Wie du dein papierloses Büro mit einer Ordnerstruktur organisierst

Wie du dein papierloses Büro mit einer Ordnerstruktur organisierst

Es wird dich wenig überraschen, wenn ich dir sage, dass Papier und ich nicht so die allerbesten Freunde sind. Das soll nicht bedeuten, dass ich etwas gegen das Material habe. Allerdings dichte ich dem Papier einiges an, was wieder rum nachteilig für mich ist. Es nimmt Platz weg, ich kann es verstecken und am Ende finde ich es nicht wieder. Neben meinem unternehmerischen Ansatz das papierlose Büro zu erschaffen ist also auch eine gute Portion Selbsttherapie dabei. Insofern war es für mich von Anfang an sehr wichtig eine Ordnerstruktur zu entwickeln, die ich automatisieren kann.

Was gut werden soll, braucht als papierloses Büro eine Ordnerstruktur

Gesagt, getan und umgesetzt? Weit gefehlt. Viele begehen bei der Einrichtung ihres papierlosen Büros genau den gleichen Fehler. Sie speichern die Unterlagen, Rechnungen und Scans nämlich einfach wild in einen oder mehrere Ordner und verbringen am Ende genauso viel Zeit mit der Suche wie nach dem physischen Blatt Papier. Damit ist nichts gewonnen.

Insofern und ich kann es nicht oft genug erwähnen ist es sehr wichtig sich vorher eine todsichere Struktur zu machen. Die Ordnerstruktur muss dabei so gewählt sein, dass du in kürzester Zeit genau den Beleg findest, den du brauchst. Zudem, und das ist fast noch wichtig, ist neben der Ordnerstruktur vor allem die Beschriftung der Dokumente sehr wichtig. Denn über die Dateinamen kannst du später nach einem Dokument suchen. Suchst du nach der Telefonrechnung, wirst Du vermutlich den ursprünglichen Rechnungsnamen „AR87349-3251354.pdf“ nicht finden. Benennst du die Datei allerdings um in „Jahr-Monat-Tag-Telefonanbieter-Rechnung.pdf“ ist das zwar sehr lang, aber es hilft bei der Matchsuche.

Ein Unternehmen hat immer mehrere Bereiche

Vielleicht kennst du mein Modell der Ordnerstruktur, welche ich dir in meinem Online-Kurs detailreich erkläre. Dabei gehe ich immer davon aus, dass jedes Unternehmen bestimmte Bereiche immer hat. Einkauf, Verkauf, Personal, Marketing – je nachdem wie groß dein Unternehmen ist, wirst du hier ohne weiteres Verwendung für finden. Warum nennst du also nicht einfach die oberste Ordnerstruktur danach? Ivan Blatter hat in einem Beitrag einmal seine Ordnerstruktur erläutert. Vielleicht lässt du dich auch einmal von seinem System inspirieren, wobei es sich von meinem nur geringfügig unterscheidet.

In der nächsten Ebene könntest du Unterbereiche gehen, wie im Einkauf beispielsweise auf den Einkauf Food-Ware, Büromaterial und Arbeitskleidung. In diesen Ordnern wiederrum bietet es sich an auf Lieferanten-Ebene weitere Ordner anzulegen. Oder du legst die Ordner nach Monaten an und sortierst die Rechnungen dort entsprechend zu. Was ist sinnvoller? Das entscheiden du und dein Unternehmenszweck.

Woher die Unterlagen und Dokumente jeweils kommen, spielen gleichermaßen eine Rolle. Speziell mit Online-Tools wie Trello, Meistertask oder Evernote gibt es viele Möglichkeiten diesen Prozessschritt zu automatisieren. Und darauf sollte dein Augenmerk liegen. Vernachlässige nicht, was fünf Minuten pro Tag sind, in denen du dich mit einer ineffizienten Aufgabe beschäftigst. Leg den Fokus darauf, dass dir die Automatisierung 220 Arbeitstage mal fünf Minuten 18,3 Stunden pro Jahr bringt, in denen du zielorientiert arbeiten kannst.

Papierloses Büro und Ordnerstruktur: Auch als Kleinunternehmer?

Hell, yeah! Gerade dann. Denn einfacher wirst du in deinem Unternehmer-Leben nicht mehr haben. Speziell in diesen Zeiten, in denen du noch wenig Dokumentenverkehr hast, lohnt es sich gerade eine gute Struktur aufzusetzen. Diese kann nämlich sehr lange halten, wenn du vernünftig vorgesorgt hast.

Auch wenn du in dem Unternehmens-Zeitalter noch nicht über eigene Angestellte oder einen Verkaufsmaschinerie verfügst, macht es natürlich Sinn diese Bereiche dem Unternehmenszweck geschuldet vorzusehen. Schließlich strebt der echte Unternehmer nach Umsatz und Gewinn. Folglich sollte er auch seine Grundstruktur daran ausrichten.

Und was ist das Schlimmste was passiert? Wenn ein Ordner lange ungenutzt leer bleibt.

Bitte, bitte, kümmere dich um deine Ordnerstruktur. Lege sie von Anfang an fest und fange nicht ohne sie an. Denn beginnst du einmal ohne und verschiebst die Erstellung dann ständig, wirst du dein papierloses Büro nicht vernünftig organisiert bekommen. Und dann landest du logischer Weise im Chaos und wirst vermutlich ein Vielfaches der Zeit brauchen, die es dich gekostet hätte dir eine Struktur zu überlegen.

2 Kommentare

  • So klingt es alles gut, für das papierlose Büro. Aber die Orthographie ist eine Katastrophe. Da würde ich mir schon überlegen, ob ich die Hilfe in Anspruch nehme.

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