Papierlos Arbeiten im Put-Put-Prozess

Papierlos Arbeiten im Put-Put-Prozess

Papierlos arbeiten zu wollen ist etwas, das viele wollen aber nur die Wenigsten vollständig umsetzen. Das kann hier und da einige praktische Gründe haben, aber vor allem liegt es wohl daran, dass die Tools und Möglichkeiten nicht immer bekannt sind. Hilft es denn hier viele Tools zu kennen? Sind mehr Tools besser als weniger? Und welche sind überhaupt die richtigen Werkzeuge für das eigene Business?

Papierlos arbeiten am Modell testen

Jeder von uns hat irgendwann mit seinem ersten Werkzeug angefangen. Das kann ein Programm, eine App oder ansonsten irgendeine Anwendung sein, die unser Arbeitsleben beziehungsweise einen Teilprozess unserer Arbeit einfacher gemacht hat. Um damit allerdings erfolgreich beginnen zu können ist es vor allem wichtig die eigenen Prozesse zu kennen und zu verstehen.

Hier hat Tobias in seinem letzten Bericht ja schon sehr interessante Ideen gehabt und Fortschritte gemacht. Einerseits hat er für sich die Spracherkennung getestet mit der Überlegung zukünftig seine Artikel einzusprechen, statt sie physisch zu schreiben. Andererseits beschrieb er in dem Artikel aber auch, dass er in seiner Anwendung für die Buchhaltung sehr wichtige Funktionen gefunden hat, die ihm die Arbeit deutlich erleichtern.

Und damit hat er schon unbewusst einen sehr elementaren Teil begonnen. Sein Ziel papierlos arbeiten zu können hat ihn von einer halb-digitalen Google-Sheets-Lösung zu einer Software geführt, die ihm viele Prozesse abnimmt und automatisch bearbeitet. Für diesen Mehrwert war er bereit Geld zu zahlen und sehr wahrscheinlich wird es weniger sein, als wenn er seine Arbeitszeit dort investieren würde.

Den Put-Put-Prozess digital gestalten und papierlos bearbeiten

Das „Put-Prinzip“ © Thomas Körner

Wer mein neues Buch „Paperless Bibel“ schon gelesen hat, weiß was ich mit dem Put-Put-Prozess meine. Für alle anderen: Es geht dabei um die Prozesse innerhalb des Unternehmens. Während eingehende Post digitalisiert werden kann und ausgehende Post papierlos gestaltet werden kann, gibt es ja dennoch eine Reihe von Arbeiten die innerhalb des Business erledigt werden müssen. Auch hier kann Papier verwendet werden.

Der Ansatz von Tobias war aber KOMPLETT papierlos arbeiten zu können, damit ihn die Menschen im Wartezimmer auch wunderschön verdutzt anschauen können. Dazu ist es notwendig alle Prozesse zu digitalisieren wie beispielsweise die Konzepterstellung, Redaktionspläne, Notizen und so weiter. Mit seinem Business als Texter und Autor kann er an der Stelle sicherlich schon viel digitalisieren, aber am Ende bleibt immer die Frage wie konsequent dies umgesetzt wird – und was eine konsequente Umsetzung an Vorteilen bieten würde. Wir vernachlässigen doch oftmals wie sehr uns Prozesse im Alltag aufhalten. Einzeln für sich betrachtet dauern sie nur wenige Sekunden oder eine halbe Minute.

Mein papierloses Setup um papierlos arbeiten zu können

Ich gestehe direkt am Anfang, dass ich nicht zu 100% papierlos arbeite. Das hat vor allem rechtliche Gründe, da ich doch auch die eine oder andere Sache ausdrucken, signieren und aus einem anderen Grund verschicken muss. Von daher ist mein Setup inklusive eines Druckers, bei dem ich dann auch mal Dinge ausdrucken kann. Letztlich versuche ich aber alle nicht-rechtlich notwendigen Prozesse papierlos zu gestalten. Das gelingt mir sehr gut, denn über die Jahre habe ich doch eine große Zahl verschiedener Anwendungen durchprobiert. Dabei gab es einige die geeignet waren, viele die weniger geeignet waren und wiederrum einige, die sich so entwickeln haben (oder wurden) dass ich sie nun heute verwenden kann.

Mein tägliche Task-Planung mache ich in Asana. Asana? War das nicht noch vor kurzem Meistertask? Ja war es, allerdings hat die Entwicklung des Paperless Place dazu beigetragen, dass das Team größer geworden ist. Auf der Suche nach einem geeigneten Tool, der alle unter einem Dach vereint, ist Asana als die beste Möglichkeit ausgewählt worden. Als Liebhaber konsequenter Lösungen habe ich nach Abstimmung mit meinem Team die Lösung für alle umgesetzt und Meistertask stirbt bei uns gerade ein wenig aus. An der Stelle sei explizit erwähnt: Meistertask oder Trello sind keineswegs schlecht. Nur waren die Vorerfahrungen in Asana bei Paperless Place Team größer, weshalb wir abgestimmt und uns auf diesem Weg für Asana entschieden haben. Für jeden ist Meistertask nach wie vor eine hervorragende Lösung.

Wer mich kennt und schon einmal erlebt hat, weiß das ich sehr mit dem Tablet arbeite. Notizen, Gesprächsmitschnitte oder Voice-Messages speichere ich gerne und wandle sie nach und nach in Aufgaben um. Viele gucken zwar noch ziemlich komisch, wenn ich das Tablet rausholen und dort dann mit dem Apple-Pen anfangen drauf zu schreiben, aber in meinem Alltag hat es sich bewährt.

Kleiner Helferlein auf dem Smartphone

Auf meinem Smartphone habe ich einige Apps, deren vollständige Aufzählung hier keinen Sinn machen würde. Das hat vor allem den Grund, dass sich diese ständig weiterentwickeln und auch sehr regelmäßig ausgetauscht werden. Gerade arbeiten wir im Team daran eine Übersicht derjenigen Apps und Anwendungen zusammen zu fassen, die wir dann für euch als kleines Büchlein zur Orientierung herausbringen werden. Darin findest du dann alle vom Team verwendeten Apps und nicht nur meine.

Regelmäßig und dauerhaft auf meinem Smartphone sind beispielsweise die Facebook Workplace-Apps. Seit wir uns für diese Lösung entschieden haben ist dies der primäre Kommunikationskanal für geschäftliche Dinge. Zusätzlich dazu habe ich natürlich Asana installiert als Organisationstool. Zusätzlich teile ich Gedanken und Arbeitsergebnisse mit Enrico in einigen Apple-Apps wie dem Kalender, Text- und Sprachprogrammen. Eine sehr wichtige Anwendung für mich ist „Say & Go“, die meine aufgenommenen Sprachnachrichten an eine hinterlegte Mailadresse schickt, bei der ich später dann die Aufgabe erfassen und bearbeiten kann.

Aufgabe für Tobias: Papierlos arbeiten ermöglichen und nachweisen!

Nach meiner kurzen Übersicht meines Setups interessiert mich nun natürlich brennen, wie du dich organisierst? Mit welchen Web-Anwendungen arbeitest du während deiner täglichen Arbeit und wie notierst du dir Dinge, die dir einfallen. Vor allem wie reagierst du, wenn die besten Ideen unter der Dusche kommen?

Aus Erfahrung weiß ich, dass es bei dir weniger die Dusche ist, sondern eher das Joggen wo die guten Ideen kommen. Kurze Anekdote dazu: Vergangene Woche haben wir gemeinsam ein kurzes Konzept entworfen, für das uns beide ein wenig der Ansatz fehlte. Nachmittags bekomme ich auf einmal drei Voice Messages von einem vollkommen atemlose Tobias, dem ein guter Aufmacher beim Laufen eingefallen war. Dennoch bin ich gespannt, wie er das bei seinen Kunden löst und sich notiert in Situation, in denen das Schreiben gerade sehr schwer bis unmöglich ist.

Wie sieht es denn bei euch aus? Mit welchen Anwendungen arbeitet ihr und welche der Apps würdet ihr niemals abgeben wollen? Ohne welche wäret ihr nicht arbeitsfähig? Ich freue mich auf eure Antworten und Tipps – da ist sicherlich für jeden noch etwas dabei. Und auch ich bin mir absolut sicher, dass ich nur ein Bruchteil der Möglichkeiten kenne.

 

Artikelbild by: https://pixabay.com/de/hahn-bauernhof-dorf-huhn-polygamie-2522623/

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