Ortsunabhängig Arbeiten: Mit Vollgas in die Papierlosigkeit

Ortsunabhängig Arbeiten: Mit Vollgas in die Papierlosigkeit

Ähnlich wie bei André in seinem letzten Beitrag über das papierlose Arbeiten ging es auch mir in den vergangenen Wochen. Zwar kam das Projekt ortsunabhängig Arbeiten nicht zu kurz, sehr wohl aber die Berichterstattung hier.. Auch wenn die Themen streckenweise andere als bei André waren, so bewegt sich doch auf einmal eine Menge. Scheinbar sind Anfang des Jahres die Budgettöpfe auf einmal wieder voll und alle haben die Spendierhosen an. Etwas, dass ich leider bei der Planung meines eigenen Projekts Ende vergangenen Jahres deutlich unterschätzt habe. Es grenzt aber schon an Leiden auf besonders hohem Niveau. Immerhin können wir unsere Unternehmen entwickeln und den Fokus darauflegen und müssen uns nicht mit den anderen Dingen beschäftigen, die leider dann zu Tage treten, wenn es mal nicht so läuft. Insofern, bitte verzeiht die hohe Kunst des Leidens, so sollte es nicht klingen!

Eine Menge ist passiert und hat mich weiter gebracht

Seit Beginn des Jahres habe ich meine Excel-Lösung für die Rechnungen einfach mal sein gelassen und habe mir mit sevDesk eine Webanwendung zugelegt, die bis dato vollkommen überzeugen kann. Nicht nur, dass ich dort meine eigenen Rechnungen schreiben, per Mail verschicken und in meine Buchhaltung einbuchen kann, ich kann auch gleichzeitig eingehende Belege dort ablegen. Mit der Zertifizierung nach GoBD sind somit meine Eingangs- und Ausgangsrechnungen total mega digital

Besonders gerne schaue ich bei dem Tool auf das Dashboard. Vorher war ich in der Excellösung oft zu faul mir die Zahlen zusammen zu sammeln und war der Meinung, dass der Umsatz schon passt. Jetzt sehe ich meinen Umsatz ohne besonderen Mehraufwand (genau ein Click auf „Dashboard“). So kann ich sehr schnell sehen, ob ich in meinem Plan bin oder nicht. Und bis dato läuft alles genau so wie es die Roadmap vorgibt, was allerdings mehr mit mir zu tun hat – die Webanwendung verrät mir nur das Ergebnis.

Änderungen im Put-Put-Prozess um ortsunabhängig arbeiten zu können

In seinem letzten Artikel und auch in der Paperless Bibel hat André vom sogenannten Put-Put-Prozess gesprochen. Ich finde diese Bezeichnung recht witzig und möchte sie für meinen Beitrag hier und heute gerne übernehmen. Dieser Prozess beschreibt eigentlich alle Aktivitäten, die wir als Unternehmen zwischen der Auftragsannahme und der Erledigung so tun. Schon für das eine oder andere Angebot brauche ich irgendwelche Berechnungen und Unterlagen, die ich aber versuche möglichst digital zu halten. Das „versuche“ bezieht sich vor allem darauf, dass ich gerne alles in einer Lösung machen möchte. Nicht ganz einfach dieses Unterfangen, wie sich herausgestellt hat.

Elementar wichtig ist für mich, wie schon zu erwarten war, Google Docs. Die Vielfältigkeit der Anwendung ist großartig und zudem erlaubt der Offline-Modus auch grundsätzlich das Arbeiten ohne eine Internetverbindung. Allerdings hat Google Docs für mich einen schwerwiegenden Nachteil: die Rechtschreibprüfung! Ich habe zwar keine ausgewachsene oder attestierte Rechtschreibschwäche, aber Lesefluss geht bei mir immer vor Rechtschreibung.

Ungerne lasse ich mich von aufflammenden roten Linien unterbrechen. Nur weil ich ein Wort aus Unwissenheit oder einem Vertipper falsch geschrieben habe? Wenn der erste Wurf des Textes dann einmal fertig ist, lasse ich die Rechtschreibprüfung suchen und korrigiere entsprechend. Genau das funktioniert aber meiner Erfahrung nach in Google Docs online nicht so gut wie offline in Word. Und das ist der Grund weshalb ich immer noch sehr gerne in Microsoft Word arbeite und den fertigen Text dann online zur Verfügung stelle.

“Digitales Put-Put“ über alles

Ich hatte ja bereits zum Anfang der Challenge gesagt, dass mir das digitale und vor allem ortsunabhängige Arbeiten unglaublich wichtig ist. Nur so bin ich in der Lage meine toten Zeiten auch voll auszunutzen und produktiv zu machen. Voll darauf ausgerichtet bin ich so meine Arbeitsprozesse durchgegangen und habe mir folgenden Lösungen dazu überlegt. Das ist mit Sicherheit nicht immer total praktisch, aber nur bei sehr wenigen Ansätzen musste ich wirklich Abstriche machen. Alle anderen Punkte waren wohl eher als „Bequemlichkeitsdinge“, die sich eingeschlichen hatten und nun schwer abzulegen waren. Da hatte der wahre Feind der Unternehmer schon nach so kurzer Zeit bei mir zugeschlagen.

Angebote per Google, Screencast oder Voice-Message

Wie vermutlich jeder andere Texter und Autor auch bekomme ich vergleichsweise viele Anfragen zu verschiedenen Projekten, bei denen sich allerdings mehr als die Hälfte nie wieder meldet. Um hier möglichst effizient und digital unterwegs zu sein, habe ich mir nach Ivan Blatt’scherem Vorbild eine Checkliste zusammengesucht. Dabei geht es vor allem darum, welche immer wieder kehrenden Fragen aus meiner Sicht unbedingt beantwortet sein müssen, um eine gute Einschätzung abgeben zu können. Es ist ein Unterschied ob ich einen Text unlektoriert per Google Docs übermittele oder diesen fertig formatiert an einen Mitarbeiter schicke, der den Text ungelesen online nimmt. Speziell bei der Erstellung von längeren Texten oder Büchern in Druckform ist die Frage nach dem Lektorat wichtig, aber noch wichtiger ist die Formatierung der Bücher in das richtige Design.

Diese Checkliste habe ich dann auf dem einen Bildschirm in meinem Keller-Büro und erstelle auf dem anderen Bildschirm das entsprechende Angebot.

  • Klare Aufgabenbeschreibung bzw. Tätigkeitsbeschreibung
  • Verständliche Darstellung des Lieferumfangs
  • Natürlich den Preis

Oft biete ich hier einen Mix aus verschiedenen Medien an. Die Fakten zusammengeschrieben und (ieehh, pfui) ausdruckbar in einer Präsentation (Google Präsentationen). So hat der Interessant etwas, dass er bei Bedarf seinem Vorgesetzten oder auch seinem Kunden digital oder ausgedruckt vorlegen kann. Mit einem Screencast beschreibe ich dann das Angebot nochmal genauer und verweise auf Referenzen, sofern ich welche habe (und an der Stelle nennen darf). Die Lösung habe ich bis dato drei Mal verwendet und habe sehr gute Kritiken dafür bekommen. Ganz speziell gehe ich am Ende auf die Preisfindung ein und präsentiere mein Angebot inklusive des Umfangs in Stichpunkten und einem Zeitplan. Das geht sowohl als Screencast, als auch als Voice Message, je nachdem wie es mir gerade besser passt.

Produktiv arbeiten mit digitalen Medien

Hier habe ich ein wenig, entschuldige den Ausdruck, meine unternehmerischen Eier formen müssen. Während ich vorher jedweden Wunsch meiner Auftraggeber übernommen habe was die Arbeitsquellen und -medien angeht, so mache ich es heute zur Voraussetzung in einem geteilten Google-Dokument zu arbeiten. Zu meinem Kundenkreis gehören recht viele Agenturen, für die das überraschender Weise eine vollkommen neue Form der Arbeitsorganisation ist. Das ist auch einer meiner großen Vorteile bei dieser „Forderung“, denn viele kennen es im ersten Schritt nicht oder nur wenig und sind dank der vielen Funktionalitäten sehr begeisterungsfähig dafür.

Gerade bei kleineren Projekten arbeite ich nach wie vor gerne mit Microsoft Word. Vielfach ist dort auch direkt vereinbart, dass ich den Text im Backend der Kunden-Seite einbaue und fertig formatiere. Bei größeren Vorhaben arbeite ich dann auch gerne direkt im Google Dokument beziehungsweise ergänze dieses zusehends und lasse den Auftraggeber über die Kommentarfunktion eine Neuerung zu kommen. Solange er oder sie als Bearbeiter für das Dokument zugelassen ist, bekommt er einerseits die Meldung dazu per Email und hat andererseits die Möglichkeit über den gleichen Weg mir Informationen zukommen zu lassen. So entfallen lästige Mails oder Anrufe, aus denen heraus ich mir später die entsprechende Textpassage heraussuchen muss. Die relevante Information ist direkt dort, wo sie bearbeitet werden soll.

Smartphone, Mikrofon und Laptop als Arbeitsmittel

Bei der Auswahl meiner Arbeitsmittel bin ich etwas anders gestrickt als so manch anderer Paperless Pioneer. Ich habe zwar keine Angst vor neuen Dingen, aber ich versuche immer mit möglichst wenig auszukommen. So wird die Auswahl nicht zu breit und ich verliere keine Zeit mit dem Testen, Ausprobieren und Alles-Wieder-Umschmeißen. Ich bin also absolut kein Tech-Nerd und wenn ich doch einmal etwas Neues bei mir einsetzen, dann meist nur auf Empfehlung von jemandem, der damit schon weitreichende und nachweisbar gute Erfahrungen hat. So wie André es im Intro zum Podcast sagt „Du musst nicht jeden Fehler selbst machen, denn die habe ich (André) schon für dich gemacht“!

Mein Experiment mit der Spracherkennung war ein Beispiel wo ich selbst etwas ausprobiert habe ohne jemanden zu kennen, der damit Erfahrungen hat. Bis dato habe ich damit auch sehr gute Erfahrungen gemacht, allerdings braucht es doch immer wieder eine ruhige Phase ohne wenige Nebengeräusche um den Text zu sprechen. Mit spielenden Kindern im Hintergrund gleicht der Sachtext am Ende eher einer Fußballreportage, an der mein großer Sohn mehr Textanteil hat als ich. Zum Arbeiten selbst brauche ich eigentlich nur meinen Laptop, Kopfhörer und brain.fm – dann kann es losgehen. Ob ich dabei im Zug, im Flieger, im Keller oder halt in Peking am Flughafen sitze, ist vollends egal. Ich muss nur darauf aufpassen, dass ich die Daten vor dem Verlassen des Hauses synchronisiert sind, damit ich nicht in das Mühlenrad der verschiedenen Versionierungen gerate.

Email versus Voice-Messages

Aus dem Paperless Team heraus habe ich etwas mitgenommen, dass mir das Arbeiten nochmal deutlich vereinfacht hat. Klassischer Fall, wie oben beschrieben, haben Enrico und André darüber berichtet und ich habe es übernommen. Sowohl im Team gibt es nur noch selten eingeschriebenes Wort als auch bei meinen Aufträgen. Oftmals geht die Verbindung hier innerhalb von WhatsApp per Voice, aber auch kurze 5-Minuten-Termine per Telefon zu einem Sachverhalt lassen sich sehr gut organisieren. Das bedarf einer gewissen Disziplin, funktioniert aber hervorragend, wenn sich beide Gesprächspartner daran gewöhnt haben.

Vor allem aber hat diese Arbeitsweise, und an der Stelle gilt mein Dank Enrico und vor allem André, einen enormen Vorteil. Ich brauche nur noch einmal täglich in meine Mails zu schauen. Speziell die Arbeitsaufträge von Agenturen erhalte ich fast ausschließlich per Slack, so dass ich es direkt am Smartphone sehe und in mein Format umwandeln kann. Alle anderen, laufenden Aufträge sind über Google Docs organisiert. Dort kann ich Änderungen direkt über die Kommentarfunktion sehen, bearbeiten und klären (wie es bei Google Docs heißt, wenn ein Kommentar erledigt ist).

Anfang der Woche schrieb Sebastian Bourne in der Community, dass er mit Hilfe einer App herausfinden konnte, dass er sich aufgrund schlankerer Abläufe Abertausende Klicks sparen konnte. Einen solchen Tracker habe ich nicht verwendet, aber ich glaube das die Konzentration auf die wesentlichen Punkte gepaart mit möglichst wenigen Programmen meiner Produktivität sehr zuträglich war und ist.

Am Ende bleibt: digital und ortsunabhängig zu arbeiten ist auch anstrengend!

Ich muss ganz ehrlich gestehen, dass ich mir eigentlich niemals der Illusion ergeben habe, dass das ortsunabhängige irgendwie leichter wäre. Mein Fokus lag und liegt besonders darauf ohne Bindung arbeiten zu können. Das dabei die Arbeit grundsätzlich die gleiche bleibt, ist vollkommen unbestritten. Hier zählt für mich aber immer der Spruch: „Wer das macht, was ihm Spaß macht, braucht nicht zu arbeiten“. Wie sehr das nun genau stimmt oder nicht muss jeder für sich selbst bewerten. Ich aus meiner Sicht glaube sehr wohl daran, denn je mehr ich mich auf das konzentrieren kann, was mir Spaß macht und was mir liegt, desto weniger fühlt es sich nach Arbeit an.

Natürlich fühlt sich ein 16-Stunden-Tag genau so bescheiden an, aber in den „Genuss“ komme ich in meiner Nebenselbstständigkeit gar nicht. Sehr wohl merke ich aber, dass es mir weitaus leichter fällt die Motivation zu finden, meine toten Zeiten mit Arbeit zu füllen. Und schon das macht mich produktiver. Die Produktivität ziehe ich dabei weniger aus schnellerer Arbeit, sondern viel mehr aus weniger Kommunikationsbedarf und den sich daraus nicht mehr ergebenden Schwierigkeiten. Auch wenn ich schnell tippen kann (und ich fordere jeden heraus), glaube ich das eine Voice Message schneller ist als jede Email.

Der sichere Mailversand in der Kommunikation

Mit einigen Kunden werden nach dem Vertragsabschluss wichtige und teils geheime Dokumente ausgetauscht. Speziell im Bereich der Bucherstellung ist das der Fall, denn hierzu gibt es meist eine mehr oder weniger fein gegliederte Arbeitsbeschreibung. Dies ist streng genommen geistiges Eigentum des Urhebers und damit schützenswert. Vor allem lächelt mich hier regelmäßig eine Konventionalstrafe an, wenn ich nicht ausreichend für die Sicherheit sorge.

An der Stelle kam mir der Podcast von André über Protonmail sehr gelegen. Darüber kannst du deine Mails besonders sicher verschlüsseln und somit vermeiden, dass die Daten in falsche Hände geraten. Oftmals gehe ich sogar soweit, dass meine Kunden nur noch Mails ohne Anhang bekommen. Zusätzlich bekommen sie in separaten Mails die Zugangsdaten oder Passwörter für die entsprechende Dokumente. So etwas verschicke ich sehr gerne verschlüsselt, wenn auch vielleicht nicht unbedingt notwendig. Zudem habe ich mit Protonmail und dem kostenlosen Basispaket aber auch gleichzeitig eine Lösung für zukünftige Mails gefunden, bei denen ebenfalls schützenswerte Daten übermittelt werden müssen.

Was bleibt zu sagen?

Besonders die Erfahrungen der letzten Wochen haben mir doch sehr schnell und deutlich aufgezeigt, in welche Richtung ich mich entwickeln muss, damit ich digital und ortsunabhängig arbeiten kann. Es geht bei diesem Wandel ehrlich gesagt weniger um die technischen Voraussetzungen. Die sind allesamt vorhanden und zudem auch größtenteils kostenlos. Viel mehr war die Herausforderung meine Arbeitsprozesse und streckenweise auch meine Einstellung dahingehend zu entwickeln und anzupassen.

In einem abschließenden Beitrag werde ich noch einmal mein gesamtes Business mit Hilfe eines Testkunden durchlaufen und dir darstellen. Die verwendeten Tools werde ich kurz darstellen und vor allem verlinken sowie natürlich meine Verwendung beschreiben. Ich hoffe (und glaube fest daran), dass ich damit dann Ende März den Stempel „approved Paperless Pioneer“ von André bekomme.

Wie sieht es bei dir aus? Wie ortsunabhängig und digital ist dein Business und wie weit bist du von deiner Wunschlösung weg? Ich freue mich über deine Kommentare und gerne auch Kritiken zu meiner Lösung.

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