Rechnungen erfassen und digitalisieren – so geht es richtig!

Rechnungen erfassen und digitalisieren – so geht es richtig!

Der Unternehmer ist per Gesetz dazu verpflichtet eine nachvollziehbare Buchhaltung zu machen. „Nachvollziehbar“ bedeutet in dem Moment vor allem, dass die Mitarbeiter des Finanzamtes die Buchungen verstehen können und im Zweifel die dafür notwendigen Belege prüfen können. Eigentlich ist das nicht besonders schwer, aber mir sind bisher wenige über den Weg gelaufen, denen Buchhaltung wirklich Spaß macht. Am Anfang musst du nur wenigen Rechnungen erfassen und und man legt alles auf einen Haufen – wird dann irgendwann einmal erledigt. Und später, wenn es richtig losgeht, hat man dann sehr schnell die Übersicht verloren.

Outsourcing an den Steuerberater ist eine Option – hilft aber nicht viel

Vielfach besteht Irrglaube, dass das Auslagern an einen Steuerberater dann die organisatorischen Probleme löst. Aber die Vergangenheit aufzuarbeiten ist für den Steuerberater oftmals noch undurchsichtiger, als für den Unternehmer selbst. Ich gönne jedem Steuerberater jeden einzelnen Euro, aber du solltest dir als Unternehmer den Gefallen tun und die Buchhaltung von vorne herein nachvollziehbar aufsetzen.

Hierzu ist vor allem notwendig, dass du weißt wie das geht. Offiziell ist dies in den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchhaltung zu finden. Im ersten Moment klingt das sehr kompliziert. Ich kann dir jedoch versichern, dass vieles für dich als angehender Unternehmer noch gar keine Rolle spielt. Insofern solltest du dich auf die Grundsätze konzentrieren und diese umsetzen.

Rechnungen erfassen im Tagesgeschäft

Wer unternehmerisch tätig ist wird irgendwann einmal in die Lage kommen von irgendwoher eine Leistung oder ein Produkt einkaufen zu müssen. Der Gegenwert dieser Leistung oder des Produkts wird von dem Verkäufer in Form einer Rechnung gestellt. Beispielsweise brauche ich für meine Arbeit ein Schreibprogramm (Google Docs mal außen vor). Diese Anwendung kann ich nun irgendwo kaufen und werde dafür eine Rechnung bekommen.

Im ersten Schritt sollte ich die Rechnung nach dem Erhalt prüfen. Es gibt hier eine ganze Menge von Fakten, die unbedingt geprüft werden sollten. Genau beschrieben ist das im §14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes (UstG)

  • Name und Anschrift des Rechnungstellers und Leistungsempfängers
  • Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vom Rechnungssteller
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsnummer als fortlaufende Ziffern-Reihe
  • Menge und Art der Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung des Produkts oder der Dienstleistung
  • Entgelt für die Leistung nebst eventueller Rabatte und ggf. Zahlungsziele
  • Der anzuwendende Steuersatz für die Leistung

Wenn alle diese Angaben vorhanden und richtig sind, gilt die Rechnung als korrekt gestellt und empfangen. Damit kann sie dann deinen unternehmerischen Kreis erreichen und bekommt eine Bedeutung. Vorher nicht! Wirklich? Da die Rechnung nicht das Kaufgeschäft an sich in Gang setzt, sondern die übereinstimmende Einigung beider Vertragsparteien zu einem Leistungsgegenstand, gibt es auch weitere Dokumente. Dazu gehört vor allem die Auftragsbestätigung.

Keine Buchung ohne Beleg

Die Rechnung ist die Gegenzeichnung der Buchung beim Verkäufer. Gleichzeitig ist sie in deiner Buchhaltung das Dokument, welches der Buchung am Ende beigefügt werden muss. Dennoch wirst du nicht immer eine Rechnung erhalten, sondern spezielle bei Vorkasse-Leistungen eine Auftragsbestätigung. Sie fasst die Rahmenbedingungen des Geschäfts zusammen und regelt die Zahlung vorab. Buchhalterisch wird sie mit der Lieferung der Leistung durch die Rechnung ersetzt.

Für dich bedeutet das vor allem, dass du in deiner Buchhaltung niemals eine Buchung ohne Beleg vornehmen darfst. Erst dann ist nämlich deine Nachvollziehbarkeit gewährt. Erhältst du also eine Auftragsbestätigung oder Rechnung, musst du sie in deiner Buchhaltung mit einer laufenden Nummer versehen. Die Kennzeichnung auf dem Dokument muss also ein-eindeutig sein.

Nun hast du einen korrekten Beleg erfasst und kannst eine Buchung vornehmen. In meinem Fall kann ich beim Verkäufer also den Preis für mein Schreibprogramm zuzüglich der Liefergebühren bezahlen. Nachdem mein Geld dort eingegangen ist, wird mir dann die Anwendung im vereinbarten Rahmen zur Verfügung gestellt. Aber das ist schon weiter gedacht, als gerade notwendig.

Baue dir einen klaren Belegfluss auf

Erreicht dich eine Rechnung, ist es notwendig, dass du diese prüfst gemäß §14 Absatz 4 UstG. Entspricht der Beleg der Anforderungen, kannst du ihn entsprechend verbuchen. Dazu ist eine Buchungsreferenz notwendig. In aufwendigeren Buchhaltungen ist eine Kontierung der Buchung dann notwendig, aber speziell als Kleinunternehmer hast du damit noch nicht unbedingt etwas am Hut.

Nach der Buchung musst du dafür sorgen, dass der Buchungsbeleg abgelegt wird. Hierzu eignet sich natürlich die Digitalisierung des Belegs, sofern bis dato nicht geschehen. Grundsätzlich gilt an der Stelle, dass digital erhaltene Belege auch digital verwaltet werden dürfen. Gleichzeitig müssen Papierbelege auch als solche archiviert werden. Es spricht jedoch nichts dagegen die Papierbelege zu digitalisieren und dort zu verwalten, gleichzeitig den Papierbeleg dann aber zu archivieren, ist der einfachste und sicherste Weg.

Allerdings würde André als Paperless Coach jetzt wahrscheinlich folgendes sagen:

„Suche das Gespräch mit deinem Finanzamt und Steuerberater. Erkläre dein Vorhaben und bitte um eine schriftliche Genehmigung um die Belege nur noch Digital und sicher aufzubewahren. Damit die Papierbelege nach einer Kontrollzeit vernichtet werden können.

Vorab sollte für die Transparenz eine Verfahrensdokumentation erstellt sein und diese, deinem zuständigen Finanzamt während des Gesprächs zur Begutachtung vorliegen.“

Wie du siehst geht André nach einer ausführlichen Analyse und Beratung noch viel weiter, allerdings mit System und nicht im Blindflug. Er bindet auch gleich das Finanzamt und den Steuerberater (sofern vorhanden) mit ein. Seien wir mal ehrlich, wer spricht freiwillig mit seinem Finanzamt? Es ist sicherlich ein offener Weg, denn einfach alle Papierbelege nach dem scannen zu schreddern ist hier nicht die Lösung! Die Verfahrensdokumentation kannst du übrigens hier kostenlos beim www.dstv.de herunterladen.

Belege richtig ablegen

Benenne die Datei entsprechend deinem System und lege dir den Beleg in einer klaren Ordnerstruktur ab. Wie das funktioniert, haben wir ja vor kurzem beschrieben. So stellst du sicher, dass du den Beleg bei Bedarf schnell wieder findest. Und bis irgendjemand dann einmal wirklich den Papierbeleg sehen will, dauert es eine ganze Zeit. Insofern ist die digitale Verwaltung der Dokumente hier der eindeutig smartere Weg der Verwaltung.

Kurz um und zusammen gefasst: Rechnung erhalten, Rechnung prüfen, Rechnung buchen und danach auf einem (oder mehreren) geeigneten Medien archivieren und ablegen.

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