Miste aus und starte mit maximaler Freiheit und Klarheit durch!

Miste aus und starte mit maximaler Freiheit und Klarheit durch!

Kennst du das? Du kommst in dein Büro und das erste was dich erwartet ist nicht etwa die Motivation.

Nein es sind die Berge an Papier, Müll, Zeitschriften und anderen Dingen die dort nicht hingehören. Glaubst du, du wirst jetzt produktiv mit deiner Arbeit starten können?

Noch ein anderes Beispiel, welches mehr daraufhin zielt was ich sagen will.

Du bist in der Küche. Du willst etwas Kochen. Die Frage ist nur wie und wo du das tun kannst. Die Küche ist nicht aufgeräumt. Überall liegen Sachen. Müll. Folglich kannst du nicht kochen weil gar kein Platz da ist.

Ist schon ziemlich blöd, wenn man nicht direkt anfangen kann mit der Arbeit? Sicherlich kannst du trotzdem arbeiten und kochen. Aber stell dir einfach mal vor wie es ist. Du wirst die ganze Zeit den Kopf voll haben. Wenn auch nicht im Vordergrund. Trotzdem rattert dein Kopf in Hintergrund, sodass du nicht die volle Leistung bringen kannst.

Du kennst das von deinem Computer sicher auch. Wenn Programme im Hintergrund laufen, zieht das auf Dauer an der Leistung.

Was also tun?

Schaffe Platz! Mental wie Physisch

Ganz wichtig. Kümmere dich darum deinen Kopf von sinnlosen Dingen zu befreien. Wenn du Dinge nicht benötigst. Schmeiß sie weg.

Das ganze nennt sich im Fachjargon „Entrümpelung“.

Mache dich frei von unnötigen Dingen und schaffe Platz für wichtige Sachen.

Wie du das ganze durchsetzen kannst, zeige ich dir im Folgenden.

Schritt 1: Sammeln

Damit ist gemeint alle deine Sachen auf einen großen Haufen zusammenzutragen.

Am besten sollten alle Dinge die du in deinem Büro im Sichtfeld hast auf dem Haufen landen.

Schritt 2: Sortieren

Du nimmst jetzt jeden Gegenstand vom Haufen. Stück für Stück. Du entscheidest ob du diesen Gegenstand benötigst oder nicht.

Je nach Entscheidung sollten zwei Haufen entstehen. Einer mit allen Sachen die du behalten möchtest und ein Haufen mit den Dingen die wegkommen.

Schritt 3: Entrümpeln

Der Haufen mit den unnützen Sachen kommt direkt in den Müll. Finde keine Ausreden. Du hast bereits entschieden, dass du nicht mehr an den Sachen hängst. Setze nun also den letzten Schritt um und trenne dich vollkommen von den unnötigen Dingen.

Fertig? Wirklich?

Gut! Ich bin stolz auf dich.

Widmen wir uns nun dem zweiten Stapel. Dort sind alle Dinge die du benötigst oder an denen du noch hängst. Nimm dir nun wieder die Sachen und finde Orte wo du die Dinge unterbringen kannst. Du wirst wohl kaum alle deine Sachen auf deinem Schreibtisch benötigen. Auch ein Locher oder der Tacker kann gerne in einer Schublade landen. Dabei solltest du nur eine Sache beachten. Du weist deinem Sachen nun Plätze zu. Stell es dir vor wie bei deiner Wohnung. Auch wenn du deine Wohnung verlässt kommst du trotzdem immer wieder an diesen Ort zurück.

Wenn du also all deinen Sachen feste Orte zuweist kann ich dir eins versprechen.

„Du suchst nicht mehr, du findest“

Wenn du es bis hierher geschafft hast ist das schonmal erstaunlich. Der nächste Schritt wird noch viel spannender, versprochen!

Die mentale Entrümpelung

Du grübelst. Was könnte er jetzt damit meinen? Ganz einfach.

Wir tragen jeden Tag soviel „Müll“ in unseren Köpfen umher. Soviele Dinge zu denen wir uns verpflichtet haben oder fühlen. Und dabei bleibt es ja nicht. Es wird ja mit jedem Tag mehr. Und soll ich dir mal sagen was das ist?

Bullshit!

Sorry, ist aber so. Wir klatschen uns die Köpfe mit soviel Zeug voll, dass wir im Endeffekt gar nicht mehr genug Kapazität haben für die wichtigen und schönen Dinge im Leben.

Hier ist die Entrümpelung aber nicht so einfach wie bei deinem Schreibtisch gerade. Du musst diesmal tiefer ansetzen. Viel tiefer. Genau dort wo deine Synapsen sich treffen und der Meinung sind eine Party zu feiern. An dem Ort wo dein Mindset sein Zuhause hat.

Es geht eben genau darum. Du musst dein Mindset ändern. Wenn dir neue Dinge zu fliegen musst du automatisch und ohne viel hin und her überlegen entscheiden ob es direkt ignoriert wird oder zur weiteren Bearbeitung aufgenommen wird.

Ein wunderbares Prinzip was man hierfür anwenden kann ist das Paretoprinzip. Grundlegend besagt das Paretoprinzip das du 80% deiner Aufgaben mit 20% Einsatz schaffst.

Immer wieder kommt es dazu, dass Menschen der Meinung sind das Paretoprinzip wäre etwas für faule Menschen. Damit könne man die Faulheit doch perfekt untermauern.

Ich gebe dem Recht! Mit dem falschen Mindset führt das Paretoprinzip schnell in diesen Bereich. Wenn du das ganze allerdings anders siehst. Anders umsetzt. Dann kannst du eine Kraft freisetzen die seinesgleichen sucht.

Umso mehr du das Paretoprinzip in deinem Mindset verankerst, desto leichter wird es dir fallen Entscheidungen oder andere Einflüsse, die dir begegnen, einzuschätzen und entweder anzunehmen oder abzulehnen.

Wenn du soweit bist und dein Mindset auf den aktuellen Stand gebracht hast, können wir weitermachen.

Was passiert nachdem dein Mindset angepasst ist?

Es ist also mittlerweile schon so, dass du deine Gedanken und Ideen filterst. Die wichtigen Dinge bleiben in deinem Kopf. Der Rest wird ignoriert und vergessen.

All die Dinge die jetzt noch in deinem Kopf sind müssen am besten niedergeschrieben werden. Egal ob du das Digital in einer App oder auf Papier in einem Notizbuch machst. Wichtig ist nur, die Dinge aus deinem Kopf an einen Ort zu bringen an dem sie nicht verloren gehen.

Danach hast du den Kopf komplett frei für andere Dinge. Du kannst dich entweder mit den niedergeschriebenen Ideen beschäftigen oder auch mit anderen neuen Ideen und Dingen. Das obliegt ganz dir.

Wichtig ist dabei nur, dass du dieses Schema fortführst damit du auch weiterhin bei diesem klaren Kopf bleibst. Gleichzeitig festigt sich mit jedem Tag und mit jedem Gedanken dein Mindset.

Fazit

Zur physischen Entrümpelung solltest du auf das 2-Haufen Prinzip setzen. Sei hart, sei ehrlich. Behalte keinen Müll sondern nur wichtige Dinge.

Und das wichtigste. Behalte diese Art weiterhin bei. Fange nicht an dir neue Dinge zu kaufen, die du nicht benötigst.

Bei der mentalen Entrümpelung ist es wichtig auf das Mindset zu achten. Solltest du noch nicht das korrekte Mindset haben, fang an daran zu arbeiten. Dein Kopf und deine mentale Gesundheit werden es dir danken. Vielleicht noch nicht sofort. Aber auf dauer wirst du davon profitieren.

Also dann. Warte nicht sondern fang an.

„Wie Tolga von eloPage so schön gesagt hat, einfach machen!“

9 Kommentare

  • Merlin, was kann ich den Kommentatoren vor mir denn noch hinzufügen....
    Ein richtig gut geschriebener runder Artikel. Hands on.
    Keep it up.
  • Hallo Merlin, vielen Dank für den Artikel, welcher sehr hilfreich für Einsteiger und kleinere "Chaoten" ist um ein papierloses Büro zu implementieren.

    Es lohnt sich wirklich erst einmal aufzuräumen und das kann manchmal dauern. Selbst habe ich bei Freunden das papierlose Büro eingerichtet und manchmal erschlägt einen der Ist-Zustand.

    Ich bin auch ein Freund des "einen Ortes" wo alle Informationen zusammenlaufen. Egal ob Notizen, Gedanken, Dokumente oder Verträge et-cetera. Alles sollte einen digitalen Platz haben.

    Wie meine Vorredner schon erwähnten gibt es einige Tools welche einfach das Leben erleichtern um Aufgaben und Dokumente zu terminieren - wenn sie eben gebraucht werden. Sei es in einem Meeting oder anderswo.

    Persönlich nutze ich DevonThink als Ablage sämtlichen Papiers zusammen mit 2Do, BusyCal. Für meine handschriftlichen Notizen nutze ich ausschließlich ZoomNotes. Alle Programme beherrschen WebDav und x-callback-URL falls man seine Daten nicht in eine Dritt-Cloud ablegen möchte.

    Zur Produktivitätssteigerung des papierlosen Büros nutze ich nur Apps welche x-callback-Funktionen beherrschen, somit kann ich sehr effektiv arbeiten. Ein weiterer Nutzen ist, dass man diese Funktion auch zum Verlinken von Dokumenten nutzen kann; so ist zum Beispiel in meinem Kalender nicht das Dokument dupliziert, sondern nur die URL enthalten und bei Bedarf rufe ich mein Dokument auf. Das spart Platz und Zeit auf jedem PC oder mobilen Gerät.

    Insgesamt kann ich persönlich sagen, dass ein freier Arbeitsplatz einen freien Kopf macht und sich keine Sorgen mehr machen braucht um Dinge ewig Suchen zu müssen.

    Viele Grüße,

    Steffi
  • Hallo Steffi,

    eine Frage zu ZoomNotes: Mit den Bookmarks kann man sich ja Ansichten speichern z.b. für eine Präsentation. Kann man diese Bookmarks auch verlinken?

    Wenn man zum Beispiel Notizen in einem Meeting erstellt und einer der Punkte enthält eine Aufgabe. Dann wäre es cool wenn man diesen Punkt in 2do verlinken könnte um Datum/Uhrzeit zu definieren.

    Zum richtigen Zeitpunkt erinnert dann 2do an diese Aufgabe und man kann per Link direkt zur Notiz springen.

    Wenn das mit zoom. otes funktioniert, das wäre Klasse.

    Aktuell nutze ich noteshelf wegen des sehr schönen Schreibgefühls. Will ich von dort Notizen verlinken dann muss ich den Umweg über Export - PDF - Devonthink gehen um von dort die Seite zu verlinken :-( zu aufwändig und ausserdem doppelte Daten in noteshelf + devonthink
  • Wenn man bei der "mentalen Entrümpelung" genauso vorgehen will wie beim physischen Aufräumen, dann sollte man einen(!) "Haufen" etablieren.
    Eine(!) Stelle an der man alles sammelt, egal ob Aufgaben, Ideen, Gedanken, Notizen. Diese eine Stelle nimmt man sich dann regelmässig vor und sortiert dann wenn man die Zeit dazu hat die Gedanken, Notizen, Ideen, Aufgaben in das dafür passende Tool.

    Diese eine Stelle (neudeutsch: Inbox) könnte ein Notizblock sein, aber nicht bei den paperless pioneers ;-)

    Ideal ist eine NotizApp auf dem Tool welches man immer bei sich hat, z.b. dem Smartphone oder der Smartwatch.

    Wer sich im Umfeld der iDevices bewegt, dem empfehle ich drafts. Diese Notizen App lässt sich sehr schnell und einfach nutzen. Am besten auf der Apple Watch. App starten und den Gedanken aufsprechen, das wars.
    Der Gedanke, die Erinnerung, die Aufgabe, die Notiz… all das landet auf dem "Haufen" sprich in der Inbox.

    Nimmt man sich dann regelmässig die Zeit zum Bearbeiten der Inbox kann man alles Notierte sehr einfach in die richtigen Kanäle sortieren. Aufgaben kommen in die ToDo App, Ideen in die Mindmap, Termine/Erinnerungen in den Kalender etc..

    Für dieses Sortieren bietet drafts auf dem iPhone/iPad sogenannte Aktionen die aus einer Notiz einen Termin, eine Aufgabe oder einen Eintrag in einer Mindmap machen. Ganz easy…

    Man hat auf diese Weise mehrere Vorteile:

    Der Kopf bleibt immer frei weil man eine(!) Stelle hat an der alle Gedanken landen

    Man arbeitet in regelmässigen Abständen alle gesammelten Gedanken durch und sortiert diese.

    Man kann sehr einfach von drafts in die verschiedenen anderen Tools verschieben.

    Das Aufsprechen von Gedanken in der Apple Watch hat etwas spaciges ala Communicator ;-) beam me up
  • Du hast Recht, man sollte nach der ersten "Großen Entrümpelung" nur noch auf einen Haufen setzen. Nämlich nur der mit den Sachen die aufbewahrt werden sollen.

    Für den Anfang ist es von Vorteil zwei Haufen zu nutzen um einen Überblick zu schaffen.

    Ansonsten finde ich deine Anwendung von Drafts sehr interessant. Ich werde mir die App wohl doch noch etwas genauer angucken müssen. Bisher nutze ich für dieses Vorgehen Evernote. Allerdings finde ich die von dir genannten Funktionen sehr cool.

    Alles per Sprachsteuerung direkt einzusprechen möchte ich mir in Zukunft auch noch mehr angewöhnen. Aktuell habe ich da eher noch Hemmungen.

    Danke für deine Inspirationen!
  • Bei der mentalen Entrümplung helfen die kleinen Tools, wie z.B. Todoist, Meistertask, Evernote und Co. um zu Sammeln, sortieren und zu entrümpeln. Denn so bekomme ich den Kopf für wirklich wichtige Dinge frei und erledige anderes entweder sofort (Entsorgung) oder mit entsprechender Terminierung, sodass die Sachen erst "auf den Tisch" (und somit nur kurz in den Kopf) kommen, wenn es an der Zeit ist.

    Bei meiner kürzlichen Zettelwirtschaft war immer das. Problem, dass ich die Dinge untergewühlt habe und dann erst wieder hochgekommen sind, wenn ich was gesucht habe oder Abends im Bett...

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