Welche privaten Aufbewahrungsfristen du unbedingt beachten solltest

Welche privaten Aufbewahrungsfristen du unbedingt beachten solltest

Private Aufbewahrungsfristen – jeder Mensch weiß zwar, dass Unternehmen ihre Unterlagen lange vorhalten müssen, aber wie sieht das im privaten Bereich aus? Vor kurzem kam das Thema einmal in der Community als Kommentar auf, weshalb ich es heute aufgreifen möchte.

Das hat aber noch einen ganz anderen Anlass. Wer den Paperless Pioneers Podcast verfolgt, hat mitgehört, als Jens und André vor 2 Wochen eine Challenge miteinander vereinbart haben. Auch wenn diese maßgeblich darauf abzielt so wenig Papier wie möglich produzieren zu lassen beziehungsweise annehmen und behalten zu müssen, hat der Zwang dazu ja auch immer etwas mit den Aufbewahrungsfristen zu tun. Insofern sehe ich es den Anlass für meinen Beitrag heute auch darin, einmal zu klären „muss ich oder muss ich nicht“!

Rein rechtlich sind die privaten Aufbewahrungsfristen übersichtlich

Eine Pflicht ergibt sich immer aus irgendeinem Kontext, aus dem heraus ein Verpflichtender eine Entscheidung dazu trifft. In unserem Fall ist es das Gesetz, was uns als Privatier oder Unternehmer entsprechende Vorschriften machen kann. Wer sich allerdings das Bürgerliche Gesetzbuch mal zu Gemüte führt, wird dort eigentlich nichts finden. Ich habe es ehrlich gesagt nicht vollständig durchgelesen und möchte mich auch keineswegs als rechtssicher auf dem Gebiet bezeichnen, aber meinen Eindruck unterstützt unter anderem die Seite test.de und aufbewahrungfristen.org. Es gibt bis auf die Verpflichtung Handwerkerrechnungen aufzubewahren keine weiteren Pflichten im privaten Bereich.

Wie, das war es?

Ja, alles kannst du wegschmeißen. Brauchst du nicht. Ist egal. HALT STOPP! An der Stelle sagt lediglich das Gesetz, dass du es nicht benötigst. Vielfach wirst du aber aus eigener Erfahrung heraus wissen, dass das Aufbewahren von Belegen durchaus sinnvoll sein kann um Zusammenhänge nachzuweisen. Stichwort: Garantie und Gewährleistung, Rückgabe von Produkte oder das geltend machen erhaltenen Rechnungen in der Steuererklärung.

Behalte das, was du hast

Ohne die Details auslassen zu wollen, solltest du im privaten Bereich immer nach dem Motto verfahren: Solange ich etwas habe, sind auch die Belege dafür wichtig! Das beginnt bereits, und damit geht es dann in die Details, bei der Gewährleistung. Ohne einen entsprechenden Kaufbeleg oder eine eindeutig zuordenbaren Kontobuchung kannst du dem Händler nicht nachweisen, dass du das Produkt bei ihm gekauft hast. Also ist es mit deiner Reklamation Essig.

Ein Kaufbeleg, wie ein Kassenbon oder eine Rechnung sind hier eindeutig. Und solange du das Produkt hast, solltest du diesen auch aufbewahren. Nach zwei Jahren sind die meisten Produkte aus der Garantiezeit heraus. Aber auch dann können die Belege im Rahmen der Produkthaftung noch wichtig sein. Zudem kannst du mit ihnen das Alter und den Anschaffungswert nachweisen. Verkaufst du eine alte Waschmaschine, bleibt die Produkthaftung grundsätzlich erhalten, auch wenn der Besitzer wechselt. Insofern sind die Belege wichtig. Brennt deine Wohnung aus oder hast du einen Wasserschaden (oder ähnliches), kannst du mit diesen Belegen den Wert für deine Versicherung nachweisen.

Folglich solltest du die Belege auch nicht nach Ablauf des Garantiezeitraumes von 2 Jahren entsorgen. Entweder gibst du diese ab, wenn du das Produkt weiterverkaufst oder verschenkst oder wenn du es entsorgst.

Behalte das, was du noch wieder bekommen willst

Und dieser Abschnitt geht nun vor allem an diejenigen unter euch, die ein Eigenheim besitzen. Hier geht es nämlich über das private hinaus und damit unterliegt man doch wieder der ein oder anderen Pflicht. Wichtig: es geht um die Immobilie, nicht um dich als Person. Da du jedoch der- oder diejenige bist, die es verwaltet, bist du natürlich auch die verantwortliche Anlaufstelle. Die Projektordner für sämtliche Bau-, Plan-, Handwerks- und Renovierungs- sowie Reinigungsarbeiten solltest du unbedingt aufbewahren. Das Recht schreibt hier mindestens 5 Jahre vor. Ich empfehle dir wiederrum die Belege so lange aufzubewahren, wie du das Produkt oder die Dienstleistung hast. Speziell bei einer Immobilie ist ein lückenloser Nachweis im Verkaufsprozess ein sehr gutes Argument, auf das du nicht verzichten solltest.

Außerdem kannst du eine ganze Reihe der Kosten aus einer Immobilie steuerlich geltend machen. Wer irgendwann einmal den Spruch „Keine Buchung ohne Beleg“ gehört, sollte ihn als Credo verinnerlichen. Das Finanzamt erkennt Steuerminderungen natürlich nur gegen Belege an, insofern solltest du diese unbedingt aufbewahren.

Wer steuerlich etwas geltend machen möchte, braucht die Belege in jedem Fall. Insofern solltest du auch dann den Beleg behalten, wenn dies auf den ersten Blick nicht notwendig ist. Bücher, Zeitschriften und so weiter müssen mit einem Beleg beim Finanzamt nachgewiesen werden, um sie steuermindernd ansetzen zu können.

Behalte alles, was dir ausgewiesene Experten schicken

An der Stelle seien Gerichte zuerst genannt. Ihre Stellung ist unbestritten, insofern musst du Urteile, Mahnbescheide und auch Prozessakten mindestens 30 Jahre aufheben. Einmal geschieden oder mit dem Nachbarn vor Gericht erschienen, schon hast du deinen ersten Datensatz im Ordner. Das ist nichts schlimmes erst einmal, nur musst du es sehr lange aufbewahren.

Gleiches gilt Zeugnisse, ärztliche Gutachten und jede Form von Urkunden. Deinen zweiten Platz bei den Bundesjugendspielen im Weitsprung kannst du entsorgen, aber Unterlagen wie Geburtsurkunden, Taufscheine, Heiratsurkunden und so weiter sind enorm wichtig. Diese Unterlagen solltest du am besten in Kopie (natürlich beglaubigt) an unterschiedlichen Orten aufbewahren.

Ebenfalls wichtig sind alle Dokumente die deine Rente betreffen. Abrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und natürlich deine Arbeitsverträge spielen hier eine wichtige Rolle. Sie sind im Zweifel Unterlagen, die du beschaffen musst, wenn du in die Rente eintrittst und die fehlerhafte Berechnung nachweisen musst. Auch hier wieder die Logik: entsorge nichts, was du noch hast.

Die Cent-Challenge von Jens und André

Wie du sehen kannst, brauchen wir im privaten Bereich weitaus weniger aufzubewahren. Denkst du die privaten Regeln jedoch einfach nur in die umgedrehte Richtung sind es genau die Unterlagen die ein Unternehmer aufbewahren muss. Also gibt es eigentlich keine wirklichen Unterschiede, nur ist die Wirkungsrichtung im privaten Bereich eine andere.

Mit Blick auf die Challenge kannst du sehr viele getrost vergessen. Der Kassenbon beim Discounter ist vollkommen irrelevant, so lange du nichts davon reklamieren oder umtauschen möchtest. Insofern möchte ich dir Mut machen an der Kasse auf die Frage: „Brauchen Sie einen Beleg?“ selbstbewusst mit Nein zu antworten und damit der Welt ein kleines Stückchen Papier zu sparen.

Link zur Cent-Challenge

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