Wie kann ich etwas scannen und als pdf speichern?

Wie kann ich etwas scannen und als pdf speichern?

Das war die Frage, die ich mir gestellt habe, als ich das papierlose Büro als mein Projekt anfangen wollte. Es gab ja noch jede Menge Unterlagen, die ich in irgendeiner Art und Weise digitalisieren wollte. Natürlich kennt jeder von uns irgendeinen Weg dahin, aber mein Ausgangspunkt war ein Blatt Papier und mein Ziele eine PDF. Und zwischen diesen beiden Punkten wollte ich so wenig Aufwand wie möglich haben.

Es gibt mehrere Wege zum PDF

Da mehrere Wege nach Rom führen, hat mich bei meiner Recherche auch nicht wirklich der Umstand überrascht, dass es auch mehrere Möglichkeiten der PDF-Erstellung gibt. Diese kannst du für dich selbst probieren und am Ende entscheiden, welche am besten zu dir passt. Ich wende sie sogar noch alle drei an. Ihr Einsatz hängt für mich immer mit dem Weg zusammen, wie das Papier mich erreicht.

Option 1: Scanne direkt als PDF

Es gibt im Handel Scanner, deren Treiber es zulassen, dass du als Ausgabeformat der digitalisierten Unterlage kein Bild als jpg, jpeg oder png bekommst, sondern direkt eine PDF-Datei. Dazu ist unter Windows der Acrobat TWAIN/Scannertreiber und der WIA/Treiber notwendig. Auf Apple Produkten, die unter MacOS laufen heißen die Treiber Acrobat TWAIN und ICA.

Wenn du nun ein Dokument in deinen Scanner einlegst und es scannen möchtest, musst du vorher in den Einstellungen etwas ändern. Dazu musst du dem jeweiligen Scanner-Dialog unter Standard-Einstellungen die Ausgabe als Bild durch das Zielformat PDF ersetzen. Hier siehst du, wie das Menü aussehen kann (https://helpx.adobe.com/de/acrobat/using/scan-documents-pdf.html) . Für das MacOS Betriebssystem funktioniert der ganze Vorgang übrigens gleichlautend.
Aufgrund der Vielzahl an Anbietern, Scannern und verschiedenen Software-Ständen kann das Bild auch anders aussehen. Sinngemäß musst du die Änderung jedoch überall in den Scan-Einstellungen vornehmen.

Im Anschluss legst du das Dokument ein, scannst es und bekommst dann entsprechend die Ausgabe als PDF. Diese kannst du nun mit einem sprechenden Dateinamen und Datum versehen und in dein persönliches Archiv verlegen.

Option 2: Digitalisiere die Dokumente mit einer Scan-App

Nicht jeder besitzt einen Scanner und wer wirklich das Papier aus dem Büro verbannen möchte, sollte sich eigens dafür auch keinen Scanner mehr kaufen. Es gibt ja danach keine Verwendung mehr für ihn. Eine Alternative zum Scanner ist dein Smartphone. Ja, richtig gelesen: dein Smartphone.

Beispielsweise kannst du mit der App Scanbot die Dokumente digitalisieren und direkt als PDF speichern. Dazu ist notwendig, dass du mit deinem Smartphone eine Anbindung an das Cloud-Archiv hast. Bei Google Drive, Dropbox ist das kein Problem; alle anderen müsstest du bitte vorher überprüfen. Der uncharmante Weg ist das Speichern auf dem Smartphone und der Versand per Mail an Evernote oder ein Mailfach. Die App Scanbot hat André dir vertont auch in der Podcast-Folge 37 vorgestellt.

Such dir einen möglichst neutralen Untergrund, positioniere das Dokument dort und scanne es mit der App. Die Anweisung der App solltest du unbedingt beachten, dass der Scan auch wirklich gut wird. Beachte hier vor allem den Abstand und den Winkel. Eine ruhige Hand hilft auch ungemein. Alternativ dazu kannst du dir ein Gestell konstruieren, auf dem du das Smartphone ablegst und es ohne Verwackler über die Linse scannen kann.

Option 3: Drucke das Dokument direkt als PDF

Nachdem wir nun alle diejenigen Dokumente weg arbeiten konnten, die bei uns im Office lagen oder per Post ankommen, geht es um die von uns erstellten Dokumente. Es gibt Plattformen wie Debitoor, Getmyinvoice auf denen du deinen Angebote und vor allem Rechnungen erstellen kannst. Dort ist natürlich ein Export der Dokumente per PDF vorgesehen.

Hast du mit deinem Business erst gerade angefangen, schreibst nicht so viele Rechnungen oder willst es einfach nicht auslagern, sitzt du am Ende des Monats immer vor Excel. Dort hast du vielleicht eine Vorlage und erstellst dann entsprechend die Rechnungen für deine Kunden. Am Ende speicherst du eine Excel-File, hast aber kein digitales Dokument, was den gesetzlichen Anforderungen gerecht wird.

Du kannst einen PDF-Drucker einrichten. Dazu ist es notwendig, dass du eine Erweiterung installierst. PDF24 Creator ist zum Beispiel eine davon, aber es gibt sehr viele davon. Mit einer durchschnittlichen Bewertung von 4,5 und sowie der Note gut fällt er beim Suchen danach direkt ins Auge. Das war der Grund weshalb ich mich damals für dieses Tool entschieden habe und seit zufrieden damit arbeite.

Aber zurück: eine Excel-File öffnest du und gehst über die Schaltfläche „Drucken“. Wenn du weitere Drucker angeschlossen hast, sind diese dort aufgeführt. Zusätzlich ist nach der Installation deines PDF-Druckers dieser nun auch dort zu finden. Klicke diesen an, drück dann auf „Drucken“ und wenige Sekunden später hast du dein Dokument im PDF-Format. Nun kannst du es umbenennen und in deinem Archiv ablegen.

Fazit: Wie kann ich etwas scannen und als PDF speichern

Wie du siehst ist es heute kein großes Problem mehr ein Dokument zu scannen und danach als PDF abzulegen. Du benötigst lediglich einen Treiber für deinen Scanner – oder ein Smartphone wenn du keinen Scanner hast. Damit fällt es dann sehr einfach die Dokumente zu digitalisieren. Gleichzeitig solltest du aber auch schauen, dass du Dokumente schon vorweg als PDF erstellst und gar nicht mehr ausdrucken und scannen musst. Wir wollen ja schließlich das papierlose Büro leben 

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