Sprachnachricht für Word und Erkenntnisse in der papierlosen Buchhaltung

Sprachnachricht für Word und Erkenntnisse in der papierlosen Buchhaltung

Machst du dir auch regelmäßig Gedanken über die Effizienz in einem Unternehmen? Hast du schon mal überlegt besser zu werden? Ich denke, jeder von uns Unternehmern in der Gruppe der Paperless Pioneers befasst sich regelmäßig mit dem Gedanken darum. Dabei ist es streckenweise schwierig, die Potenziale zu erkennen. Im einen gemeinen nennt man das „Betriebsblindheit“ und das ist unser größter Gegner.

Kosten versus Qualität – das ewig Duell

Auf meiner Reise zum echten Paperless Pioneers musste ich mich vor kurzem erneuter Frage stellen, was ich bei mir verbessern kann. Sich Gedanken über einen Text zu machen oder den Text zu schreiben, ist kein wirkliches Problem für mich. Allerdings bin ich über das verwendete Medium in meiner Tippgeschwindigkeit begrenzt. Als Jugendlicher habe ich damals HTML- Seiten programmiert und glaube dass ich relativ schnell tippen kann. Dennoch ist hier eine Grenze gesetzt. Auf der Suche nach einer guten Alternative dazu oder besser gesagt einer Verbesserung, bin ich über einen Artikel von Thomas Mangold gestolpert. Darin stellt er das ein sprechen von Artikeln und Beiträgen über eine Spracherkennungssoftware vor. Das musste ich dann auch mal probieren!

Meine bisherige Erfahrung mit Spracherkennungsprogrammen beschränkt sich auf einige wenige Versuche. Bei diesen Versuchen allerdings war die Qualität der Aufnahme derart schlecht, dass ich mehr mit dem korrigieren der Beiträge bzw. der Artikel beschäftigt war als das ich damit wirklich schneller werden konnte. Dennoch wollte ich mich der Herausforderung stellen. Also habe ich mir ein Mikrofon bestellt. Auf der Suche nach einer geeigneten Software habe ich den Fehler begangen auf kostenlose Software zu setzen. Neben diversen Stunden die dabei ins Land strichen ohne produktiv zu sein hat das am Ende auch nicht funktioniert. Am Ende bin ich dann doch bei der Software gelandet die auch Thomas Mangold empfohlen hat.

Ein unheimliches Erlebnis

Das alles soll im Endeffekt aber nur eine kleine Nebengeschichte sein von dem was ich eigentlich heute wirklich berichten wollte. Und zwar bin ich erneut über das Thema papierlose Buchhaltung gestolpert. Wie du vielleicht aus meinem letzten Artikel weist arbeite ich hier mit sevdesk. Nachdem ich dort nun meine ersten Rechnungen geschrieben hatte ging es mir bei der jetzigen Recherche vor allem darum meine Ausgangsrechnung dort einzugeben. Dabei habe ich nach einer Lösung gesucht bei der ich die Rechnung nicht extra irgendwo speichern und dann hochladen muss.

Zwar habe ich sehr schnell in der Weboberfläche selber den Punkt der Eingangsrechnung gesehen, allerdings dort nur die Möglichkeit des Uploads von Dateien. Es hat mich 5 Minuten gekostet in den FAQ herauszufinden, dass ich mir Rechnungen aus meinem Mailpostfach auch in die Weboberfläche schicken kann. Dabei ist wichtig, dass du die Rechnungen von der E-Mail-Adresse aus schickst die bei sevdesk registriert ist. Es ist wirklich unheimlich eine Rechnung irgendwohin zu schicken ohne zu wissen ob sie ankommt. Immerhin sind dort ja diverse persönliche Daten darauf enthalten.

Machen wir es kurz: die Rechnung kann nach weniger als einer halben Minute an. Ich konnte sofort in der Weboberfläche vom sevdesk die Rechnung in meiner Buchhaltung verbuchen. Dabei sucht die Anwendung auf der PDF Rechnung selbst nach den erforderlichen Daten: Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsersteller, Betrag brutto, Betrag netto und natürlich die Gesamtsumme. Bei den bisherigen ungefähr zehn Rechnungen hat die Anwendung gut 95 % der Daten von selbst erkannt. Ein sehr guter Wert wie ich finde.

Für meine Anforderungen genau das Richtige

Vielleicht kennst du es beim letzten Artikel noch die Kritik von André, dass diese Anwendungen nicht für Kapitalgesellschaften geeignet. Das kann durchaus sein, allerdings kann ich das nicht bewerten. Hier glaube ich André einfach. Dennoch ändert das nichts daran dass ich eine Personengesellschaft bin. Für meine Anforderungen, Rechnungen möglichst einfach zu erstellen und Eingangsrechnungen digital zu verwalten ist sevdesk für mich die perfekte Anwendung. Ich kann dort meine komplette Buchhaltung organisieren und könnte sogar mein Bankkonto daran anbinden.

Was will ich dir eigentlich damit in der Macher Challenge erzählen?

Nun, wie heißt es doch so schön: „Probieren geht über Studieren“ – und das ist auch genau meine Erfahrung. Buchhaltung ist kein besonders schönes Thema. Mich wundert es nicht dass ich es ein wenig aufgeschoben habe. Aber ich möchte dich ermutigen dich den Themen zu stellen die du aufschiebst. Aus Erfahrung kann ich sagen dass die Buchhaltung irgendwann mit großer Gewalt zurückkommt. Deswegen habe ich mich diesmal frühzeitig damit beschäftigt.

Was auch immer deine Herausforderung bei deinem papierlosen Büro ist, geh sie einfach an. Sprich mit Menschen die das Problem bereits kennen und gelöst haben. In meinem Fall war das Enrico. Als wir uns vor kurzem getroffen haben, hat er per Spracherkennung in sein Tablet etwas eingegeben. Das hat mich auf die Idee gebracht, dass sich dies bei meinen Beiträgen ebenso probieren könnte.

Und hier ist er nun: der erste ein gesprochener Artikel!

Wie geht es nun weiter?

André wird mir Anfang dieser Woche eine neue Aufgabe für die Challenge stellen. Diese werde ich dann wie gehabt bearbeiten und dir darüber einen Blogbeitrag schreiben. Ein sehr großes Thema, das ich bis dato noch nicht bearbeitet habe bzw. mich noch nicht entschieden habe, ist die Datenspeicherung. Meine Texte, Beiträge, Bücher, Ratgeber und alles was ich sonst noch schreibe unterliegen nicht dem deutschen Datenschutz im eigentlichen Sinne. Zwar sind dort Informationen enthalten die nicht öffentlich werden dürfen, allerdings beschränkt die Geheimhaltung sich lediglich auf eine Vereinbarung zwischen mir als Autor und demjenigen der den Text haben möchte. Insofern ist für die Speicherung dieser Unterlagen und Daten eigentlich jeder Ort geeignet.

Wirklich kritisch sind logischerweise meine Daten aus der Buchhaltung. Hier wiederum bietet sevdesk eine Lösung an, bei der ich meine Unterlagen und Daten dort in einem GOBD- geschützten Bereich ablegen kann. Da ich mit André in letzter Zeit sehr viel darüber gesprochen habe, kann ich mir sehr gut vorstellen dass er mich diese Woche darauf verdonnert wird, eine saubere Lösung zu finden.

Hast du bereits eine Lösung für deine Daten? Wie hast du die Herausforderungen gemeistert dem deutschen Datenschutz zu entsprechen? Und welche deiner Daten sind wirklich kritisch?

Es interessiert mich sehr von dir zu erfahren wie du diese Sache angegangen bist oder angehen möchtest. Für mich ist das leider noch ein rotes Tuch. Ich bin sehr gespannt auf deine Antworten und freue mich auf gute Ideen, die ich bei mir umsetzen könnte.

Ach so, da war noch was!

Bei meinem ersten wirklichen Versuch einem Blogbeitrag einzusprechen und diesen per Spracherkennungssoftware zu „schreiben“ bin ich sehr begeistert. Im Laufe dieses Beitrags musste ich dem Programm einige Begriffe beibringen. Dennoch bin ich gemessen daran was sich üblicherweise an Zeit für das Schreiben des Artikels benötige, deutlich schneller. Ob es sich dabei um den Faktor zwei oder drei handelt, werde ich später mal berechnen.

Ich bin aber schwer begeistert wie zuverlässig und gut das Programm meine Sprache und damit die ausgesprochenen Worte erkennt. Ich sitze hier nicht wieder Oberschullehrer und spreche allerfeinstes Deutsch, sondern spreche zwar deutlich aber doch sehr schnell. Die Anzahl der Korrekturen hält sich ebenfalls in Grenzen. Rechne ich die Wörter heraus die das Programm nicht kannte, liegt die Fehlerrate sogar bei null. Also, für jeden der Texte erstellen muss kann ich den Test mit einer Spracherkennungssoftware nur empfehlen. An der Stelle noch einmal vielen Dank an Thomas!

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