Meine 13 besten Todoist App-Tipps für deine Effizienz

Meine 13 besten Todoist App-Tipps für deine Effizienz

Welche Rolle die Todoist App in meinem Arbeitsleben spielt, brauche ich dir vermutlich nach meinem Artikel über die Todoist App nicht mehr erläutern. Zudem höre ich von vielen Community-Mitgliedern, Freunden und geschäftlichen Kontakten, dass sie ebenfalls mit der Todoist App arbeiten. Es ist faszinierend, wie diese doch recht simpel gehaltene Anwendung das Leben in einem doch recht komplexen Ausmaß beeinflussen und erleichtern kann.

Die Todoist App  ist einfach gesprochen eine Anwendung, die über viele Systeme und Endgeräte übergreifend die eigene Arbeitsorganisation vereinfacht. Dabei muss man wirklich nicht studiert haben, um die Funktionen anwenden zu können. Vielleicht hilft ein Studium, aber aus meiner Erfahrung heraus ist es vor allem die praktische Anwendungen, die dich erfahrener macht. Dieser Umstand war für mich Grund genug einmal diejenigen Erleichterungen im heutigen Artikel zusammen zu fassen, die mir das Leben deutlich vereinfacht haben.

Todoist App-Tipp #1: Organisiere deine Aufgaben abschließend

Ich notiere mir etwas in Todoist, was mit weiteren Daten verknüpft ist. Zum Beispiel möchte ich einen Kunden oder Arbeitskollegen zu einem bestimmten Thema anrufen, weil mir dies gerade durch den Kopf geschossen ist. Da ich das Telefonat nicht jetzt sondern später führen möchte, notiere ich es mir als Aufgabe. Dann kann ich den Gedanken getrost wieder los lassen und vergessen.

Nun ploppt die Meldung hoch, dass diese jemand anrufen wollte zu einem Thema. Aber was passiert dann? Ich öffne wieder irgendein Telefonbuch oder suche kurz bei Google, um die Telefonnummer heraus zu suchen. Das kostet Zeit und ist blödsinnig. Also: Notiere in der Aufgabe selbst die Telefonnummer der Person, die du anrufen möchtest. So kannst du über Copy + Paste oder direkt als Schnellwahl das Telefonat beginnen und verlierst nicht unnötig Zeit. Das funktioniert auch sehr gut für Adressdaten.

Todoist App-Tipp #2: Lass dich erinnern, wenn du dort bist

Der Tipp von gerade lässt sich übrigens noch erweitern. Und zwar über die Erinnerungsfunktion. Verknüpfst du eine Aufgabe beispielsweise mit den Geo-Daten deiner Apotheke, deines Baumarktes oder des Lieblings-Kaffees, bekommst du eine Erinnerung, wenn du das nächste dort bist.

Wer es ganz ausreizen will, kann also seine Einkaufsliste in der Todoist App organisieren und bekommt dann eine Erinnerung, wenn er im jeweiligen Laden das nächste Mal ist. Das ist mir persönlich dann ein wenig viel des Guten den Liter Milch als Task zu erfassen, aber bei größeren und wichtigeren Dingen nutze ich die Funktion gerne.

Todoist App-Tipp #3: Lege deine eigenen Shortcuts fest und nutze sie

Shortcuts sind übersetzt Abkürzungen, die umständliche Programmabfolgen oder die Eingabe verschiedener Befehle vereinfachen. Der Klassiker an der Tastatur für Strg+C für Kopieren in den Zwischenspeicher und Strg+V für das Einfügen von Daten aus dem Zwischenspeicher. Von diesen Shortcuts gibt es eine ganze Menge, aber nur die wenigsten Menschen kennen sie und arbeiten damit.

In der Todoist App kannst du selbst deine eigenen Shortcuts festlegen. Du findest die Funktion für die Shortcuts unter Einstellungen -> Tastenkürzel. Dort kannst du nun nach deinem eigenen Belieben Schnelleingaben definieren, die du zukünftig nutzen möchtest. Wenn du an der Stelle nun ein Fragezeichen im Gesicht hast, schau einfach auf dein tägliches Doing in der Todoist App. Welche Eingaben machst du dort am häufigsten? Erstelle dir dafür einen Shortcut und hinterlege ihn. Zukünftig musst du nur noch diesen anwählen.

Todoist App-Tipp #4: Mach dir jederzeit Aufgaben

Damit will ich nicht sagen, dass du jeden Gedanken sofort in der Todoist App ablegen sollst. Mir passiert es aber oft, dass ich bei einer komplett anderen Arbeit bin, wenn mich ein guter Gedanke erreicht. So recherchiere ich oft Dinge über meinen Browser und stoße auf etwas, dass ich später lesen, anderweitig verwenden oder mir runterlagen möchte (oder was auch immer). Nun müsste ich, damit mir der Gedanke nicht verloren geht die Todoist App öffnen, die Aufgabe notieren, definieren und so weiter.

Für alle gängigen Browser wie Firefox, Explorer oder Chrome gibt es von der Todoist App eine Erweiterung. Das ist ein kleines Plug-In, was du installierst. Fortan erscheint in deinem Browser der Button, von dem aus du direkt Aufgaben in die Todoist App laden kannst. Finde ich also einen Artikel, den ich meinen Kollegen kommentiert weiter schicken will, mache ich aus dem Plug-In heraus eine Aufgabe. Später arbeite ich die Aufgabe ab und habe dort direkt die wichtigen Daten wie zum Beispiel den URL-Link.

Todoist App-Tipp #5: Mach es kurz und schön beim Link

Auch du kannst dir in der Todoist App zusätzlich Zeit sparen. Statt den URL-Link per Copy + Paste in den Browser zu kopieren, kannst du der Aufgabenbeschreibung den Link voran gestellt einfügen und schreibst die Beschreibung der Aufgabe in einem Klammer.

Also, Beispiel zwischen Anführungsstrichen https://de.todoist.com/ (Todoist App Tobias empfehlen) wird im Todoist dann als Aufgabe „Todoist App Tobias empfehlen“ angezeigt. Per Klick auf die Aufgabe wird der Browser geöffnet und die verlinkte Seite geöffnet. In der Aufgabenverwaltung deiner Aufgaben siehst du nun einen sprechenden Begriff und nicht eine 150 Zeichen lange URL. Sieht einfach hübscher aus.

Todoist App-Tipp #6: Mach aus Emails sofort Aufgaben

Kennst du das Prinzip „Zero Inbox“? Dabei ist die Aufgabe zum Feierabend den Posteingang in deinem Mailprogramm auf null zu bringen. Das ist überhaupt nicht für die Leute geeignet, die sich mit einem vollen Maileingang und vielen ungelesenen Mails wichtigmachen. Für alle anderen bietet die Todoist App hier aber eine sehr gute Erweiterung. Für die gängigen Emailanbieter bietet Todoist entsprechende Plug-Ins an. Mit Hilfe dieser kannst du aus einer eingehenden Mail in sehr kurzer Zeit eine Aufgabe in der Todoist App machen.

Schreibt mich Tobias, den ich hier exemplarisch mal als Neuling in der Szene verheizen muss, also auf meinen Anruf hin per Mail an und bittet mich um die Erklärung einer Funktion in der Todoist App, kann ich diese Email von ihm sofort zu einer Aufgabe machen. Gmail, Outlook, Airmail, Newton oder Mailbird bietet dir Todoist entsprechende Plug-Ins an. Ich könnte ihm also kurz einen Screencast zu seiner Frage machen, diese in meiner Cloud ablegen und ihm einen Link als Antwort senden. Diese Mail wiederrum kann er sich dann in der Todoist App direkt aus seinem Gmail-Konto heraus zu einer Aufgabe machen.

Und was das Zero Inbox-Prinzip betrifft: Ist eine Mail in eine Aufgabe umgewandelt und hast du diese in der Aufgabenverwaltung terminiert, kannst du die eingegangene Mail unbesorgt ablegen oder löschen. Du bist also dem Zero in deiner Eingangsbox eine Mail näher.

Todoist App-Tipp #7: Hilf dir mit einer übersichtlichen Aufgabenverwaltung

Wie viele Aufgaben du in deiner Todoist App organisierst hängt von deiner Arbeitsweise ab. Zu große Aufgaben verleiten dazu Angst zu machen und sie erst gar nicht anzufassen. Hingegen ist der administrative Aufwand die kleinen Aufgaben zu erstellen, zu bearbeiten und dann auf erledigt zu setzen enorm, wenn es davon zu viele sind. Das Mittelmaß ist also perfekt, wobei dieses von jedem selbst gesucht und gefunden werden muss.

Hilfreich ist hierbei die Kategorisierung der Aufgaben. Nun willst du aber natürlich eine Überschrift der Kategorie in der Todoist App, die du nicht abhaken kannst, richtig? Dieser könntest du dann nämlich entsprechende Unteraufgaben zuweisen, die wiederum abzuhaken sind. Die Lösung ist denkbar einfach. Erstelle eine Aufgabe und stelle dieser „Sternchen+Leerzeichen“ voran, also „* “. Damit erwirkst du, dass die Aufgabe zwar textlich dort steht, aber das Kästchen für das Abhaken verschwindet und nicht mehr angezeigt wird.

Todoist App-Tipp #8: Stelle deine Routinen als Aufgabe ein

Über die Macht der Routinen und Gewohnheiten habe ich schon mehrfach geschrieben. Es ist also nicht verwunderlich, dass ich damit recht viel arbeite. Nun wäre es ja super, wenn ich diese Routinen als Aufgabe bekomme. Hier ergibt sich aber ein zentrales Problem: Welchem Projekt soll ich die Routinen in der Todoist App zuordnen?

Genau, mach ein Projekt das „Routinen“ oder „Gewohnheiten“ heißt und ordne diesem entsprechend deine Routinen unter. Nun ist aber nicht jede Gewohnheit im gleichen Turnus dran. Also kannst du dir unter dem Projekt nochmals Überschriften erstellen, die lauten könnten „täglich“, „wöchentlich“ oder „monatlich“. Das du täglich deine Eingangsbox auf null herunterarbeitest wäre eine Aufgabe in „täglich“. Die Meldung der Steuerdaten an den Steuerberater hingegen wäre nur monatlich fällig und im entsprechenden Ordner abgelegt.

Todoist App-Tipp #9: Wiederhole Routinen und Termine

Gewohnheiten und Routinen haben die Eigenart grundsätzlich in regelmäßigen Abständen wieder zu kommen. Damit das auch funktioniert, musst du dies in der Todoist App entsprechend hinterlegen. Dazu legst du die Routine als Aufgabe an und gibst ihnen die zeitlich gewünschte Komponente.

Beispiel Steuerdaten: Hinterlege in der Aufgabenbeschreibung den Befehl „Jeden ersten Tag“ und danach dann beispielsweise „Steuerdaten an Herrn XYZ senden“. So wirst du an jedem Monatsersten daran erinnert, die Unterlagen an deinen Steuerberater weiterzusenden. Es geht dir nicht mehr durch die Lappen, solange du an der Aufgabe nichts veränderst. Und so kannst du deine Routinen entsprechend als wiederkehrende Aufgabe terminieren.

Todoist App-Tipp #10: Mach Todoist zu deinem Chef

Nein, natürlich sollst du weder deinen Chef ersetzen noch deine Selbstständigkeit wieder hergeben. Wenn du aber etwas einrichtest, was dir am Ende des Tages sagt, ob du gut warst oder nicht, arbeitest du mit einem gewissen Druck. Und das kann nicht schlecht sein. Wenn du also zum Feierabend hin alle deine Todoist-Aufgaben erledigt hast, wird dein Tag grün sein. Arbeitest du mit entsprechenden Kapazitäten für dich selbst, weißt du, was morgen auf dich zukommt. So kannst du beispielsweise sehr gut deine Aufgaben auf die kommenden Tage verteilen.

Und was ist, wenn abends doch etwas über ist? Du weißt es genauso gut wie ich: Jeder Tag ist anders. Und es wird passieren, das abends hin und wieder noch eine Aufgabe über ist. Passiert – soll nicht, aber passiert halt. Du musst dich dann vor dir selbst verantworten und dem Todoist klammheimlich erklären, woran es lag. Dennoch will die Aufgabe ja erledigt werden. Hierfür kannst du mit der Maus in der Übersicht des Planungskalenders über einen beliebigen Tag scrollen. Dort, wo der Mauszeiger von dir angehalten wird, erscheint unter dem Kalender eine Anzeige, wie viele Kapazitäten du an dem Tag noch frei hast. Und so kannst du die übergebliebene Aufgabe dann entsprechend weiter verplanen und verschieben.

Todoist App-Tipp #11: Schaffe dir Vorlage für deine Aufgaben

Oft kehren einige Aufgaben immer wieder. Beispielsweise Ideen für Blog-Beiträge oder potentiellen Interviewpartner, die mir unter der Dusche einfallen. Die Informationen, die ich dazu zusammenfasse sind immer die gleichen. Thema, Quellen, Ansprechpartner, Datum – perfekt geeignet für eine entsprechende Vorlage.

Wenn du dir in der Todoist App eine neue Aufgabe erstellst, kannst du dir dieses mit einem Maus-Klick als Vorlage abspeichern. Fortan brauchst du dann nur noch die entsprechende Vorlage aufrufen und kannst die notwendigen Daten ergänzen. Das löst zwar mein Problem des wasserdichten Smarthpones noch nicht, aber meistens schaffe ich es den Gedanken mit aus der Dusche heraus zu nehmen und dort zu notieren.

Todoist App-Tipp #12: Arbeite mit Sprachnachrichten an Todoist

Vielleicht kennst du meine Arbeitsweise, die ich dir schon mal in einem Podcast vorgestellt habe. Ich arbeite dabei mit der App „Say & Go“. Über diese spreche ich unterwegs Notizen ein, die dann per Mail direkt in den Eingang der Todoist App gehen. Dort kann ich sie mir dann anhören und eine Aufgabe daraus erstellen und einplanen.

Warum ist das ein Vorteil? Ich persönlich spreche deutlich schneller als ich schreibe und vor allem kann ich nicht in jedem Moment schreiben oder tippen. Also zücke ich dann schnell die App, spreche den Gedanken ein und umschreibe ihn kurz so, dass ich später daraus eine Aufgabe in der Todoist App machen kann.

Todoist App-Tipp #13: Einbindung deiner Cloud-Speicher

Es kann ja doch mal passieren, dass eine Aufgabe mit einem Anhang versehen ist. Mir passiert das sogar relativ oft. In solchen Fällen macht es Sinn den Anhang zentral in deiner Cloud abzulegen. Warum? Weil du beispielsweise Dropbox oder dein Google Drive mit der Todoist App verknüpfen kannst und die Dateien in den Kommentaren gleichermaßen verknüpfen kannst.

So musst du nicht zwingen die App öffnen, um an den Anhang zu kommen während du die Aufgabe erledigst. Vielmehr kannst du zentral auf deine Daten zugreifen und kannst dir so den Extra-Schritt sparen. Nicht schlecht, oder?

Was auch immer du umsetzt oder wie du es auch machst: versuche die Prozesse zu automatisieren, die sich automatisieren lassen. Und ansonsten nutze die Programmvielfalt der Todoist App zu deinem Vorteil. So kannst du die Gedanken in eine Aufgabe wandeln und aus deinem Kopf streichen – denn Todoist denkt für dich mit und erinnert dich daran!

Artikelbildquelle: https://pixabay.com/de/mann-smartphone-mobil-technologie-1718099/

 

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