Teamarbeit remote – So gelingt die digitale Zusammenarbeit by Maja Könniger

Teamarbeit remote – So gelingt die digitale Zusammenarbeit by Maja Könniger

Neue ortsunabhängige Arbeitsformen, wie Freelance-Tätigkeiten oder Home-Office, erfordern nahtloses, digitales Zusammenarbeiten – meist sogar über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg. Dies birgt zahlreiche Vorteile, stellt allerdings ebenfall sowohl Führungskräfte als auch Mitglieder virtueller Teams vor große Herausforderungen. In diesem Artikel erfährst du, weshalb sich digitale Teamarbeit dennoch lohnt und welche Methoden und Strategien diese unterstützt.

Gemeinsam produktiv

Teamarbeit ist ein wesentliches Element unseres beruflichen Alltags in beinahe jeder Branche und jedem Beruf. Recruiter setzen mittlerweile nicht mehr länger nur auf das Fachwissen der Bewerber, sondern beziehen Soft-Skills, wie beispielsweise Teamfähigkeit und ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten, in den Entscheidungsprozess mit ein. Aus den folgenden Gründen hat Teamarbeit solch einen hohen Stellenwert in der Projektarbeit eingenommen:

 

1. Schnellere und bessere Ergebnisse

Wenn es am Projekt beteiligten Mitarbeiter möglich ist, sich direkt austauschen und Entscheidungen kollektiv zu treffen, werden langatmige Abstimmungsprozesse zwischen den Beteiligten einzelner Abteilungen vermieden. Auf diese Weise können Projekte schneller umgesetzt werden. Durch gemeinsame Entscheidungsfindung werden Fehlentscheidungen deutlich reduziert, da das Projekt aus verschiedenen Perspektiven beurteilt wird. Zudem entstehen durch den kollektiven Gedanken- und Ideenaustausch meist viel kreativere und innovativere Lösungen. Konzentriert sich jeder Mitarbeiter auf den Aspekt des Projekts, den er besonders gut umsetzen kann, wird Teamarbeit maximal produktiv.

2. Komplexe Projekte werden umsetzbar

Teamarbeit fördert die Realisierung umfangreicher, komplexer Vorhaben, die von Einzelpersonen nur schwer umsetzbar wären. Gut aufeinander eingespielte Teams können im Vorhinein identifizieren, an welchen Stellen Probleme auftreten könnten, diesen Konflikten vorbeugen und unvermeidbare Komplikationen schneller lösen

3. Höhere Mitarbeitermotivation

Besonders in großen Unternehmen sind uns meist zwar Gesicht, Namen und E-Mail Adresse der Kollegen bekannt, wann diese Geburtstag haben, was sie besonders gut können oder in ihrer Freizeit gerne tun, darüber wissen wir allerdings meist so gut wie nichts. Arbeiten wir mit ihnen jedoch eng zusammen, haben wir die Möglichkeit unsere Kollegen besser kennenzulernen. Dies fördert abteilungsübergreifend die Toleranz und das Verständnis innerhalb des Kollegiums. Ziehen alle Mitglieder eines Teams an einem Strang und wollen ein gemeinsames Ziel erreichen, steigt deren Motivation und sie werden sich intensiver mit dem Unternehmen identifizieren.

3. Höhere Mitarbeiterqualifikation

In gut funktionierenden Teams ergänzen sich die einzelnen Teammitglieder gegenseitig. Eine produktive, vertraute Atmosphäre lässt Mitarbeiter problemlos voneinander lernen.

 

Teamarbeit 2.0

Durch die fortschreitende Globalisierung und den digitalen Wandel können wir mit unseren Kollegen rund um den Globus verteilt zusammenarbeiten. Der sogenannte “War for talents”, also der Kampf um qualifizierte Mitarbeiter, erfordert es verstärkt aus internationalen Talentpools zu rekrutieren oder auf Freiberufler zu vertrauen. Die Arbeit in virtuellen Teams wird demnach auch in Zukunft an Bedeutung gewinnen. Wie eine Umfrage des Digital-Verbandes Bitkom zeigt, gehört “remote” schon jetzt in einem Großteil der deutschen Unternehmen zum Berufsalltag. In vier von zehn Unternehmen arbeiten Mitarbeiter regelmäßig von Zuhause aus.

Von virtuellen Teams profitieren

Unternehmen können durch virtuelle Teamarbeit vor allem Kosten und Zeit einsparen, da lange Anfahrtswege und Reisekosten entfallen. Müssen Mitarbeiter zur Durchführung eines Projekts nicht physisch anwesend sein, können Führungskräfte das Know-how des Team einfacher optimieren, da Teammitglieder rein nach ihren Qualifikationen ausgewählt werden, ohne den Aspekt der räumlichen Verfügbarkeit mit einplanen zu müssen. Es kann also aus einem größeren und meist sogar höher qualifizierten Talent-Pool geschöpft werden.

Zudem bieten virtuelle Teams viel Flexibilität und die Möglichkeit, schnell auf Änderungen in Prozessen reagieren zu können. Bestehende Teams lassen sich vergleichsweise kurzfristig neu aufstellen und umstrukturieren. Sind Unternehmen international aktiv, kann von dem Know-how der Mitarbeiter aus diesen Ländern profitiert werden. Mit reduziertem personellen und zeitlichen Aufwand entstehen so innovative Produkte und Projekte.

 

Stolpersteine virtueller Teamarbeit

Wer ein Team leitet, das unterschiedlichen geschäftlichen Bereichen, Zeitzonen und Kulturen angehört, wird unweigerlich vor Herausforderungen gestellt. Da in virtuellen Teams jedem einzelnen Mitarbeiter ein hohes Maß an Verantwortung und Selbstorganisation zukommt, können Probleme und Konflikte eventuell weniger schnell identifiziert werden. Zudem besteht die Gefahr, dass diese digital schwerer zu lösen sind, als wenn Probleme persönlich gelöst werden.

In virtuellen Teams ist jeder Mitarbeiter im Wesentlichen selbst für die Organisation und Kontrolle der eigenen Aufgaben verantwortlich. Aufgrund der räumlichen Distanz sind Kommunikationswege viel ausgedehnter, als wenn unkompliziert über den Flur der aktuelle Stand der Dinge ausgetauscht werden kann. Führungskräften kommen daher oftmals weniger und langsamer Informationen zu. Vorgesetzte müssen deshalb lernen, ihren Mitarbeitern zu vertrauen, Aufgaben zu delegieren und Verantwortung abgeben zu können.

Damit die digitale Zusammenarbeit gelingt, ist es zudem wichtig, dass die räumliche und zeitliche Distanz durch eine vertraute Atmosphäre und ein hohes Zugehörigkeitsgefühl ausgeglichen werden kann. Identifizieren sich Mitarbeiter mit dem Unternehmen, ihrem Team und ihrer Aufgabe, arbeiten sie mit hoher Wahrscheinlichkeit intensiver an der Erfüllung des Projektauftrags. Ein eingespieltes Team ist die Quintessenz gelungener Projektarbeit.

Können sich Teammitglieder nicht von Angesicht zu Angesicht gegenüberstehen, nimmt der Faktor “Teambuilding” einen besonders hohen Stellenwert ein. Um den Mangel an direkter Kommunikation auszugleichen, sollten Projektmanager versuchen persönliche Nähe zwischen den einzelnen Teammitgliedern herzustellen. Wenn möglich, sollten sich vor Beginn eines Projekts alle Teammitglieder einander vorgestellt werden – im Idealfall sogar persönlich. Neue Teammitglieder könnten sich beispielsweise in Videokonferenzen einander vorstellen oder Teambesprechungen regelmäßig über Kommunikationsprogramme wie beispielsweise Skype abgehalten werden.

 

Erfolgsfaktor reibungslose Kommunikation

Um es virtuellen Teams zu ermöglichen, orts-und zeitunabhängig zusammen ein Projekt zu verwirklichen, müssen Führungskräfte und Mitarbeiter reibungslos miteinander kommunizieren. Stehen sich Mitarbeiter und Manager nicht real gegenüber, besteht die Gefahr, dass der Austausch wichtiger Informationen aufgrund der fehlenden Möglichkeit die Mimik und Gestik des Gegenübers real aufnehmen und interpretieren zu können, deutlich fehlschlägt. Insbesondere in interkulturellen Teams können allzu leicht Missverständnisse auftreten, wenn die Sprache, in der innerhalb des Teams kommuniziert wird, nicht von allen Mitarbeitern komplett beherrscht wird. Wichtig ist außerdem, dass Führungskräfte nicht zwischen räumlich anwesenden und abwesenden Mitarbeitern unterscheiden, sondern beide gleichermaßen ernst nehmen und würdigen. Um Konflikte frühzeitig zu identifizieren und Hindernisse aus dem Weg zu räumen, sind regelmäßige Erfolgskontrollen wichtig. Eine offene Fehlerkultur und gleichzeitig regelmäßige positive Kommunikation von Erfolgen und Fortschritten hilft dabei, das Team zu motivieren.

Vor Beginn eines Projektabschnitts muss klar definiert werden, welches Ziel mit welcher Strategie erreicht werden soll, welcher Mitarbeiter welche Rolle im Team einnimmt und für welchen Aufgabenbereich dieser verantwortlich ist. Unklarheiten, die im frühen Stadium eines Projekts entstehen, jedoch zu einem viel späteren Zeitpunkt entdeckt werden, sind meist teuer und zeitaufwendig zu beheben. Feste, regelmäßige Termine, bei denen sich das komplette Team virtuell bespricht, sind ein wichtiges Element agiler Projektmanagement-Methoden wie Scrum oder Kanban und hilft dabei Fehler zu vermeiden.

 

Digitale Helfer nutzen

Um störungsfrei im Team arbeiten zu können, sollten Projektmanager eine einheitlich genutzte digitale Plattform einsetzen. Wichtig ist es dabei, jeden Mitarbeiter im Umgang mit dem Tool zu schulen. Zudem sollten einheitliche Regelungen zum Umgang mit der Software festgelegt werden. Beispielsweise ist es wichtig, festzulegen wer bei welchem Thema in Kenntnis zu setzen ist oder in welchem Zeitraum auf Nachrichten reagiert werden muss. Zur Unterstützung der virtuellen Teamarbeit eignen sich grundsätzlich mehrere Arten von Programmen.

Produktivitätstools wie beispielsweise Evernote (virtueller Notizzettel), Filesharing- Dienste wie Google Drive oder Dropbox oder Kommunikationsdienst-Programme wie Slack oder Skype bieten zwar gut ausgearbeitete Funktionen, müssen jedoch meist parallel eingesetzt werden, um tatsächlichen Mehrwert zu schaffen. Vor allem in großen Teams und bei abteilungsübergreifender Projektarbeit können nicht aufeinander abgestimmte Tools schnell zu Fallstricken werden. Das Abfragen von verschiedenen Datentypen in unterschiedlichen Tools ist meist zeitaufwendig und teuer, schafft nervenaufreibende Datensilos und lässt im schlimmsten Fall wichtige Informationen unauffindbar werden.

Multitalent Projektmanagement-Tool

Um Reibungsverluste zu minimieren und Kosten und Zeit zu sparen, macht es insbesondere in digitalen Teams Sinn, eine Software zu nutzen, die alle Erfolgsfaktoren für gelungenes

Projektmanagement unterstützt. Projektmanagement-Programme, wie beispielsweise Zenkit, ein Produkt des gleichnamigen Start-ups aus Karlsruhe, sind wahre Alleskönner. Sie vereinen viele Funktionen, die die Planung, Durchführung und Kontrolle eines Projekts erheblich vereinfachen.

Für gelungenes Projektmanagement ist größtmöglichste Transparenz innerhalb des Workflows und der Prozesse eines Teams essentiell. In Zenkit lassen sich beispielsweise Aufgaben und Projekte als To-Do Liste, Kanban- Board, Mindmap, Kalender oder Tabelle anzeigen. Auch in größeren Teams kann mit Zenkit produktiv gearbeitet werden. Gemeinsame Fortschritte und Ergebnisse lassen sich projektübergreifend in einem Dashboard aufrufen. So können Fortschritte und Workflows immer im Blick behalten werden.

In internationalen Teams ist es zudem wichtig, dass alle Teammitglieder die eingesetzte Software problemlos verstehen und nutzen können. Zenkit ist neben Deutsch und Englisch, in sieben weiteren Sprachen, unter anderem in Spanisch, Koreanisch oder Russisch, verfügbar und ist somit in der Lage, auch international aufgestellte Teams zu unterstützen.

Aufgrund unterschiedlicher Zeitzonen, können sich digitale Teamarbeit schnell in Zeitdruck und Chaos verlieren. Eine effektive Projektmanagement-Software sollte Funktionen beinhalten, die das verhindert. In Zenkit können Nutzer beispielsweise ihre Daten flexibel in einer Cloud ablegen und so von überall aus auf die Projektinformationen zugreifen. Außerdem kann dank der Echtzeit-Funktion nahtlos miteinander kommuniziert werden. Auf diese Weise werden auch Teammitglieder, die remote arbeiten unkompliziert in Prozesse mit einbezogen.

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