Papierlos arbeiten – das geht doch gar nicht?! Gastartikel by Jana Treptow

Papierlos arbeiten – das geht doch gar nicht?! Gastartikel by Jana Treptow

Papier ist ein treuer Alltagsbegleiter: Ob am Frühstückstisch, beim Friseur oder im Büro.

Am Arbeitsplatz angekommen, türmen sich die Aktenordner, der Schreibtisch gleicht einem bunten Kaleidoskop aus Post-its und die dringend gebrauchten Dokumente sind in dem Papierchaos nirgends zu finden. Dieses Szenario kommt dir bestimmt bekannt vor – und das im Zeitalter der Digitalisierung.

Ein Blick auf die Zahlen des WWF verrät, dass Deutschland so viel Papier wie die Kontinente Afrika und Südamerika zusammen verbraucht. Das ist ein Pro-Kopf-Konsum von rund 250 Kilogramm, der kontinuierlich ansteigt.

Warum eine Veränderung oftmals schwerfällt

Ein wichtiger Grund für die große Druckleidenschaft in Deutschland ist nicht zuletzt der emotionale Stellenwert von Papier am Arbeitsplatz. Dabei bieten uns die modernen technischen Möglichkeiten der Digitalisierung viele Vorteile, Kosten und Zeit zu sparen, den Umweltschutz zu unterstützen und gleichzeitig die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.

Nichtsdestotrotz sind dir bestimmt einige, immer wiederkehrende Argumente bekannt, die bei der Ablehnung eines Dokument-Management-Systemen (DMS) genannt werden: Mitarbeiter haben Angst, dass Computer ihre Arbeit übernehmen und sie in Folge dessen ihren Job verlieren. Aber auch die Scheu vor Neuem und das Fehlen von Papier am Arbeitsplatz sind weitere Gründe für die Ablehnung von DMS, die tief in der Psyche der Menschen schlummern. Doch dass durch diese Programme vielmehr das Gegenteil erreicht wird, ist ihnen oft nicht bewusst.

Natürlich ist die Umstellung auf ein papierloses Büro mit ein wenig Arbeit verbunden, aber die Vorteile sind mannigfaltig.

Die Vorzüge eines papierlosen Büros

 

1. Kostenreduktion

Kosten zu minimieren und Gewinne zu steigern sind die Hauptziele eines Unternehmens. Werden wichtige Dokumente in Zukunft nicht mehr in Papierform verwendet, fallen beispielsweise weniger Kosten für den Kauf von neuen Druckern und Kopierern an. Außerdem ist Schluss mit nervend piepsenden Druckern, die sich über fehlendes Papier beschweren. Von der höflichen Bitte des Toneraustausches ganz zu schweigen. Bei der stundenlangen Suche nach einem Dokument, dass in den Tiefen der Papierberge verschwunden ist, wird oft vergessen, dass Personalkosten eine der wichtigsten Kostenarten eines Unternehmens sind. Wieso sollten die Mitarbeiter nicht besser ihr Potenzial entfalten, anstatt ihre kostbare Arbeitszeit mit der Suche nach einem Dokument zu verbringen?

2. Bessere Wertschöpfung

Haben Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Potenziale zu entfalten und effektiver zu arbeiten, verschafft das dem Unternehmen einen unsagbar großen Wettbewerbsvorteil. Suchen die Mitarbeiter des einen Unternehmens noch nach verschollenen Rechnungen oder wichtigen Dokumenten, können sich die Mitarbeiter des anderen Unternehmens bereits auf ihre tatsächliche Kernaufgabe konzentrieren und haben mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Aufgaben. Dies fördert nicht nur die Mitarbeitermotivation, sondern ist auch ein entscheidender Faktor, um seinen Wettbewerbern schnell einen Schritt voraus zu sein.

3. Mehr Platz für Wichtiges

Während sich die Aktenordner auf den Schreibtischen, Fensterbänken und in den Schänken des Büros türmen und schon lang keine Ordnung mehr in Sicht ist, bietet ein Dokument-Management-System die Möglichkeit, diesen Platz für neue Ideen zu räumen und die Dokumente digital abzulegen. Zwar nimmt auch das noch eine Menge Speicherplatz ein, dennoch ist dies bei dem heutigen technischen Fortschritt und dessen Leistungsfähigkeit kein Hindernis mehr und es herrscht endlich wieder Ordnung im Büro.

4. Mobilität und Flexibilität

Besonders in der heutigen Zeit, in der Flexibilität fast schon überall zur Einstellungsvoraussetzung geworden ist und Home-Office, Geschäftsreisen und Co. in vielen Jobs gang und gäbe sind, ist es umso wichtiger, von vielen Orten auf Dokumente zugreifen zu können, um effektiv und effizient zu arbeiten. Erstklassige Web-Portale und Applikationen der Dokument-Management-Systeme ermöglichen das mühelose Arbeiten von unterwegs und den einfachen Zugriff auf wichtige Dokumente.

5. Digital schont die Umwelt

Der Umweltschutz ist in aller Munde und viele Unternehmen legen besonderen Wert auf eine umweltbewusste und verantwortungsvolle Unternehmenskultur. Durch das Vermeiden von Ablagestapeln, Papierchaos und dem Tätigen diverser Kopien kann jeder seinen Beitrag für den Schutz und die Erhaltung der Umwelt leisten und geht als gutes Vorbild voran. Die Vielzahl an Vorteilen, die die Umsetzung papierloser Büros mit sich bringt soll zeigen, dass Dokument-Management-Systeme gar nicht so teuflisch sind, wie sie von einigen dargestellt werden.

Allerdings mag papierloses Arbeiten noch so schön sein, wenn eingescannte Dokumente in den meisten Fällen nur angezeigt. Wenn das digitale Papier nicht mehr kann, als das analoge Blatt Papier, fehlt die Begeisterung für Digitalisierung. Das digitale Dokument kann und muss mehr können. Genau das dachte sich der CEO von AMAGNO Jens Büscher, nahm sich diesem Problem an und entwickelte kurzerhand mit seinem Team die „AMAGNO Living Documents Technology. Diese zeigt nur nur fast alle Dateiformate und gescannte Belege in einer Vorschau an. Die Anwender können jeden Begriff eines Dokuments anklicken und passende Dokumente aus Millionen in Sekunden finden. Oder einfach Texte, wie IBAN, Email Adressen u.s.w. markieren und in anderen Anwendungen weiterverwenden. Durch alle Dokumente surfen, so einfach, wie durch das Internet. Das geht mit Papier nicht.

Du bist neugierig geworden und möchtest mehr über papierloses Arbeiten und der „AMAGNO Living Documents Technologyerfahren? Dann besuche AMAGNO auf ihrer Internetseite und erlebe, dass ein digitales Dokument weit mehr kann, als nur angezeigt zu werden.

Wir bedanken uns freundlich bei Amagno als einen

unserer Hauptsponsoren der 03. Paperless Conference <3

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