Plan?

Enrico hat irgendwann einmal in einem Podcast erwähnt, dass kein Unternehmer vollständig papierlos arbeiten kann. Spätestens steuerliche Dokumente, Zulassungen oder Lizenzen müssen für eine Prüfung immer im Original im Büro sein. In meiner Funktion ist die Anzahl der Dokumente aber durchaus überschaubar, so dass es kleiner, dünner Ordner ausreichen sollte.

In meiner Vision jedoch spielt der Ordner keine besonders große Rolle. Er ist halt da. Aus verschiedenen Gründen kommt der Lebensstil des digitalen Nomaden für mich nicht in Frage, was mich aber nicht am Reisen hindern wird. Insofern muss ich mir keine Gedanken machen, wohin ich mit dem Ordner muss, denn dieser kann ruhig und gelassen zu Hause stehen bleiben. Der Rest jedoch muss irgendwie „mobil“ werden. Immer einen Internetanschluss vorausgesetzt möchte ich mich dahin entwickeln, dass ich zu jeder Zeit von überall ausarbeiten kann. Auf meiner Löffelliste stehen beispielsweise noch Reisen zum Nordpol, Südamerika und eine Wanderung durch die Alpen.

Schon im Januar steht eine weitere Reise nach Asien an. Die Reisezeit beträgt mit Zwischenlandung runde 20 Stunden, die ich nicht mit Lesen verbringen kann. Wer das Thema Speed Reading kennt weiß, dass man so viele Bücher gar nicht ins Handgepäck mitnehmen kann. Speziell die Zeit Flieger und auch bei der Zwischenlandung möchte ich dazu nutzen an meinen Projekten arbeiten zu können.

Die zeitliche Komponente ist flexibel – eigentlich

Ich erwähnte bereits, dass ich nebenberuflich keinerlei Druck habe, irgendwelche Dinge umzusetzen. Gleichermaßen schiebe ich es aber auch vor mir her und möchte mir hiermit selbst ein Commitment abringen. Und zwar möchte ich für mich meinen Workflow bis Ende März so organisiert bekommen, dass ich vollständig digital und ortsunabhängig arbeiten kann. Dabei habe ich kein konkretes Ziel und würde auch im lauen Frühjahr dann bereits im Garten arbeiten. Es geht mir bei der Challenge also vor allem darum meine Prozesse effizient zu gestalten und die Vorbereitungen darauf zu treffen, dass mein Business größer werden könnte (nicht muss).

Insofern, 31.03.2018 23:59 Uhr – dann bekommst du einen Beitrag von mir darüber, wie mein papierloses Büro umgesetzt ist und vor allem wie ich fort an mit welchen Tools zukünftig papierlos arbeiten kann und werde.

Ich freue mich sehr über die Chance, die sich mir hier bietet. Vor allem aber freue ich mich für dich und auf dich, dass wir gemeinsam unsere Büros papierlos gestalten werden. Aus der Facebook Community weiß ich bereits, dass der Anteil nebenselbstständiger Pioneers nicht ganz zu verachten ist. Von daher halte ich die Challenge für eine tolle Methode einen Weg aufzuzeigen, der jedoch viele flexible Möglichkeiten der Anpassung vorsieht.

Wo fängst du an? Welche Themen willst du unbedingt gelöst haben in der Challenge? Ich freue mich auf regen Austausch und bin sehr gespannt auf deine Herausforderungen.

Artikelbildquelle: https://pixabay.com/de/papier-schredder-rei%C3%9Fwolf-1392749/

Noch keine Kommentare vorhanden.

Was denkst du?

PPC04 | Köln

ON AIR

Bewertungen

Erfahrungen & Bewertungen zu André Nünninghoff

Wir empfehlen

FastBill



Paperless GmbH, Landgutweg 2, 28355 Bremen, Deutschland
| fon: +49 800 / 24 222 22 | email: team@paperless.gmbh